Gérez vos pièces jointes Outlook comme un pro avec ces 8 conseils
Presque tous les e-mails que nous envoyons ou recevons incluent une pièce jointe. Cependant, ces pièces jointes peuvent facilement être égarées sans une gestion appropriée et devenir difficiles à suivre. Pour garder votre boîte de réception Outlook organisée, vous devez gérer les pièces jointes avec sagesse. Voici quelques pratiques que je respecte scrupuleusement pour y parvenir.
Sommaire
1 Courriels directs avec pièces jointes dans un dossier désigné
J'organise toujours les e-mails avec pièces jointes dans un dossier séparé pour éviter qu'ils ne se mélangent avec d'autres e-mails. Cela permet de les localiser facilement sans avoir à passer au crible des e-mails sans rapport. Pour simplifier ce processus, j'ai mis en place un filtre qui déplace automatiquement tout nouvel e-mail avec une pièce jointe dans un dossier désigné, éliminant ainsi le besoin de tri manuel.
Vous pouvez faire la même chose pour plus d'efficacité. Vous pouvez également étiqueter manuellement les e-mails avec des pièces jointes au fur et à mesure que vous les lisez. Cela vous permet de les retrouver rapidement dans une liste classée par catégories plus tard.
2 Utilisez les liens de stockage en nuage autant que possible
Une pratique que j'applique systématiquement pour gérer les pièces jointes de mes e-mails consiste à les télécharger sur OneDrive et à partager des liens au lieu de joindre directement les fichiers. Cela permet de garder ma boîte de réception et celle du destinataire bien organisées, de trouver rapidement les fichiers et de garantir que toutes les modifications que j'apporte aux fichiers sont instantanément répercutées du côté du destinataire.
De plus, je peux contrôler et ajuster les autorisations d'accès selon mes besoins, conserver mes données cryptées dans le cloud et éviter de manquer d'espace de stockage. Étant donné qu'Outlook limite la taille des pièces jointes, le stockage dans le cloud élimine ce problème. Je recommande vivement d'utiliser des liens de stockage dans le cloud au lieu d'envoyer des pièces jointes volumineuses.
3 Compresser les fichiers volumineux avant de les envoyer
Si vous préférez ne pas utiliser de liens de stockage dans le cloud, vous devez au moins compresser les pièces jointes volumineuses avant de les envoyer. Cela présente plusieurs avantages : la taille réduite du fichier permet un téléchargement plus rapide, occupe moins d'espace dans votre boîte de réception et dans celle du destinataire et permet de maintenir le fichier dans la limite de taille spécifiée.
La compression vous permet également de regrouper plusieurs pièces jointes dans un seul dossier et d'ajouter un mot de passe pour plus de sécurité si nécessaire. La plupart des systèmes d'exploitation vous permettent de compresser les fichiers de manière native. J'utilise personnellement des applications comme 7-Zip, RAR, WinZip et d'autres outils de compression. Vous pouvez également utiliser des outils en ligne, mais assurez-vous qu'ils sont sûrs lorsque vous manipulez des fichiers confidentiels.
4 Sauvegardez toujours les pièces jointes importantes
Il peut être risqué de stocker uniquement les pièces jointes dans votre boîte de réception, en particulier pour les fichiers confidentiels que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre. C'est pourquoi je crée toujours des sauvegardes (plusieurs sauvegardes, en fait) des pièces jointes importantes des e-mails pour me protéger contre les suppressions accidentelles, la corruption des données, les attaques de ransomware et d'autres risques.
Cela garantit la sécurité de mes données cruciales, quoi qu'il arrive à ma boîte de réception ou à mon compte Outlook. Je sauvegarde les pièces jointes localement sur mon ordinateur, sur un disque externe et sur OneDrive. Chaque fois que je reçois un e-mail contenant une pièce jointe confidentielle, je le télécharge et le sauvegarde immédiatement, ce qui protège mes données.
5 Ne téléchargez pas toutes les pièces jointes que vous recevez
J'avais l'habitude de télécharger toutes les pièces jointes que je recevais, ce qui occupait beaucoup d'espace de stockage local. De plus, il m'a fallu un certain temps pour comprendre que le fait de laisser des fichiers importants stockés localement posait un risque de confidentialité que j'avais jusqu'alors négligé. De plus, j'étais constamment préoccupé par la sécurité des pièces jointes. Une fois que j'ai réalisé cela, j'ai changé d'approche.
