Comment utiliser les touches de fonction dans Microsoft Excel

La plupart des gens négligent la rangée de touches de fonction en haut de leur clavier. Ils les ignorent souvent, les méconnaissent ou les sous-utilisaient. Si vous travaillez régulièrement avec des feuilles de calcul Excel, ces F-Keys peuvent être votre arme secrète pour travailler plus rapidement, plus intelligemment et avec beaucoup moins de frustration.

La plupart des raccourcis à clé fonctionnelle fonctionnent également dans Google Sheets, mais vous devrez peut-être permettre des raccourcis de feuille de calcul compatibles du menu d'aide pour accéder à des raccourcis Excel familiers. Vous pouvez également attribuer des raccourcis personnalisés aux macros.

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F1 – Aide au centre accéder

En travaillant dans Excel, il y a des moments où vous essayez de construire une formule mais ne vous souvenez pas tout à fait de la syntaxe ou de ce qu'un argument spécifique fait. Votre premier instinct pourrait être d'ouvrir un navigateur Web et de rechercher une réponse, mais il existe une manière beaucoup plus rapide et plus intégrée. Appuyez sur F1 et le volet d'aide d'Excel apparaît instantanément.

La meilleure partie est que cette aide est sensible au contexte. Si vous sélectionnez une cellule contenant une fonction Vlookup et appuyez sur F1, Excel montre l'article d'aide spécifiquement pour VLookup, complet avec syntaxe, descriptions détaillées de chaque argument et des exemples.

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F2 – Modifier la cellule active

Ce raccourci peut être basique, mais c'est l'un des plus efficaces si vous aimez travailler sur le clavier et n'utilisez pas de souris. Sélectionnez simplement la cellule que vous souhaitez modifier et appuyez sur la touche F2. La cellule entre immédiatement le mode d'édition, plaçant le curseur à la fin du contenu.

Vous pouvez commencer instantanément à taper pour ajouter plus d'informations ou utiliser les touches fléchées pour déplacer le curseur pour des modifications précises. C'est un petit changement qui fait une énorme différence de vitesse lorsque vous faites beaucoup de petits ajustements sur une feuille.

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F3 – coller des noms

Si vous n'utilisez pas de gammes nommées dans vos feuilles de calcul Excel, vous manquez quelque chose d'utile. Les gammes nommées rendent les formules beaucoup plus lisibles et gérables. Par exemple, au lieu de référencer les adresses de cellules cryptiques comme A1: A100, vous pouvez utiliser des noms descriptifs comme SalesData ou ExpensEcategories.

Lorsque vous écrivez une formule et que vous devez insérer une plage nommée, appuyez sur F3. Cela ouvre la boîte de dialogue Nom Coller, qui affiche une liste soignée de toutes les gammes nommées de votre classeur.

Sélectionnez celui que vous souhaitez, cliquez sur OK et Excel l'inserte parfaitement dans votre formule. Cela élimine les suppositions, empêche les fautes de frappe et garantit que vos formules sont exactes.

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F4 – Répétez la dernière action

Si vous appliquez un format à une cellule et que vous souhaitez le répéter à travers d'autres sans refaire tout le processus, utilisez F4. Par exemple, si vous avez en gras un titre, sélectionnez le cap suivant et appuyez sur F4 – il est en gras instantanément. Cela fonctionne pour de nombreuses actions, notamment le formatage et l'insertion de lignes ou de colonnes. C'est une façon à faible effort d'être plus efficace.

Dans les formules, F4 bascule également les types de référence. En écrivant = B1 + C1mais a besoin de B1 verrouillé? Placez le curseur sur B1, Tap F4, et il passe à travers 1 $ B 1, B 1 $, B1 $ et retour à B1. Cela vous donne un bon contrôle sur vos références sans ajouter manuellement des panneaux en dollars.

