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Comment utiliser Microsoft Planner dans les équipes

Si vous utilisez Microsoft Teams pour communiquer et collaborer avec vos collègues, il est fort probable que votre équipe utilise également Planner pour gérer le travail. Voici comment utiliser Planner dans Teams et afficher vos tâches à côté de votre chat d'équipe.

Microsoft considère les équipes comme une «vitre unique» à travers laquelle vous pouvez voir tout votre travail au même endroit. La société a ajouté des intégrations avec d'autres applications Office 365 (O365), telles que Word, Excel, Forms, Sway et autres, ainsi qu'une multitude d'applications tierces.

L'une des applications que vous pouvez intégrer est Planner, l'application à faire de Microsoft. Nous avons déjà couvert Planner en détail. Il s'agit d'un solide gestionnaire de tâches avec quelques touches intéressantes et une intégration étroite avec d'autres applications O365, comme Outlook. Le planificateur est bien à utiliser par vous-même, mais il prend vraiment vie lorsqu'une équipe de personnes l'utilise pour déplacer des tâches entre les compartiments, les cessionnaires et les dates.

Si vous utilisez Microsoft Teams pour la collaboration et Planner pour la gestion des tâches, il est évident de les lier afin que vous puissiez voir vos plans dans Teams. Vous pouvez également ajouter de nouveaux plans ou afficher les plans existants et afficher tous vos plans et tâches en un seul endroit. Vous pouvez même ouvrir votre plan dans l'application Planner pour effectuer des tâches d'administration que vous ne pouvez pas effectuer dans Teams.

L'application cliente offre la meilleure expérience d'équipe, nous allons donc l'utiliser plutôt que l'application Web.

Comment ajouter un nouveau plan à votre équipe

Teams utilise le concept d'onglets, tout comme un navigateur. Pour ajouter un nouveau plan à votre équipe, sélectionnez le canal auquel vous souhaitez ajouter le plan. Cliquez sur le signe plus (+) à droite des onglets.

Dans la fenêtre "Ajouter un onglet", cliquez sur la vignette "Planificateur".

Dans la fenêtre Planificateur, sélectionnez le bouton radio à côté de «Créer un nouveau plan», puis tapez un nom pour votre plan. Cochez la case à côté de "Publier sur la chaîne à propos de cet onglet" si vous souhaitez informer votre équipe que vous avez créé un nouveau plan, puis cliquez sur "Enregistrer".

Votre plan est créé et désormais visible dans le nouvel onglet.

Vous êtes opérationnel! Vous pouvez commencer à créer et à affecter des tâches comme vous le feriez dans Planner.

Comment ajouter un plan existant à votre équipe

L'ajout d'un plan existant est légèrement différent. Lorsque vous créez un nouveau plan, soit directement via Planner, soit dans un groupe Microsoft 365 / Office 365 (M365 / O365), il dispose d'autorisations spécifiques. Les personnes qui peuvent voir et modifier le plan seront différentes dans votre équipe. Vous ne pouvez donc pas ajouter directement ce plan à votre équipe.

Même si votre équipe et votre plan disposent actuellement d'autorisations identiques, celles-ci sont contrôlées à différents endroits. Donner à quelqu'un l'autorisation d'un plan signifie lui donner l'autorisation de l'ensemble du groupe M365 / O365 dans lequel il a été créé. Les équipes ne peuvent pas intégrer votre plan dans cette situation, car elles ne peuvent pas savoir quelles autorisations autoriser lorsqu'une nouvelle personne est ajoutée à l'équipe.

Cependant, il existe une autre façon d'intégrer un plan: vous pouvez utiliser un lien.

Ouvrez le plan que vous souhaitez intégrer aux équipes. Cliquez sur les points de suspension (…) En haut du plan, puis sélectionnez «Copier le lien vers le plan».

Vous verrez une petite bannière en bas à gauche vous indiquant que le lien a été copié dans le presse-papiers de votre ordinateur.

Maintenant, ouvrez Teams et cliquez sur le signe plus (+) à droite des onglets.

Dans la fenêtre "Ajouter un onglet", cliquez sur la vignette "Site Web".

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Donnez un nom à l'onglet, collez l'URL que vous avez copiée à partir de Planner, puis cliquez sur "Enregistrer".

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Cela ajoute votre plan à l'équipe. Vous devrez peut-être vous connecter à O365 la première fois, mais vous n'aurez pas à vous connecter à chaque fois que vous accédez à l'onglet.

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Contrairement à l'ajout d'un nouveau plan, il s'agit de la page Web du planificateur réelle du plan, intégrée dans Teams. Vous pouvez faire les mêmes choses sur cette page que vous pouvez faire dans Planner.

Si un membre de votre équipe se connecte à O365 mais ne peut pas voir le plan, c'est normalement parce qu'il n'a pas reçu d'autorisation. Vous devrez accéder à Planner et accorder à cette personne l'adhésion au groupe.

Afficher tous les plans et tâches dans les équipes

Avoir plusieurs plans peut être utile, mais il peut également être fastidieux de passer d'un onglet à l'autre pour voir toutes vos tâches. Heureusement, Teams a une application qui peut vous aider.

Cliquez sur les points de suspension (…) Dans la barre latérale. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur «Planificateur».

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Un bouton Planificateur est ajouté à la barre latérale, qui affiche vos tâches à partir de tous les plans auxquels vous avez accès.

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Cela ne montrera pas seulement les tâches des plans intégrés à Teams, mais cela montrera celles de n'importe quel plan dont les tâches vous ont été assignées.

Une fois que vous avez cliqué sur un autre bouton de la barre latérale, le bouton Planificateur disparaît. Pour l'épingler, cliquez simplement avec le bouton droit sur le bouton Planificateur et sélectionnez «Épingler».

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Le bouton Planificateur restera désormais visible dans la barre latérale.

Choses que vous ne pouvez pas faire dans les équipes que vous pouvez faire dans Planner

Si vous avez ajouté votre plan à l'aide d'un lien à partir d'un lien existant, vous pouvez faire tout ce que vous pouvez faire dans Planner. En effet, vous consultez votre plan réel intégré dans une page Web.

Si vous avez créé votre plan directement dans Teams, vous pouvez presque tout faire pour votre plan que vous pouvez faire dans Planner. Vous pouvez créer, affecter ou modifier des tâches, afficher les informations analytiques dans l'onglet Graphiques, voir la vue du calendrier dans l'onglet Planification, etc.

Cependant, pour effectuer les tâches suivantes, vous devez accéder à l'application Planner:

  • Ajouter un plan comme favori
  • Supprimer un plan
  • Copiez un plan entier
  • Publiez votre plan pour l'afficher dans Outlook

Pour ouvrir le planificateur à partir d'équipes, cliquez sur l'icône Globe en haut à droite d'un onglet contenant un plan.

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Les équipes et le planificateur vont de pair si vous travaillez en groupe. Il est évident que Microsoft a déployé des efforts pour intégrer ces applications et simplifier le processus. Alors, évitez de cliquer et conservez votre travail au même endroit en ajoutant votre plan à votre équipe.