Je nomme toujours des gammes dans Excel, et tu devrais aussi

Par défaut, les cellules de Microsoft Excel sont nommées par leurs références de rangée de colonne, comme A1 ou B2. Cependant, vous pouvez attribuer un nom plus spécifique à une cellule ou une gamme de cellules pour améliorer la navigation, rendre les formules plus claires et gagner du temps à long terme.

Pourquoi tu devrais toujours nommer des plages dans Excel

Vous connaissez peut-être les signets dans Microsoft Word, qui sont des points de voie invisibles dans les emplacements spécifiés d'un document que vous pouvez sauter chaque fois que vous en avez besoin. L'alternative de Microsoft Excel à cet outil d'économie de temps est quelque peu appelée « noms », accessible via la zone de nom dans le coin supérieur gauche de votre classeur.

Disons que vous avez une énorme feuille de calcul contenant beaucoup de lignes et de colonnes de données, et vous voulez sauter dans une certaine cellule sans faire défiler pour ce qui semble éternel. La façon la plus rapide de le faire est de taper une référence de cellule dans la zone de nom et d'appuyer sur Entrée.

De même, si vous avez d'autres onglets actifs dans votre classeur, vous pouvez sauter dans n'importe quelle cellule dans l'une des feuilles de travail en tapant le nom de l'onglet, suivie d'une marque d'exclamation, puis de la référence des cellules. Par exemple, taper:

Sheet2!H11

Et appuyer sur Entrée vous emmène à la cellule H11 dans la feuille 2.

Bien que tout soit bien, il est peu utile si vous ne vous souvenez pas quelles cellules contiennent les informations que vous souhaitez sauter. C'est pourquoi vous devriez changer les noms des cellules ou des gammes que vous visiterez souvent dans des formules.

Dans cet exemple, j'ai nommé une gamme de cellules « Monthly_Totals » que je passe en revue tout le temps. Parce que j'ai nommé la gamme, je peux y sauter en cliquant sur la flèche vers le bas dans la zone de nom, quelle que soit la feuille de calcul dans laquelle je travaille actuellement.

De plus, je peux utiliser cette gamme nommée dans une formule. Par exemple, taper:

=SUM(Monthly_Totals)

Ajoute toutes les valeurs de cette plage et fournit un total global.

Sélectionnez et renommez une colonne ou une ligne entière pour garantir que les formules faisant référence à la plage nommée ramassent toutes les données ajoutées.

En raison de l'utilisation d'une plage nommée plutôt que des références de cellules directes, je peux garantir que je n'ai pas sélectionné accidentellement les mauvaises cellules. De plus, parce que la plage référencée a un nom descriptif, quand je regarde la formule, il est facile de me rappeler comment le calcul est effectué. Un troisième avantage de l'utilisation de gammes nommées dans les formules est qu'ils sont plus faciles à dépanner si la figure ne semble pas tout à fait juste.

Un autre bon exemple de l'utilité des plages nommées dans les formules est lorsqu'elles font partie d'un test logique dans la fonction IF. Dans cet exemple, en cliquant sur la cellule et en regardant dans la barre de formule, vous pouvez immédiatement voir que le critère pour savoir si le seuil est satisfait implique le revenu total. D'un autre côté, l'utilisation de références cellulaires ici rendrait cela moins clair:

=IF(Total_Income>10000,"Threshold met","Threshold not met")

Enfin, les plages nommées sont utiles pour créer des listes déroulantes dynamiques via l'outil de validation des données d'Excel. Dans cet exemple, j'ai renommé l'ensemble de la colonne a « Employee_Names ». Maintenant, lorsque je clique sur « Validation des données » dans l'onglet Données du ruban pour ajouter une liste déroulante des noms à la cellule E1, je peux spécifier la source de ma liste comme cette colonne nommée.

Cela signifie que tous les noms que j'ajoute à la colonne A seront inclus dans la liste déroulante.

Comment nommer une gamme dans Excel

Nommer une cellule ou une gamme de cellules dans Excel est simple. Sélectionnez simplement la cellule ou la plage que vous souhaitez nommer et remplacer la référence de la cellule par le nom souhaité dans la zone de nom. Ensuite, appuyez sur Entrée.