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F5 – Allez dans n'importe quelle cellule ou gamme

Dans une grande feuille de calcul, faites défiler pour trouver une cellule spécifique ou une gamme de temps. Avec le raccourci F5, vous pouvez rapidement naviguer n'importe où dans votre feuille. Appuyez sur F5 pour afficher la boîte incontournable, où vous pouvez entrer des références de cellules, nommer des gammes ou même sauter à des fonctionnalités spécifiques telles que des commentaires ou des formules.

La boîte de dialogue affiche également une liste des emplacements récemment visités, ce qui facilite le rebond entre les zones de votre feuille de calcul. De plus, le bouton spécial ajoute encore plus de puissance, vous permettant de sélectionner des cellules en fonction de leurs propriétés, telles que toutes les formules, toutes les cellules vierges ou toutes les cellules avec formatage conditionnel.

Ceci est incroyablement utile pour auditer votre travail ou effectuer des modifications en vrac.

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F6 – Cycle à travers les vitesses

Votre fenêtre Excel contient plusieurs zones distinctes: le ruban en haut, la grille de la feuille de calcul, les onglets de feuille en bas et la barre d'état. Si vous avez utilisé la vue Split, vous avez encore plus de volets.

Appuyez sur F6 pour sauter entre ces vitesses sans utiliser votre souris. Chaque appuyez sur vous déplacer vers la zone suivante, vous permettant d'utiliser des touches flèches ou d'autres raccourcis pour y naviguer.

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F7 – Exécutez la vérification orthographique

L'orthographe est toujours importante, même dans les feuilles de calcul. Si votre fichier comprend des étiquettes, des commentaires ou des notes, utilisez F7 pour exécuter une vérification orthographique rapide.

Il analyse votre feuille de travail active, y compris les valeurs cellulaires, les commentaires, les en-têtes et même le texte dans les graphiques, pour les fautes de frappe potentielles et propose des suggestions de correction.

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F8 – Activer le mode d'étendue

Normalement, la sélection d'une gamme de cellules avec le clavier implique de maintenir le décalage vers le bas tout en appuyant sur les touches de flèche. F8 offre une alternative. Appuyez sur F8 une fois pour activer le mode Extension (vous le verrez noté dans la barre d'état). Vous pouvez maintenant libérer la clé. Chaque fois que vous appuyez sur une touche flèche, la sélection se développe à partir de votre cellule de départ.

Vous pouvez également cliquer sur une autre cellule pour sélectionner instantanément toute la plage rectangulaire entre votre point de départ et votre clic. Appuyez à nouveau sur F8 ou ESC pour désactiver le mode. L'avantage réel émerge lorsque vous devez sélectionner des plages irrégulières ou lorsque la précision est plus importante que la vitesse.

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F9 – Recalculer les classeurs

Par défaut, Excel recalcule automatiquement les formules chaque fois qu'une cellule dépendante change. Dans de grands classeurs complexes, cela peut entraîner un décalage notable. Le passage au mode de calcul manuel empêche les mises à jour automatiques, vous permettant de choisir lorsque les recalculs se produisent.

Appuyez sur F9 pour mettre à jour chaque formule dans tous les classeurs ouverts, Shift + F9 pour mettre à jour uniquement la feuille active, ou sélectionnez une plage spécifique et appuyez sur F9 pour recalculer cette partie. Ce contrôle est particulièrement utile avec les fonctions volatiles, les formules de tableau complexes ou les données liées à des sources externes – des cas où le recalcul est à forte intensité de ressources.

En lotant les modifications et en déclenchant des calculs uniquement en cas de besoin, vous pouvez travailler plus efficacement et éviter des ralentissements constants.

F10 révèle les touches d'accès pour les commandes du ruban, créant des raccourcis clavier pour pratiquement n'importe quelle fonction de feuille de calcul.

Appuyez sur F10, et les petites lettres apparaissent sur chaque onglet de ruban et l'élément de barre d'outils d'accès rapide. Alt + H vous emmène dans l'onglet Home, Alt + N à insérer, etc. Une fois dans un onglet, des lettres supplémentaires apparaissent pour des commandes spécifiques, vous permettant de les exécuter entièrement à partir du clavier.