Sähköinen allekirjoitus ja leima: mitä sinun tulee tietää ennen aloittamista
Verkkotoimisto » Digitaalisia uutisia » Sähköinen allekirjoitus ja leima: mitä sinun tulee tietää ennen aloittamista

Sähköinen allekirjoitus ja leima: mitä sinun tulee tietää ennen aloittamista

Tällä hetkellä kaupallinen ja ammatillinen vaihto tapahtuu yhä enemmän nykyaikaisten viestintävälineiden avulla. Fyysinen vaihto on yhä harvinaisempaa. Keskustelut ja neuvottelut käydään videoneuvotteluna. Ja kun on aika sinetöidä sopimus, asiakirjat kirjoitetaan ja jaetaan sähköisessä muodossa, minkä jälkeen ne allekirjoitetaan ja leimataan digitaalisesti. Näin ollen digitaalinen allekirjoitus ja leima, vaikka niitä testataan vasta tietyissä organisaatioissa, ovat jo osa tulevaisuuden autentikointikeinoja.

Uusi konteksti

COVID-19 ja synnytys ovat edistäneet uuden elämäntavan, vaihdon ja liiketoiminnan kehittymistä. Fyysiset kontaktit ovat yhä harvinaisempia ja etäviestinnästä on tulossa standardi. Niin paljon, että se, että suuri osa sen työntekijöistä tekee etätyötä, ei ole enää edes haitaksi yritykselle. Päinvastoin, yritykset uskaltavat rekrytoida ihmisiä, jotka asuvat tuhansia kilometriä. Digitaaliset sopimukset ovat yleistymässä ja allekirjoitukset tehdään odotetusti verkossa.

Perinteisen paperivälineen korvaamiseksi kaupalliset ja hallinnolliset asiakirjat ovat digitaalisia. Siksi käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta ja perinteisestä mustetyynystä jouduttiin myös korvaamaan ja luomaan sähköiset versiot (lisätietoja osoitteessa Tämä sivusto mustepullo). Allekirjoitus ja digitaalinen leima ovat konkreettisesti tiettyjen palveluntarjoajien tarjoamia työkaluja, joilla varmistetaan asiakirjojen, allekirjoitusten ja leimien aitous.Konkreettisesti yritys allekirjoittaa sopimuksen sähköisen yrityksen allekirjoituksesta ja leimasta. Joka kerta kun näiden työkalujen käyttö on tarpeen, käyttäjä laatii asiakirjan suoraan palveluntarjoajan sivuille ja pyytää eri allekirjoittajia ottamaan yhteyttä myös sinne. Asiakirjan digitaalinen versio, allekirjoitettu ja leimattu, lähetetään sitten kaikille kiinnostuneille osapuolille, ja siinä mainitaan palveluntarjoajan aitoustodistus sekä oikeudelliset määräykset riitatapauksissa.

Onko leimoilla ja digitaalisilla allekirjoituksilla laillista arvoa?

eIDAS-yleissopimus eli eurooppalaiset määräykset sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisen asioinnin luottamuspalveluista määrittelevät järjestelmän perusteet Euroopassa. Ja Ranskassa laki nro 2000-230 säätelee allekirjoituksen oikeudellista arvoa.

Tässä laissa määritellään tarkasti, mitkä kriteerit otetaan huomioon, jotta digitaalinen allekirjoitus ja leima katsotaan vaatimustenmukaiseksi. Erityisesti se vahvistaa näiden kahden elementin jakamattomuuden. Leima ei esimerkiksi ole pätevä, ellei siihen liitetä sähköistä allekirjoitusta, joka on ainoa elementti, jolle todella liittyy oikeudellinen arvo. Kuten perinteisissä asiakirjoissa ja leimoissa, asiakirjassa on oltava myös useita tietoja, jotta asiakirja voidaan vahvistaa.

 Lisäksi, jotta asiakirja olisi voimassa, palvelua tarjoavan palveluntarjoajan on täytettävä myös eIDAS:n asettamat vaatimukset. Hänen on erityisesti hankittava tarvittavat luvat asianomaisilta organisaatioilta alkuperämaasta riippuen. Huomaa, että yritys voi vapaasti käyttää mitä tahansa valitsemaansa palveluntarjoajaa, myös palveluntarjoajia muista maista, mutta unionin sisällä.

Yksinkertaiset, edistyneet ja pätevät sähköiset allekirjoitukset

Ennen kaikkea yksinkertainen sähköinen allekirjoitus ei ole todellisten rajoitusten alainen eikä sitä säännellä. Todellisuudessa yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on mikä tahansa muu sähköisen allekirjoituksen muoto, joka ei ole edistynyt eikä pätevä. Selitämme nämä kaksi termiä paremmin seuraavissa kappaleissa. Oletetaan esimerkiksi, että henkilö tulostaa asiakirjan, allekirjoittaa sen, leimaa siihen ja sitten skannaa sen. Sitten hän lähettää sen takaisin sähköisenä tiedostona. Puhumme sitten yksinkertaisesta sähköisestä allekirjoituksesta, jonka turvallisuustaso ei ole korkea.

Edistynyttä sähköistä allekirjoitusta säätelevät puolestaan ​​eIDAS-säännökset. Sen on täytettävä tietyt ehdot, kuten sen on oltava yksiselitteisellä linkillä allekirjoittajaansa sekä tämän käyttämään materiaaliin, jolloin allekirjoittaja voidaan tunnistaa välittömästi. Palveluntarjoajan tulee myös todentaa asiakirja ja varmistaa, ettei sitä voida muuttaa. Edistynyt sähköinen allekirjoitus edellyttää myös laajempaa allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamista. Myös erilaiset jälkimmäisen suostumuksen todistavat toimet asiakirjaa allekirjoitettaessa, kuten esimerkiksi valintaruudut, vahvistavat sen todentamista.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus liittyy vielä korkeampaan turvallisuustasoon. Se edellyttää vielä kehittyneempien henkilöllisyyden todentamistekniikoiden käyttöä allekirjoittajalta. Jälkimmäisen tai muun vastaavan välineen fyysinen läsnäolo voidaan vaatia. Allekirjoitus tulee myös varmentaa edistyneillä työkaluilla, kuten esimerkiksi yhteysavaimilla tai älykorteilla.

★ ★ ★ ★ ★