An envelope, a letter, and the Word logo on a marble table.
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Écrire une lettre dans Microsoft Word ? Les 6 étapes que je suis toujours

Malgré la prévalence croissante des e-mails et d’autres formes de communication basées sur la technologie, tout le monde devra rédiger une lettre officielle à un moment donné de sa vie. Que vous rédigiez une lettre de réclamation, postuliez à un emploi ou exprimiez officiellement votre gratitude, c'est un outil pratique à avoir dans votre casier.

Bien que Microsoft Word propose des centaines de modèles, je préfère créer la plupart de mes documents, y compris mes lettres, à partir de zéro. Cela signifie que je peux les adapter plus spécifiquement à mes besoins et enregistrer ma mise en forme et ma mise en page pour une utilisation ultérieure.

Différents pays ont des conventions de rédaction de lettres légèrement différentes. Dans ce guide étape par étape, j'utiliserai le style britannique, mais vous pouvez utiliser toutes les astuces où que vous soyez. Si vous rédigez une lettre de candidature, le mieux est d'étudier le site Web de l'entreprise pour laquelle vous postulez et de vérifier son orthographe, sa ponctuation et son style général.

1 Ajout d'un papier à en-tête

Créer et utiliser un papier à en-tête en haut de votre lettre Microsoft Word vous aide à donner une bonne impression, à établir une identité et à faire ressortir votre lettre. Bien que généralement réservé aux communications professionnelles, le fait que vous choisissiez d'inclure un papier à en-tête dans une lettre personnelle dépend de son objectif.

Par exemple, lorsque je rédige une lettre de candidature à un emploi, j'aime inclure une photo d'identité et une simple bande de couleur pour ajouter une touche de professionnalisme. De même, l'ajout de cette fonctionnalité stylistique peut ajouter une touche d'autorité si, par exemple, vous rédigez une lettre de référence ou une plainte.

Pour créer un papier à en-tête, double-cliquez n'importe où dans l'en-tête et cochez « Première page différente » dans l'onglet En-tête et pied de page du ruban pour vous assurer que votre papier à en-tête se trouve uniquement sur la première page.

Ensuite, ajustez les marges d’en-tête afin de pouvoir utiliser toute la largeur de la page.

Maintenant, créez votre papier à en-tête dans l’en-tête. Lorsque vous avez terminé, double-cliquez n'importe où sous l'en-tête pour réactiver la zone principale de votre document Word, où vous commencerez à taper votre lettre.

2 Définir les styles

Quel que soit le type de document que je crée, je réfléchis toujours aux différents styles que je souhaite utiliser avant de commencer à taper. Par exemple, dans une lettre, je sais que j'aurai besoin d'un style Normal pour le corps principal, d'un texte aligné à droite pour mon adresse, d'un style Paragraphe de liste pour les listes à puces et d'un style gras pour le texte qui se démarque, comme comme ligne d'objet.

Bien que vous puissiez appliquer une mise en forme directe pour créer la mise en page de votre lettre, l'utilisation de styles permet de gagner du temps et améliore la cohérence, car vous pouvez appliquer plusieurs modifications de mise en forme au texte en un seul clic.

Commencez par modifier le style Normal, en vous concentrant sur la police de caractères (police) et l'espacement des paragraphes. Étant donné que le style Normal est le style par défaut dans Word, les modifications que vous apportez se répercuteront sur les autres styles. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur « Normal » dans la galerie de styles sous l'onglet Accueil, puis cliquez sur « Modifier ».

J'aime utiliser un alignement justifié (ce qui signifie que le texte sera carré par rapport aux marges gauche et droite), une police sans empattement (telle qu'Aptos, Calibri ou Arial) et une police de taille 12.

Ensuite, cliquez sur le menu déroulant « Format » en bas de la boîte de dialogue Modifier le style, puis cliquez sur « Paragraphe ».

Là, modifiez l'espacement après pour qu'il corresponde à la taille de police que vous avez choisie à l'étape précédente, choisissez votre espacement des lignes (je préfère utiliser des lignes simples ou 1,5), assurez-vous que la case « Ne pas ajouter d'espace… » n'est pas cochée, et cliquez deux fois sur « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue.

Maintenant que vous avez créé votre style Normal, vous êtes prêt à créer vos autres styles. Une méthode consiste à appuyer sur Ctrl+Alt+Shift+S pour lancer le volet Style, où vous pouvez consulter et modifier les styles existants.

Vous pouvez également commencer à taper votre lettre avec des espaces réservés si nécessaire, puis appuyer sur le raccourci clavier Ctrl+Maj+S Word pour créer un nouveau style en tapant un nouveau nom de style et en cliquant sur « Modifier ». Dans l'exemple ci-dessous, j'ai tapé ma propre adresse, appuyé sur Ctrl+Shift+S et créé un nouveau style appelé MyAddress, avec le texte aligné à droite et la case « Ne pas ajouter d'espace… » cochée pour que les lignes sont restées ensemble.

Ensuite, chaque fois que je souhaite appliquer les styles que j'ai créés à davantage de texte dans ma lettre, je dois simplement placer mon curseur dans le paragraphe concerné et cliquer sur le style dans la galerie de styles.

