Gestion des autorisations dans SharePoint Online

Flexible et facilement administrable aussi bien par les utilisateurs finaux que par les administrateurs système, SharePoint est un ajout puissant à toute organisation. Avec la possibilité de partager rapidement des documents et des informations, il est nécessaire de gérer facilement les autorisations. SharePoint dispose d’un système de gestion des autorisations robuste qui peut faciliter la sécurisation de sections ou de sites entiers.

Accéder aux autorisations du site SharePoint

Une fois que vous avez accédé à un site SharePoint, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite pour accéder au lien Autorisations du site.

Pour les sites SharePoint modernes, qui sont supposés être utilisés pour cet article, vous trouverez une vue simplifiée des autorisations. Cette vue vous permet d’inviter rapidement et facilement des membres ou groupes supplémentaires sur un site et d’attribuer le niveau d’autorisation préconfiguré nécessaire.

En plus d’ajouter un nouveau groupe ou utilisateur, vous pouvez également choisir de modifier rapidement la façon dont les membres peuvent partager. Une fois que vous avez ouvert le volet des paramètres de partage de site, vous verrez un certain nombre d’options. La plupart d’entre eux sont explicites à partir de l’écran lui-même, mais ils offrent un accès rapide à des options utiles. Souvent, les administrateurs système ou les administrateurs de site désactiveront l’autorisation des demandes d’accès. En effet, de nombreuses demandes d’accès sont des autorisations explicites ajoutées, souvent provenant de systèmes de tickets extérieurs.

Navigation dans les autorisations de site avancées

Enfin, si vous cliquez sur le lien Paramètres d’autorisation avancés, vous serez dirigé vers la page d’autorisations de site traditionnelle qui utilise l’interface SharePoint plus ancienne et plus traditionnelle. Cet écran vous permet d’effectuer quelques tâches différentes.

• Définir des niveaux d’autorisation personnalisés
• Modifier les paramètres de demande d’accès
• Modifier les administrateurs de collection de sites
• Vérifier les autorisations pour un groupe ou un utilisateur spécifique
• Créer, modifier et supprimer des groupes
• Accorder des autorisations à un utilisateur ou à un groupe spécifique et à un niveau d’autorisation donné

En regardant les administrateurs de la collection de sites, nous pouvons voir que le groupe de propriétaires créé par défaut existe actuellement en tant que seul ensemble d’administrateurs. Un administrateur de collection de sites a un contrôle total sur ce site donné et les substitutions et autorisations spécifiques définies sur une bibliothèque de documents, une liste ou une autre ressource.

Il existe un certain nombre de niveaux d’autorisation par défaut, comme indiqué ci-dessous. Celles-ci sont généralement suffisantes pour de nombreux sites, mais il existe un large éventail d’autorisations qui, lorsqu’elles sont définies correctement, peuvent déverrouiller un certain nombre de scénarios différents et utiles.

• Controle total – Toutes les autorisations disponibles.
• Conception – Peut afficher, ajouter, mettre à jour, supprimer, approuver et personnaliser le site.
• Éditer – Peut ajouter, modifier et supprimer des listes. Peut afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des éléments de liste et des documents.
• Contribuer – Peut afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des éléments de liste et des documents.
• Lis – Peut afficher des pages et des éléments de liste, et télécharger des documents.

Bien sûr, nous souhaitons peut-être créer un niveau d’autorisation personnalisé. Il s’agit d’un niveau d’autorisation qui est uniquement adapté à un cas d’utilisation spécifique. Il existe un grand nombre d’autorisations disponibles pour cela que vous pouvez lire ici. Une fois ce niveau d’autorisation créé, vous pourrez attribuer ce niveau d’autorisation à un groupe ou à un utilisateur donné.

Octroi d’autorisations et modification de groupes

De retour sur la page Autorisations avancées du site, si vous cliquez sur le bouton Accorder des autorisations, vous aurez la possibilité d’accorder des autorisations à un utilisateur ou à un groupe avec un niveau d’autorisation donné.

Une capacité utile est que les groupes de sécurité à extension messagerie apparaissent dans la liste. Cela s’applique également aux groupes imbriqués, à condition que chaque groupe soit à extension messagerie jusqu’à l’utilisateur.

Une fois que vous avez ajouté une personne à un groupe donné, vous pouvez modifier ces paramètres en accédant au groupe lui-même et en cliquant sur le menu déroulant Paramètres.

Il existe quelques options utiles disponibles dans les paramètres du groupe que vous souhaiterez peut-être modifier ultérieurement. Ces paramètres sont des options telles que le propriétaire du groupe, les options d’affichage des membres (c’est-à-dire la liste publique) et si les demandes de participation au groupe sont autorisées.

Créer un groupe

En outre, la possibilité de créer un groupe dans SharePoint existe afin que vous puissiez rapidement provisionner les groupes nécessaires pour diviser l’accès. Il vous suffit de fournir un nom, une description, le propriétaire, les paramètres d’adhésion et les paramètres de demande pour démarrer. Enfin, indiquez le niveau d’accès que vous souhaitez attribuer au groupe, cela inclura également tous les niveaux personnalisés que vous avez créés.

Conclusion

SharePoint propose un ensemble de solutions flexibles et utiles pour partager des données de manière formatée et puissante. Bien que les autorisations semblent d’une simplicité trompeuse, la gestion de ces autorisations dans de grands environnements présente une certaine complexité. Les compétences et les outils présentés ici fourniront une base solide dans tout ce dont vous avez besoin pour réussir à aller de l’avant et à créer un environnement SharePoint robuste et gérable!