Comment utiliser le volet Champs du tableau croisé dynamique dans Microsoft Excel

L'outil PivotTable de Microsoft Excel est essentiel pour réaliser des analyses à partir de grands ensembles de données en quelques clics seulement. Cependant, comprendre le volet Champs de tableau croisé dynamique, souvent déroutant, est essentiel pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité puissante.

Que sont les tableaux croisés dynamiques dans Microsoft Excel ?

Les grands ensembles de données peuvent être difficiles à lire, interpréter et analyser. En effet, il peut être difficile de suivre des informations spécifiques et de comprendre les relations entre les points de données si vous devez faire défiler des milliers de lignes et de colonnes, même si vous utilisez les outils Figer les volets ou Focus Cell.

Cependant, la conversion d'un ensemble de données en tableau croisé dynamique permet une exploration et une analyse simplifiées des données, des informations instantanées et des comparaisons rapides. De plus, les tableaux croisés dynamiques vous permettent d'effectuer des calculs sans avoir besoin de formules complexes, et vous pouvez utiliser des trancheurs et des chronologies pour afficher uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné.

Pour suivre la lecture de ce guide, téléchargez une copie gratuite du classeur utilisé dans les exemples. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique dans Excel à partir d'une source de données externe, d'un tableau de votre feuille de calcul ou d'un modèle de données prédéfini. Pour accéder à ces options, dans l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur la flèche vers le bas « Tableau croisé dynamique ».

Dans mon cas, je souhaite analyser un tableau Excel (nommé T_Ventes) J'ai créé dans une feuille de calcul Excel et je souhaite le faire dans une nouvelle feuille de calcul pour garder mon classeur bien rangé et organisé. Ainsi, après avoir sélectionné une cellule dans le tableau, je clique sur « À partir du tableau ou de la plage » dans le menu déroulant du tableau croisé dynamique. Ensuite, après m'être assuré que la plage correcte est sélectionnée, je cocherai « Nouvelle feuille de calcul » et cliquerai sur « OK ».

Je vous recommande fortement de formater vos données sous forme de tableau Excel avant de les convertir en tableau croisé dynamique. Cette étape garantit que les données sources sont formatées d'une manière que l'outil de tableau croisé dynamique peut comprendre, et que le tableau croisé dynamique peut récupérer les nouvelles lignes et colonnes ajoutées ultérieurement au tableau.

Ouverture du volet Champs du tableau croisé dynamique

Le volet Champs du tableau croisé dynamique vous permet de décider de ce qui se passe dans le tableau croisé dynamique. Ce volet s'ouvre généralement par défaut à droite de votre écran dès que vous lancez le processus de création de tableau croisé dynamique.

Le volet Champs du tableau croisé dynamique se ferme dès que vous cliquez en dehors de la zone du tableau croisé dynamique.

Si le volet Champs du tableau croisé dynamique n'apparaît pas par défaut lorsque vous sélectionnez une cellule dans la zone du tableau croisé dynamique, ou s'il disparaît à tout moment lorsque vous travaillez sur votre tableau croisé dynamique, cliquez sur « Liste de champs » dans l'onglet Analyse du tableau croisé dynamique du ruban. Vous pouvez également cliquer sur le même bouton si vous ne le faites pas souhaitez que le volet Champs du tableau croisé dynamique soit affiché par défaut.

Pour déplacer le volet des champs du tableau croisé dynamique, placez votre curseur sur le haut du volet jusqu'à ce qu'il se transforme en un pointeur de déplacement à quatre flèches, puis cliquez et faites glisser le volet vers une position plus pratique sur votre écran en tant que fenêtre flottante.

Pour le remettre dans le volet par défaut, cliquez et faites-le glisser vers la droite de votre écran jusqu'à ce qu'il se remette en place.

Comprendre les zones des champs du tableau croisé dynamique

Lorsque j'ai commencé à utiliser les tableaux croisés dynamiques dans Microsoft Excel il y a de nombreuses années, j'ai trouvé le volet Champs du tableau croisé dynamique déroutant, non seulement parce que la disposition par défaut est trop condensée, mais aussi parce que ce qui se passe dans les différents champs n'est pas immédiatement évident.