Lorsque vous utilisez cette méthode pour nommer manuellement les gammes, il y a des règles que vous devez suivre pour Excel pour accepter vos modifications:

• Le premier caractère doit être une lettre, souligner (_) ou parcours arrière ().

• Le reste du nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux. En d'autres termes, vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres, des règles et des soulignements uniquement.

• Si le nom que vous attribuez contient plus d'un mot, utilisez des soulignements ou des périodes (.) Comme séparateurs de mots. Vous ne pouvez pas utiliser d'espaces.

• Une plage nommée ne peut pas être la même qu'une référence cellulaire, comme A1 ou B 2 $.

• Vous ne pouvez pas appeler une gamme « r, » « r,, » c, ou « c », car ces références sont réservées à d'autres utilisations d'arrière-plan dans Excel.

• Chaque nom de plage doit être différent des autres noms du classeur, et Excel ne fait pas de distinction entre les lettres supérieures et minuscules.

• Les noms peuvent comporter jusqu'à 255 caractères, bien que cela ne devrait pas être un problème, car les noms que vous attribuez doivent être clairs et concis.

Vous pouvez également forcer Excel à nommer une plage en fonction des données que vous avez déjà dans votre feuille de calcul. Sélectionnez la plage que vous souhaitez nommer, et dans l'onglet Formules du ruban, cliquez sur « Créer à partir de la sélection ». Ensuite, cochez l'option pertinente dans la boîte de dialogue qui apparaît. Dans cet exemple, la vérification de la « ligne supérieure » entraînera la gamme des « employés », car l'en-tête de colonne est inclus dans la sélection.

Comment changer une gamme nommée dans Excel

Que vous souhaitiez changer le nom d'une gamme ou les cellules incluses dans une plage nommée, le processus est rapide et facile.

Dans l'onglet Formules du ruban, cliquez sur « Nom Manager ».

Ensuite, double-cliquez sur la plage nommée que vous souhaitez modifier, ou cliquez un seul clic et sélectionnez « Modifier ».

Ensuite, dans la boîte de dialogue Modifier le nom, vous pouvez modifier le nom de la plage dans le champ Nom, ou ajuster la plage référencée dans le champ référence.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » et fermez la boîte de dialogue Nom Manager.

Si vous avez inclus le nom ou la plage précédente dans une formule, une condition de validation des données ou une autre référence dans votre classeur, ne vous inquiétez pas – celles-ci se mettent à jour automatiquement en fonction des modifications que vous venez d'apporter.

Des choses que vous devriez savoir sur la nommage des gammes dans Excel

Avant d'aller de l'avant et de nommer quelques gammes dans votre classeur, voici quelques points à noter:

• Utilisez des noms descriptifs mais courts. Par exemple, « total_expenditure_for_the_year_2020 » ne servira qu'à rendre les formules de manière insupportable et à provoquer une confusion. De même, « Totexp20 » pourrait ne pas fournir suffisamment d'informations à quelqu'un qui n'a jamais vu la feuille auparavant. Au lieu de cela, un nom comme « dépense_2020 » serait plus approprié.

• Toutes les plages ne doivent pas être nommées. Parfois, les gammes sans nom (références de cellules directes) peuvent être plus utiles si vous partagez la feuille avec d'autres, car ils peuvent voir l'emplacement exact de référence. En d'autres termes, vous ne devez nommer que des plages lorsque cela ajoutera de la valeur à la feuille de calcul.

• Vous pouvez envisager de préfixer toutes les gammes nommées avec « RNG_ » pour les distinguer des autres éléments nommés, comme des tables ou des graphiques. Prendre cette étape rend également les gammes plus faciles à identifier dans les formules – quand vous tapez RNGtoutes les gammes nommées apparaîtront dans une liste d'info-bulleurs, et vous pouvez simplement sélectionner la plage pertinente.

• Une autre façon de nommer les plages dans Excel est de formater les données en tant que table Excel et de renommer la table à la place.

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Noming Ranges n'est qu'une des nombreuses façons d'accélérer votre flux de travail dans Excel. Par exemple, vous pouvez également geler les volets pour éviter la surclassement, utiliser l'outil de prévision des données pour générer des projections et ajuster la barre d'outils d'accès rapide pour personnaliser votre expérience Excel.