Comment utiliser l'option de suivi dans Outlook

Comment utiliser l'option de suivi dans Outlook

Le logo Microsoft Outlook.

L'une des options les plus utiles et les moins bien comprises d'Outlook est Follow Up, l'outil de rappel par e-mail du programme. Si vous avez du mal à vous souvenir de répondre aux e-mails une fois qu'ils ne sont plus sur la première page de votre boîte de réception, cet outil est fait pour vous.

Le suivi vous rappelle les e-mails à la date de votre choix et les ajoute à votre liste de tâches Outlook. Lorsque vous avez traité le rappel et que vous les avez marqués comme terminés, ils disparaissent de votre liste de tâches. C'est simple, rapide, efficace et facile à utiliser.

Pour commencer, sélectionnez un e-mail dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Suivi (il se trouve dans le groupe "Tags").

Cliquez sur

Dans le menu déroulant, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez un suivi de l'e-mail. Microsoft propose plusieurs actions rapides, notamment «Aujourd'hui», «Demain» ou «La semaine prochaine». Cependant, vous pouvez également cliquer sur «Personnalisé» pour sélectionner une date.

Le menu Suivi.

L'e-mail est alors surligné en jaune, afin que vous puissiez voir en un coup d'œil quels messages sont marqués pour un suivi. Il ajoute également l'e-mail à votre liste de tâches Outlook.

Un e-mail qui a été signalé et qui est maintenant surligné en jaune et apparaît dans la liste des tâches.

Cela s'appelle «ajouter un indicateur» à un e-mail. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez déplacer l'e-mail vers n'importe quel autre dossier, comme votre archive, et il restera visible dans votre liste de tâches. Double-cliquez simplement dessus pour l'ouvrir.

Par défaut, Outlook vous rappelle l'e-mail le jour que vous avez sélectionné. Toutefois, si vous souhaitez choisir la date et l'heure exactes du rappel, accédez à nouveau à Accueil> Suivi, puis sélectionnez «Ajouter un rappel».

Cliquez sur "Ajouter un rappel".

Cela ouvre le panneau "Personnalisé", où vous pouvez modifier le nom de l'indicateur, les dates de début et d'échéance, ainsi que la date et l'heure du rappel.

le

Vous pouvez également cliquer sur Accueil> Suivi, puis sélectionner «Personnalisé» pour accéder au panneau.

Cliquez sur "Personnalisé".

La première option, "Marquer vers", est le nom du drapeau que vous donnez à l'e-mail. Cela apparaît en haut du message sous forme de conseil d'information. Dans ce cas, il affiche «Follow Up», qui est le nom par défaut, Start et Due Date.

Un e-mail avec le conseil d'information de suivi mis en évidence.

Vous pouvez sélectionner un nom de drapeau différent dans le menu déroulant ou saisir le vôtre.

le

Nous avons changé le nom du drapeau en «Review» et le conseil d'information a changé en conséquence.

Un e-mail avec le conseil d'information de suivi mis en évidence.

Si vous souhaitez modifier la date de suivi de l'e-mail, vous pouvez modifier les valeurs "Date de début" et "Date d'échéance".

le

Par défaut, les tâches Outlook fonctionnent en fonction de la «date d'échéance». Ainsi, lorsque vous en définissez une, cela détermine le moment où l'e-mail apparaît dans votre liste de tâches.

Vous pouvez également définir la date et l'heure auxquelles vous souhaitez un rappel contextuel. Par défaut, Outlook utilise le bruit d'alerte de rappel par défaut, mais vous pouvez également le modifier si vous le souhaitez.

Cochez la case à côté du

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK" pour fermer le panneau personnalisé.

Si vous utilisez beaucoup Follow Up, vous aimerez peut-être aussi l'option Quick Click. Cela vous permet de cliquer une fois sur un e-mail et d'ajouter un indicateur par défaut. Si vous n'avez pas encore modifié les options par défaut dans Outlook, passez la souris sur un e-mail jusqu'à ce que vous voyiez les boutons d'action rapide sur la droite. L'un d'eux sera un indicateur de suivi.

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Si vous ne voyez pas cette option, consultez notre guide sur les actions rapides pour l'ajouter. Lorsque vous cliquez sur le bouton Action rapide, il marque l'e-mail pour un suivi «Aujourd'hui» par défaut.

Vous pouvez vous diriger vers Accueil> Suivi, puis sélectionner «Définir un clic rapide» pour modifier ce paramètre.

Cliquez sur

Dans le menu déroulant, sélectionnez la date par défaut à utiliser par le bouton Action rapide, puis cliquez sur «OK».

le

Maintenant, lorsque vous survolez un e-mail et cliquez sur l'indicateur de suivi dans Actions rapides, il utilisera automatiquement la date que vous avez sélectionnée. Cela est très utile si vous parcourez les e-mails à la fin de la journée pour vous rappeler de les traiter plus tard.

Lorsque vous avez terminé avec un e-mail, cliquez sur Accueil> Suivi, puis sélectionnez "Marquer comme terminé" ou "Effacer l'indicateur".

Cliquez sur

"Mark Complete" marque la tâche comme terminée et la supprime de la liste des tâches visibles, tandis que "Clear Flag" supprime la tâche. L'un ou l'autre fonctionne, mais nous aimons "Mark Complete" parce que c'est comme cocher quelque chose dans une liste de tâches.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser le drapeau de suivi!

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