Ne commencez pas encore à rédiger le contenu principal de votre lettre ! Créez plutôt des espaces réservés pour vos styles et passez à l’étape suivante.

3 Ajout d'une date dynamique

Toutes les lettres nécessitent une date quelque part en haut. Je place généralement la mienne sous mon adresse. Bien que vous puissiez saisir la date manuellement, si vous souhaitez enregistrer la mise en page de votre lettre en tant que modèle, vous pouvez forcer Word à mettre automatiquement à jour la date à chaque fois que vous ouvrez le document.

Placez votre curseur là où vous souhaitez que la date aille et choisissez le style prédéfini que vous souhaitez qu'elle adopte. Ensuite, cliquez sur « Date et heure » dans le groupe Texte de l'onglet Insertion du ruban pour lancer la boîte de dialogue Date et heure.

Maintenant, dans la boîte de dialogue Date et heure, choisissez la langue et le format appropriés, cochez « Mettre à jour automatiquement » et cliquez sur « OK ».

La date apparaîtra alors comme si je l'avais tapée manuellement, alors qu'en fait il s'agit d'un champ automatique qui changera en fonction de la date sur mon ordinateur.

Si vous ne souhaitez pas que la date soit dynamique (c'est-à-dire qu'elle reste fixe), suivez la même démarche, mais ne cochez pas « Mettre à jour automatiquement ».

4 Inclure une signature

Il existe différentes manières d'inclure une signature dans une lettre sur Microsoft Word, notamment l'ajout d'une signature numérique via l'outil Signature Line de Word. Cependant, cet outil est conçu pour des documents plus formels, comme un contrat légal, et nécessite un certificat de signature numérique. Vous pouvez également essayer d'utiliser l'outil de dessin de Microsoft Word, mais cela peut sembler peu naturel.

Pour garder les choses simples tout en m'assurant que ma lettre reste à la hauteur, je préfère signer sur du papier à la main, puis la télécharger sur mon document Word.

Tout d’abord, utilisez un stylo noir et du papier blanc pour créer la signature et prenez une photo à l’aide de votre téléphone. Ensuite, envoyez la signature à votre ordinateur. J'utilise Microsoft Drop pour le faire en quelques secondes, mais vous pouvez également l'envoyer par e-mail ou via une autre plate-forme cloud, telle que OneDrive.

Revenons à votre PC, dans Microsoft Word, cliquez sur Insérer > Images, puis cliquez sur « Cet appareil ».

Une fois que vous avez localisé et inséré votre signature, utilisez l'outil Recadrer dans l'onglet Format d'image pour supprimer tout espace supplémentaire sur les bords.

Ensuite, utilisez l'outil Supprimer l'arrière-plan dans l'onglet Format d'image pour éliminer toute coloration indésirable autour du bord de votre signature.

Lorsque vous activez cet outil, Word fera la majeure partie du travail à votre place, les zones roses étant les sections que Word a identifiées comme devant être supprimées. Vous pouvez également cliquer sur « Marquer les zones à conserver » et « Marquer les zones à supprimer » pour affiner davantage l'image. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur « Conserver les modifications ».

Lorsque j’ai utilisé cet outil pour la première fois, j’étais sceptique quant à son efficacité, mais j’ai été agréablement surpris par son intuitivité (c’est pourquoi j’utilise maintenant cette méthode tout le temps !)

Cliquez avec le bouton droit sur votre signature finalisée et cliquez sur « Enregistrer sous l'image » afin de pouvoir l'utiliser dans de futurs documents. Assurez-vous simplement de l'enregistrer dans un endroit sûr, par exemple dans votre coffre-fort personnel OneDrive.

5 Enregistrer en tant que modèle

Si vous êtes satisfait de l'apparence de tout, vous êtes prêt à enregistrer votre document comme modèle. Pour ce faire, appuyez sur F12 et dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez « Modèle Word » dans le menu déroulant Type de fichier. Ensuite, après avoir donné au modèle un nom approprié, cliquez sur « Enregistrer » et fermez le document.

Maintenant, rouvrez Word et cliquez sur Nouveau > Personnel. Lorsque vous cliquez sur le modèle enregistré, il s'ouvrira en tant que nouveau document, prêt à être ajusté si nécessaire.

6 Relecture de la lettre

Lorsque vous avez fini de taper votre lettre, elle est prête à être relue. Il y a deux outils que j'utilise toujours pour ce faire : Lire à haute voix et Éditeur, tous deux accessibles via l'onglet Révision du ruban.

Assurez-vous de placer votre curseur au début de votre document avant d'activer l'outil Lire à voix haute.

L'outil Lire à haute voix est utile car vous êtes susceptible de remarquer tout ce qui ne semble pas tout à fait correct lorsque votre lettre vous est relue. Microsoft Editor est tout aussi utile, car il vérifiera votre travail pour les erreurs d'orthographe et de grammaire, identifiera tout langage non inclusif, fera des suggestions d'améliorations de style, et bien plus encore. Vous pouvez également utiliser Coaching avec Copliot, mais vous devrez pour cela avoir acheté une licence Copliot.


Une fois que vous avez terminé, vous pouvez prendre d'autres mesures pour améliorer le formatage de votre Microsoft Word.

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