Comment utiliser l’outil de type de données automatique dans Microsoft Excel

Ajoutez des détails à vos feuilles de calcul Microsoft Excel pour les villes, les aliments, la musique, les plantes, etc. Avec l’outil de type de données, il n’est pas nécessaire d’ouvrir votre navigateur Web. Tapez simplement un mot-clé et c’est parti!

Lorsque Microsoft a implémenté son outil de type de données dans Excel, nous vous avons montré à quel point il est facile à utiliser. Vous pouvez collecter des données géographiques ou ajouter des détails sur les stocks à vos fiches sans parcourir Internet. Mais l’outil va au-delà de ses premiers stades de quelques types de données à plus d’une douzaine maintenant, y compris un détecteur de données automatique.

À propos des types de données dans Excel

Une fois que vous avez ajouté des données à votre feuille de calcul Microsoft Excel, vous pouvez transformer des mots ou des phrases en types de données. Ces types de données vous fournissent des détails du Web que vous pouvez également ajouter à votre feuille.

Par exemple, vous pouvez taper le mot «bacon» dans votre feuille de calcul et transformer ce mot en un type de données alimentaires. Ensuite, en un clic, vous pouvez insérer les informations nutritionnelles du bacon dans les cellules à côté.

Vous pouvez également utiliser le type de données automatique. Cette option globale détecte le type de données et l’applique automatiquement. C’est idéal si votre feuille de calcul couvre une variété de types différents. Dans ce didacticiel, nous détaillerons comment utiliser le type de données automatique.

Accéder aux types de données

Si vous êtes abonné à Microsoft 365, vous devez disposer de la fonctionnalité de type de données dans Excel. Accédez à l’onglet Données et recherchez la section Types de données dans le ruban.

Utilisez les deux flèches du haut pour parcourir les types de données un couple à la fois ou la flèche du bas pour les voir tous au même endroit.

Appliquer le type de données automatique

Quel que soit le type de données, vous devez d’abord avoir des données dans votre feuille. Puisque nous utilisons le type de données automatique, nous utiliserons différents mots et expressions qui couvriront une variété de types de données. C’est vraiment la meilleure utilisation de l’outil automatique ainsi que le moyen idéal de montrer sa puissance.

Sélectionnez les cellules contenant les données que vous souhaitez transformer en types de données. Accédez à la section Types de données du ruban comme décrit ci-dessus et choisissez « Automatique ».

En quelques secondes, vous verrez que les types de données s’appliquent à vos cellules, comme indiqué par des icônes. Par exemple, le type de données d’animal affichera une icône d’empreinte de patte et le type de données de nourriture affichera une icône de pomme.

Si l’outil affiche un point d’interrogation à côté des données (comme dans la capture d’écran ci-dessus), cela signifie qu’il n’est pas sûr du type de données à utiliser. Normalement, c’est parce qu’il s’inscrit dans plus d’un. Par exemple, saviez-vous que le «bacon» n’est pas seulement de la nourriture, mais aussi le nom d’une ville?

Sélectionnez la cellule en question et la barre latérale du sélecteur de données s’ouvrira sur la droite. Vous pouvez ensuite simplement consulter la liste des options et cliquer sur «Sélectionner» pour celle que vous souhaitez. Si vous ne voyez pas ce que vous cherchez, vous pouvez également utiliser le champ de recherche dans la barre latérale.

Le type de données correct sera alors appliqué à la cellule. Vous pouvez le faire pour toutes les cellules de données avec des points d’interrogation.

Ajouter des détails sur les données

Une fois que vous avez appliqué les types de données aux cellules souhaitées, il est temps de les mettre en œuvre. Cliquez sur une cellule pour commencer et une petite icône apparaîtra.

Cliquez sur l’icône Insérer des données et vous verrez une liste déroulante d’informations. Vous pouvez ensuite choisir des éléments dans la liste et les détails rempliront les cellules à droite. Vous pouvez inclure autant ou aussi peu d’informations que vous le souhaitez.

Vous trouverez une pléthore de détails. Trouvez une espèce pour le type de données animal, un emplacement corporel pour le type de données anatomie, un budget de production pour le type de données films, et bien plus encore!

Les détails que vous insérez n’incluent pas de références telles que des étiquettes ou des en-têtes. Et si vous avez beaucoup de données et de types de données, votre feuille peut se remplir rapidement. Cliquez simplement sur la cellule contenant les informations que vous avez ajoutées et vous verrez les détails dans la barre de formule.

Assurez-vous simplement que vous êtes connecté à Internet lorsque vous appliquez ou actualisez les données.

Actualiser les détails des données

Comme mentionné précédemment, l’outil de type de données dans Excel obtient ses informations sur Internet. Et de nombreux détails changent avec le temps, parfois même dans la même journée. Pour vous assurer que vous disposez toujours des informations les plus récentes, vous pouvez les actualiser.

Accédez à l’onglet Données et cliquez sur «Tout actualiser» dans la section Requêtes et connexions du ruban. Vous verrez vos cellules contenant des types de données afficher brièvement un symbole d’actualisation au fur et à mesure que les données se mettent à jour.

Si vous ne souhaitez actualiser qu’un seul élément, sélectionnez la cellule et cliquez sur la flèche sous «Actualiser tout» à la place. Choisissez « Actualiser ».

La prochaine fois que vous aurez besoin d’obtenir des détails sur les données des éléments de votre feuille de calcul Microsoft Excel, essayez l’outil de type de données. Vous pouvez gagner du temps grâce à la recherche manuelle et actualiser les données autant que vous le souhaitez!

Les formations pour savoir utiliser microsoft Excel

Excel est un des outils que beaucoup d’entre nous utilisent au quotidien. Cependant, il peut être difficile de s’en servir lorsque l’on n’est pas correctement formé à ce genre de plateforme. Cela nous empêche d’utiliser toutes les subtilités et avantages que nous offre cette application. Mais fort heureusement, il est possible d’effectuer des formations afin de remédier à cela. 

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