Flash Fill In Excel est bon, mais cet outil est tellement meilleur

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Résumé

• La formule de Microsoft Excel par l'exemple aide à automatiser les tâches répétitives dans des tables structurées dans Excel pour le Web.

• L'outil est similaire à Flash Fill, bien qu'il génère des formules dynamiques qui mettent à jour avec des modifications apportées à vos données.

• La formule par l'exemple rend la division et la combinaison de texte, la création de séquences de nombres, l'extraction d'informations à partir des dates et la génération de formules arithmétiques simples.

Êtes-vous fatigué d'entrer manuellement des données répétitives dans votre feuille de calcul? Ou êtes-vous frustré que le remplissage Flash ne fonctionne pas toujours comme prévu? Eh bien, arrêtez-vous là, car l'outil peu connu de Microsoft Excel, Formula, par exemple, peut faire le travail dur pour vous.

Au moment de la rédaction (juin 2025), la formule par exemple est uniquement disponible pour ceux qui utilisent une version en anglais d'Excel pour le Web avec un compte Microsoft gratuit ou un abonnement payant. C'est pas Disponible dans l'application Microsoft Excel Desktop.

Flash Fill, introduit à Microsoft Excel en 2013, a changé la donne qui a permis de gagner du temps. Il reconnaît les modèles de vos données et utilise ces modèles pour suggérer des moyens de remplir automatiquement le reste d'une colonne.

Cependant, malgré ses avantages, cet outil a une limitation grave – si les données des données source ne peuvent pas revenir en arrière et réappliquer le modèle aux nouvelles informations. En d'autres termes, les valeurs créées par Flash Fill sont statiques, ce qui est inutile si vous essayez de créer une feuille de calcul dynamique.

Un autre inconvénient du remplissage flash est que tout le travail se fait dans les coulisses. Oui, il peut reconnaître les modèles et compléter les données pour vous, mais vous n'avez aucun moyen de savoir comment il a fait cela. Si, comme moi, vous souhaitez comprendre le fonctionnement intérieur de votre feuille de calcul, c'est une lacune frustrante.

Heureusement, Microsoft a reconnu ces problèmes et a trouvé une excellente solution – Formula par l'exemple.

Formule par exemple: Préparer vos données

Pour utiliser la formule par exemple, par exemple, allez sur Excel pour le Web et connectez-vous à votre compte Microsoft.

Ensuite, ouvrez une feuille de calcul existante ou cliquez sur « Clain de travail vierge » pour commencer par une toile vierge.

La chose importante à noter sur la formule par l'exemple est qu'il ne fonctionne que dans des tables Excel formatées, pas des gammes régulières. Alors, sélectionnez vos données et dans l'onglet Insérer du ruban, cliquez sur « Table ».

Si votre table a des en-têtes, cochez la case dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur « OK ».

Si vous préférez utiliser les raccourcis clavier, sélectionnez l'une des cellules de votre plage contigu et appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner toutes les cellules. Ensuite, appuyez sur Ctrl + L pour lancer la boîte de dialogue Créer des tableaux, et enfin, appuyez sur Entrée pour créer votre table.

Maintenant que vous avez converti vos données en une table Excel dans Excel pour le Web, vous êtes prêt à utiliser la formule par exemple.

Exemple 1: Transformer le texte

Il existe de nombreuses façons de transformer le texte d'une colonne à la suivante, y compris l'utilisation de l'outil de texte en colonnes ou d'ouvrir l'éditeur de requête de puissance d'Excel. Cependant, la formule par l'exemple est probablement la plus intuitive.

Dans cet exemple, disons que vous souhaitez extraire les noms des gens dans la colonne B à partir de leurs adresses e-mail dans la colonne A. Vous voulez également que les noms soient capitalisés.

Commencez par taper les deux premiers exemples de la façon dont vous voulez que le texte soit transformé. Dès que Excel reconnaît un motif, une fenêtre flottante apparaît qui propose de remplir les cellules restantes dans cette colonne avec une formule. À ce stade, vous pouvez soit jeter votre œil dans la colonne pour voir si les valeurs restantes sont comme prévu, soit cliquez sur « Afficher la formule » pour voir la formule générée par Excel pour transformer les données.

Dans ce cas, la formule est:

=PROPER(TEXTBEFORE((@Email), ".", 1)) & " " & PROPER(MID(LEFT((@Email), FIND("@", (@Email)) - 1), FIND(".", (@Email)) + 1, LEN((@Email))))

Lorsque les parties appropriées de la formule traitent de la capitalisation, et que le texte avant, à mi-parcours, à gauche, à trouver et à l'observation de la formule traite du positionnement du texte à extraire.

Prenez un moment pour apprécier la complexité de cette formule et combien de temps cela aurait pu vous générer vous-même. Dans des situations comme celles-ci, la formule par l'exemple est un outil super pratique qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Si vous êtes satisfait de ce qui a été produit, cliquez sur « Appliquer » pour terminer la colonne.

Maintenant, parce qu'une formule a été utilisée pour créer cette transformation de texte, vous pouvez l'utiliser sur d'autres ensembles de données – copier et coller la formule à la cellule pertinente, et mettre à jour les parties de la formule qui font référence à une colonne spécifique dans le tableau d'origine (dans ce cas, (@E-mail)) avec une nouvelle référence structurée.