Par défaut, les champs (étiquetés UN dans la capture d'écran ci-dessous) sont empilés au-dessus des zones (étiquetées B dans la capture d'écran ci-dessous). Si votre ensemble de données source est volumineux, cette disposition donne l’impression que tout est surchargé, surtout si vous travaillez sur un petit écran.

Pour résoudre ce problème, cliquez sur le rouage « Outils » et sélectionnez « Section Champs et section Zones côte à côte ».

Cette disposition verticale rend le volet moins encombré et donc plus facile à utiliser.

Avant de commencer à créer votre tableau croisé dynamique, prenez quelques instants pour comprendre la signification de chaque zone :

• Lignes : Les champs insérés dans la zone Lignes apparaissent sous forme d'étiquettes de ligne sur le côté gauche du tableau croisé dynamique. Dans la capture d'écran ci-dessous, le champ Produit se trouvant dans la zone Lignes signifie que les produits des données sources sont répertoriés dans la colonne A.
• Colonnes : Les champs ajoutés à la zone Colonnes apparaissent sous forme d'étiquettes de colonne en haut du tableau croisé dynamique. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir les pays dans les en-têtes de colonnes.
• Valeurs: Les champs placés dans la zone Valeurs sont généralement des variables avec des valeurs numériques qui constituent la partie principale du tableau croisé dynamique, chaque valeur agissant comme une intersection entre une colonne et une ligne. Dans le tableau croisé dynamique ci-dessous, chaque cellule à l'intersection d'un produit et d'un pays contient une valeur de profit.
• Filtres : Insérez un champ dans la zone Filtre si vous souhaitez filtrer l'intégralité du tableau croisé dynamique en fonction d'une variable donnée. Dans ce cas, je peux filtrer le tableau croisé dynamique par département.

Ajout et suppression de champs vers et depuis un tableau croisé dynamique

Il existe deux manières d'ajouter des champs à une zone dans le volet Champ du tableau croisé dynamique.

Lorsque vous cochez une case à côté d'un champ, Excel le déplace automatiquement vers l'une des zones en fonction du type de données contenues dans le champ. Généralement, les champs non numériques sont ajoutés à la zone Lignes, les champs de date et d'heure sont ajoutés à la zone Colonnes et les champs numériques sont ajoutés à la zone Valeurs. Aussi utile que puisse être cette automatisation, les champs vont parfois dans les mauvaises zones. De plus, lorsque vous utilisez cette méthode, Excel n'a aucun moyen de savoir quel champ ajouter à la zone Filtres.

Alternativement, glisser et déposer un champ dans une zone vous donne plus de contrôle sur ce qui se passe où. Si vous souhaitez modifier la zone à laquelle un champ est ajouté, faites-le simplement glisser et déposez-le à l'endroit approprié. Par exemple, pour supprimer le filtre Département, cliquez et faites glisser « Département » depuis la zone Filtres à gauche du volet Champs du tableau croisé dynamique.

Lorsque vous ajoutez un champ à une zone du volet Champs du tableau croisé dynamique, vous verrez le tableau croisé dynamique se construire en temps réel. Si vous trouvez que cela vous embrouille plus que cela ne vous aide, cochez « Différer la mise à jour de la mise en page » en bas du volet, puis cliquez sur « Mettre à jour » une fois que vous avez déplacé tous les champs vers les zones souhaitées.

Pour supprimer un champ d'une zone de tableau croisé dynamique, décochez la case correspondante dans la section des champs ou faites glisser et déposez un champ de la section des zones n'importe où en dehors du volet Champs du tableau croisé dynamique.

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Maintenant que vous avez utilisé le volet Champs du tableau croisé dynamique pour créer votre tableau croisé dynamique, utilisez l'onglet Analyser le tableau croisé dynamique du ruban pour manipuler et personnaliser les données. Par exemple, vous pouvez renommer le tableau croisé dynamique, regrouper différents champs ou insérer des trancheurs et des chronologies pour un filtrage dynamique. D'autre part, vous pouvez modifier les propriétés visuelles du tableau croisé dynamique via l'onglet Conception, comme l'ajout de sous-totaux, le formatage des données en lignes à bandes ou la modification des couleurs des en-têtes.