Désormais, je télécharge uniquement les fichiers essentiels que je souhaite sauvegarder localement et je prévisualise le reste directement dans Outlook. Si vous avez également l'habitude de télécharger toutes les pièces jointes de vos e-mails, pensez à être plus sélectif. Cela vous aidera à sécuriser vos fichiers et à nettoyer votre stockage local. De plus, analysez toujours les fichiers avec des outils comme VirusTotal avant de les télécharger.
6 Utilisez une structure de nommage propre
J'avais l'habitude de joindre à mes e-mails des fichiers portant des noms ambigus tels que « IMG_31 » ou « Document07 ». J'ai fini par me rendre compte que cette approche n'était pas la meilleure pour moi et pour le destinataire, car les noms de fichiers génériques rendent la localisation des fichiers difficile. De plus, l'utilisation de noms vagues nuit au professionnalisme et à la crédibilité.
Une fois que j'ai compris cela, j'ai commencé à suivre une convention de dénomination standardisée, en utilisant des noms de fichiers descriptifs qui incluent des détails tels que le type de fichier, le nom du projet, la date, le nom du client ou d'autres informations pertinentes pour faciliter la localisation des fichiers. Désormais, je n'ai plus besoin de parcourir d'innombrables e-mails pour en trouver un avec une pièce jointe pertinente.
Les clients ont apprécié la clarté de mes conventions de dénomination. Si vous ne l'avez pas fait, vous passez à côté de quelque chose.
7 Protégez les documents sensibles avec un mot de passe avant de les envoyer
Pour réduire le risque de piratage ou de violation de données, je protège toujours mes pièces jointes confidentielles par un mot de passe afin de garantir la sécurité de mes données et de préserver ma confidentialité. Cette pratique me permet d'avoir l'esprit tranquille, sachant que même si mon compte Outlook est compromis, l'accès non autorisé à mes données sera bloqué sans le mot de passe.
J'utilise différents canaux, comme Slack pour mes collègues, pour partager mes mots de passe en toute sécurité. Cette méthode me permet de gérer qui peut accéder à mes fichiers et de minimiser le risque de violation de la vie privée, même si j'envoie accidentellement des documents à la mauvaise personne. La plupart des applications vous permettent de protéger les fichiers par mot de passe lors de leur création, il n'est donc pas nécessaire d'utiliser des outils tiers.
8 N'accumulez pas toutes les pièces jointes que vous recevez
Les pièces jointes des e-mails occupent désormais de l'espace sur votre espace de stockage OneDrive. Si vous disposez d'un espace de stockage limité ou si vous utilisez un forfait gratuit, évitez de les laisser s'accumuler, surtout si elles ne sont plus nécessaires. Je supprime les pièces jointes non pertinentes, celles que je n'ai besoin de consulter qu'une seule fois ou les fichiers que j'ai déjà sauvegardés et dont je n'aurai pas besoin prochainement.
Comme je conserve mes e-mails avec pièces jointes dans un dossier séparé, je peux rapidement localiser et supprimer ceux qui contiennent des pièces jointes volumineuses. Depuis que j'ai adopté cette pratique, mon espace de stockage OneDrive n'a jamais atteint sa capacité maximale et je peux retrouver des fichiers importants simplement en effectuant une recherche rapide. Si vous préférez ne pas supprimer de fichiers, archivez-les pour garder votre boîte de réception organisée.
9 Utilisez les filtres de recherche pour trouver facilement des e-mails avec des pièces jointes
Outlook propose une fonctionnalité de recherche avancée qui vous permet de filtrer les e-mails avec pièces jointes. Grâce à cette fonctionnalité, votre client de messagerie affichera tous les e-mails avec pièces jointes, ce qui facilitera leur consultation. Vous pouvez également affiner votre recherche en combinant ce filtre avec d'autres critères de recherche, tels que l'adresse de l'expéditeur, les lignes d'objet, les mots clés et la taille.
Pour utiliser cette fonctionnalité dans Outlook, accédez à la barre de recherche et saisissez un mot clé ou une phrase, l'adresse e-mail du destinataire ou toute autre information pertinente. Un onglet de recherche apparaît alors. Cliquez sur « Avec pièces jointes » dans cet onglet et Outlook filtrera les e-mails contenant des pièces jointes et correspondant aux autres critères que vous avez spécifiés.
Voici quelques-unes des stratégies que j'utilise régulièrement pour gérer efficacement les pièces jointes dans Microsoft Outlook. Si votre boîte de réception reste toujours en désordre et vous frustre, la mise en œuvre de ces conseils peut vous aider. Non seulement ils garderont votre boîte de réception plus propre, mais ils vous permettront également de localiser plus facilement et plus rapidement les fichiers dont vous avez besoin.
