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Créer un projet multipage peut être une tâche ardue, en raison du temps et des efforts que cela implique. Heureusement, votre bon ami, Microsoft Word, est prêt à vous aider ! Que vous n'ayez pas encore commencé ou que vous ayez presque terminé, ces conseils vous permettront d'optimiser votre document et d'accélérer votre flux de travail.

Sommaire

1 Utiliser les styles de Word

Je ne peux pas surestimer les avantages de l’utilisation des styles, accessibles via l’onglet Accueil du ruban, dans un long document Word.

Il existe deux façons de mettre en forme du texte dans un document Word. Vous pouvez soit appliquer la mise en forme directement (par exemple, en sélectionnant du texte et en appuyant sur Ctrl+B pour le mettre en gras), soit en liant le texte à un style. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles je vous conseille vivement d'utiliser la dernière méthode :

Vous gagnerez du temps:Supposons que vos titres soient en gras, de taille 14, soulignés et centrés. Appliquer ces éléments manuellement à chaque titre nécessiterait au moins quatre clics ou raccourcis clavier. Au lieu de cela, vous pouvez appliquer toute cette mise en forme en un seul clic.
Votre travail sera cohérent:L'utilisation des styles de Word signifie que vous n'avez pas à vous souvenir des différents paramètres de mise en forme que vous avez appliqués à différentes parties de votre travail.
Apporter des changements en profondeur:Si vous décidez de modifier la police ou la taille de la police après avoir terminé, il vous suffit de modifier les paramètres de style correspondants. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de parcourir chaque page de votre long document pour effectuer les modifications manuellement.
Les styles font plus que formater votre texte:Par exemple, les styles de titres peuvent vous aider à créer une table des matières (nous y reviendrons plus tard).

Tout d'abord, modifiez vos styles afin qu'ils contiennent la mise en forme souhaitée dans votre document. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un style dans la galerie de styles de l'onglet Accueil ou placez votre curseur n'importe où dans le titre ou le paragraphe que vous souhaitez mettre en forme, puis appuyez sur Ctrl+Maj+S. Cliquez ensuite sur « Modifier ».

Maintenant, dans la boîte de dialogue Modifier le style, cliquez sur « Format » pour voir les différentes modifications de formatage que vous pouvez apporter à ce style.

Une fois que vous avez modifié un style, chaque fois que vous l'appliquez à du texte dans votre document, vous pouvez être sûr que la mise en forme est cohérente. De même, tout texte déjà affecté à ce style sera automatiquement reformaté.

Il est également utile de vérifier les styles une fois votre travail terminé pour vous assurer que les bons styles sont appliqués aux bonnes parties de votre document. Le moyen le plus simple de procéder consiste à afficher la vue « Brouillon » dans l'onglet Affichage du ruban, afin de pouvoir voir la zone du volet Style contenant les noms de styles sur le côté gauche de votre écran.

Si vous ne voyez pas la zone du volet de style dans la vue Brouillon, cliquez sur Fichier > Options > Avancé et faites défiler jusqu'aux options d'affichage. Là, définissez la largeur de la zone du volet de style sur
5 cm
ou
2 en
puis cliquez sur « OK ».

2 Facilitez la navigation dans votre travail

Que vous ayez l'intention de partager votre long document Word avec d'autres ou de le garder pour vous, il vaut la peine de prendre des mesures pour le rendre plus facilement navigable.

Insérer des sauts

Le fait de commencer une nouvelle page pour chaque section de votre long document permet de le fractionner et d'éviter qu'il ne s'agisse d'un flux de texte continu. Avec votre curseur à la fin ou au début d'un chapitre, cliquez sur « Sauts de page » dans l'onglet Mise en page du ruban et sélectionnez le type de saut de page que vous souhaitez ajouter.

Les deux sauts les plus utiles pour organiser votre long document sont le saut de page (la première option du menu) ou le saut de section de page suivante (la quatrième option du menu) :

Sauts de page:Comme son nom l'indique, les sauts de page appliquent un saut souple à votre document sans affecter la mise en forme de la page.
Sauts de section:D'autre part, les sauts de section sont des divisions plus dures dans votre travail, ce qui signifie que vous pouvez modifier l'orientation de la page, ajouter des bordures ou utiliser différents systèmes de numérotation de page.

Ajouter des numéros de page

Ajoutez des numéros de page pour faciliter la référence à certaines parties de votre travail. Bien que vous puissiez ajouter des numéros de page aux en-têtes de Word, l'approche la plus traditionnelle consiste à les placer dans le pied de page.

Double-cliquez sur la zone de pied de page en bas de n'importe quelle page et vous verrez l'onglet En-tête et pied de page apparaître sur le ruban. Cliquez sur Numéro de page > Bas de page et choisissez le style de numéro de page qui convient le mieux à votre document.