De plus, vous pouvez en savoir plus sur certaines fonctions que vous n'avez pas vues auparavant en examinant de près la formule. Plus important encore, cependant – et le plus grand avantage de l'utilisation de cet outil sur le remplissage du flash – est que si les valeurs des cellules précédentes changent, les formules dans les cellules dépendantes ramasseront ces modifications et mettront à jour le résultat automatiquement.

La formule Excel génère peut être spécifique à la structure des données d'origine. Par exemple, si une partie de la formule recherche des lettres majuscules dans la cellule référencée, mais qu'elle n'en a pas, vous pouvez voir une erreur. Pour éviter cela, assurez-vous que vos données sont systématiquement structurées et formatées.

Dans un exemple similaire, ici, Excel crée une formule qui extrait les trois premières lettres d'un code produit dans la deuxième colonne du tableau formaté:

=LEFT((@(Product Code)), 3)

Ensuite, j'ai utilisé le même principe dans la colonne C pour extraire les trois derniers nombres. Voici la formule qu'il a générée:

=VALUE(RIGHT((@(Product Code)), LEN((@(Product Code))) - 3))

Exemple 2: Numérotation des lignes

Un problème avec des tables Excel formatées est qu'ils ne sont pas compatibles avec les formules de tableau dynamique, ce qui signifie que vous ne pouvez pas utiliser des fonctions qui renversent le résultat en plusieurs cellules, comme le tri ou le filtre.

Dans cet exemple, disons que vous souhaitez ajouter des nombres dynamiques à la colonne A afin que vous puissiez compter le nombre de joueurs dans le jeu à un moment donné.

Une façon de le faire dans une zone non formatée d'une feuille de calcul consiste à nicher la fonction Count dans la fonction de séquence pour compter le nombre de cellules de la colonne A qui contiennent une valeur, puis l'utiliser pour générer une séquence qui augmente de une dans chaque ligne. Cependant, ce n'est pas possible dans une table Excel, car la fonction de séquence produit un réseau renversé.

Cependant, grâce à la formule par l'exemple, il y a une solution de contournement.

Commencez par taper les premiers numéros dans la colonne A, et lorsque Excel reconnaît le modèle, vérifiez la formule et cliquez sur « Appliquer ».

Cliquez sur « Appliquer en tant que valeur » insère les nombres en tant que valeurs, plutôt que de formules, comme si vous les tapiez manuellement. Essentiellement, Excel vous donne la possibilité d'utiliser Flash Fill au lieu de la formule par exemple, qui, dans la plupart des scénarios, n'est pas ce que vous voudrez faire.

Maintenant, vous savez que lorsque vous ajoutez ou supprimez les lignes vers ou du tableau, le nombre se mettra à jour automatiquement. De plus, vous avez appris que vous pouvez utiliser la fonction de ligne et référencer les en-têtes de colonne pour surmonter le problème d'incompatibilité du déversement de table que j'ai discuté plus tôt.

Exemple 3: Travailler avec des dates

La formule par l'exemple ne vous aide pas seulement à transformer le texte – cela fonctionne aussi bien avec les dates.

Dans cet exemple, après avoir tapé les premières années dans la colonne B, Excel a reconnu que je prenais ces informations de la colonne de date et produit une formule en conséquence:

=YEAR((@Date))

Dans la colonne C, le programme a vu que je convertissais le mois de la forme sortante au nom du mois complet, il a donc généré la formule suivante:

=TEXT((@Date), "mmmm")

Enfin, dans la colonne D, il a utilisé la fonction de jour pour compléter mon ensemble de données:

=DAY((@Date))

Comme pour l'exemple 1, si l'une des dates d'origine de la colonne A modification, les divisions correspondantes dans les colonnes B, C et D mettra à jour en conséquence. De même, si vous ajoutez plus de lignes au bas de la table, ils adopteront les mêmes formules.

Exemple 4: générer des calculs arithmétiques

La formule par exemple dans Excel pour le Web peut également déterminer comment un résultat peut être généré à l'aide d'une formule.

Dans cet exemple, lorsque je termine les premières multiplications manuellement, Excel repére le modèle et suggère une formule.

Ensuite, dans la colonne suivante, lorsque j'ai commencé à arrondir les valeurs résultant au 10 le plus proche, Excel a recommandé d'utiliser la fonction Roundup pour terminer cette opération.

Maintenant, disons que j'ai fait une erreur lors de la saisie du nombre de magasins dans la cellule E3 – au lieu de 6, il aurait dû être 16. Donc, permettez-moi de revenir en arrière et de modifier ce chiffre, et nous verrons si les valeurs dans les colonnes D et E mettent automatiquement à mettre à jour automatiquement.

En effet, ils le font, car Excel a utilisé une formule, plutôt qu'un remplissage de flash, pour calculer ces valeurs.

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La meilleure façon de s'habituer à la formule par l'exemple dans Excel pour le web est de l'essayer et de voir ce qu'elle peut faire. Par exemple, ainsi que la création de formules pour les scénarios des captures d'écran ci-dessus, cet outil peut supprimer les espaces inutiles de vos données, remplir une colonne en fonction des exemples dans les premières lignes et dupliquer les valeurs d'une colonne précédente tout en ajoutant des caractères supplémentaires.