Créer une table des matières

L'outil de table des matières de Word peut aider votre lecteur à éviter d'avoir à faire défiler ou à parcourir les nombreuses pages pour trouver ce qu'il recherche.

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir attribué tous les titres de votre document à un style de titre, car Word s’y réfère lors de la création de la table des matières automatique.

Deuxièmement, ajoutez des numéros de page à votre document Word, afin que votre table des matières soit facile à utiliser.

Ensuite, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez placer la table des matières et cliquez sur « Table des matières » dans l'onglet Référencement.

Vous pouvez choisir parmi les options prédéfinies ou cliquer sur « Table des matières personnalisée » pour personnaliser son apparence.

Si vous apportez d'autres modifications à votre travail après avoir ajouté la table des matières, cliquez avec le bouton droit n'importe où sur la table, cliquez sur « Mettre à jour le champ » et choisissez « Mettre à jour la table entière » ou « Mettre à jour les numéros de page » pour vous assurer qu'elle reflète vos titres et numéros de page mis à jour.

3 Compressez vos images

Si vous avez beaucoup d'images à la résolution par défaut de 220 PPI (pixels par pouce) ou plus dans votre long document Word, celui-ci risque de devenir lent. Une façon de contourner ce problème et d'accélérer votre document Word est de compresser les images. Gardez simplement à l'esprit que cela réduira leur qualité, vous devrez donc être sélectif quant aux images que vous choisirez de compresser.

Pour compresser une seule image, sélectionnez l’image et cliquez sur « Compresser les images » dans l’onglet Format d’image du ruban.

Dans la boîte de dialogue Compresser les images, cochez « Appliquer uniquement à cette image » et choisissez « 150 PPI ». L'utilisation de cette résolution réduira considérablement l'impact de l'image sur les performances de votre document sans compromettre excessivement sa qualité. Cliquez ensuite sur « OK ».

Pour compresser toutes les images simultanément, cliquez sur Fichier > Options, puis sélectionnez l'onglet « Avancé » dans le menu de gauche. Ensuite, recherchez la section Taille et qualité de l'image et assurez-vous que le document sur lequel vous travaillez est sélectionné dans le premier champ déroulant. Modifiez la liste déroulante « Résolution par défaut » sur « 150 PPI » et cliquez sur « OK ».

Désormais, si vous ajoutez d’autres images à votre travail, elles adopteront automatiquement cette nouvelle résolution par défaut que vous avez sélectionnée.

4 Tableaux de contrôle sur plusieurs pages

Les tableaux sont un excellent moyen de présenter des données, mais ils peuvent instantanément devenir difficiles à interpréter s’ils s’étendent sur deux pages dans un long document.

Pour conserver un tableau plus petit sur une page, sélectionnez d’abord toutes les lignes sauf la ligne du bas.

Cliquez ensuite sur l’icône « Paramètres de paragraphe » dans le coin du groupe Paragraphe de l’onglet Accueil sur le ruban.

Dans la boîte de dialogue Paragraphe, ouvrez l'onglet « Sauts de ligne et de page », cochez « Conserver avec le suivant » et cliquez sur « OK ».

Word forcera alors l'ensemble du tableau à se déplacer vers la page suivante.

L'autre option consiste à conserver le tableau sur deux pages, mais à répéter la ligne d'en-tête. Cela signifie que vous n'aurez pas beaucoup d'espaces blancs dans votre document, tout en rendant votre tableau plus facile à lire.

Commencez par sélectionner la ligne d’en-tête.

Ensuite, dans l’onglet bleu Disposition du ruban, cliquez sur « Propriétés ».

Enfin, cochez « Répéter comme ligne d’en-tête en haut de chaque page » dans l’onglet Ligne de la boîte de dialogue qui s’ouvre, puis cliquez sur « OK ».

Word forcera désormais votre ligne d'en-tête à se répéter lorsque votre tableau s'étend sur une nouvelle page.

5 Demandez à Word de lire votre travail à haute voix

La relecture de votre travail est une étape cruciale pour garantir une qualité optimale, mais cela peut s'avérer une tâche ardue si votre document est long. Heureusement, Word peut le lire à voix haute pour vous.

Placez votre curseur au début de votre travail et cliquez sur « Lire à voix haute » dans l'onglet Révision. Appuyez sur Ctrl+Espace à tout moment pour mettre en pause et reprendre la lecture.

Si vous avez l’intention d’imprimer votre long document, assurez-vous que votre document Word est prêt à imprimer afin que ce que vous voyez à l’écran soit reproduit sur papier.