Comment utiliser l’affichage des fichiers de Microsoft Outlook Online
La recherche de pièces jointes dans les e-mails peut être longue et ennuyeuse. Heureusement, Microsoft a une vue «Fichier» dans Outlook Online qui facilite la recherche de tout document que vous recherchez. Voici comment ça fonctionne.
Microsoft Outlook est traditionnellement un amalgame d’e-mails, de calendrier, de personnes et de tâches, mais cela laisse de côté un élément clé: les données. Si vous utilisez le client de bureau Outlook, vous disposez d’options de recherche puissantes pour combler cet écart. En ce qui concerne les pièces jointes, il existe une option dédiée «A des pièces jointes» dans l’onglet «Rechercher» spécifiquement pour les fichiers que vous avez envoyés ou reçus.
Outlook Online n’a pas de ruban, mais vous pouvez toujours rechercher des pièces jointes en cliquant sur la flèche dans la case «Rechercher» et en cochant la case «Pièces jointes».
Microsoft est allé plus loin dans Outlook Online et a introduit une vue de fichier dédiée pour les abonnés Microsoft 365 / Office 365 et les comptes Outlook Live.
Vous pouvez accéder à cette vue en cliquant sur l’icône « Fichiers » dans le coin inférieur gauche d’Outlook. Par défaut, ce sera entre les icônes «Personnes» et «À faire».
Si vous ne pouvez pas le voir, mais que vous avez une icône à trois points à la place, cliquez sur l’icône à trois points, puis sur l’option « Fichiers » dans le menu qui apparaît.
La vue par défaut vous montrera tous les fichiers, avec une icône vous indiquant le type de fichier, le sujet, l’expéditeur, la date de réception ou d’envoi et le dossier dans lequel l’e-mail avec la pièce jointe est conservé.
Dans une tournure légèrement étrange, les fichiers image ne sont pas affichés dans cette vue par défaut. Pour les afficher, vous pouvez soit cliquer sur «Fichiers x» pour afficher tous les fichiers comprenant images ou cliquez sur l’option « Photos » dans la barre latérale pour afficher seulement images.
Par défaut, les fichiers sont affichés dans une vue de liste, mais vous pouvez cliquer sur «Afficher» et passer à «Affichage des vignettes» pour afficher les fichiers sous forme de vignettes à la place.
C’est là que l’option « Photos » prend tout son sens, car il est beaucoup plus facile de trouver l’image que vous recherchez.
Pour ouvrir une pièce jointe, double-cliquez dessus dans la liste des pièces jointes, et cela ouvrira un panneau affichant un aperçu de la pièce jointe et du courrier auquel elle était jointe.
À partir de là, vous pouvez télécharger le fichier et effectuer diverses autres actions en fonction du type de fichier, ainsi que les actions standard que vous seriez normalement en mesure de faire avec l’e-mail, telles que Répondre, Transférer, etc.
Si vous avez juste besoin de trouver une pièce jointe et de la télécharger ou de l’imprimer, vous pouvez ignorer cette étape et la télécharger ou l’imprimer directement à partir de la liste. Cliquez sur l’icône de menu à trois points à côté du nom de fichier et choisissez l’action appropriée dans le menu.
Vous pouvez également sélectionner l’élément en cliquant sur le cercle à gauche de celui-ci et les mêmes options apparaissent dans la barre d’outils.
C’est idéal pour télécharger plusieurs fichiers à la fois, car vous pouvez sélectionner autant de fichiers que vous le souhaitez en utilisant cette méthode.
Lorsque vous avez terminé avec vos fichiers et que vous souhaitez revenir à vos e-mails, cliquez sur l’icône «Mail» en bas à gauche d’Outlook.
La vue Fichier est un bon ajout à Microsoft Outlook Online. Il est facile à utiliser, rapide et vous permet de gérer vos pièces jointes d’une manière conviviale qui est certainement plus raffinée que la simple sélection des résultats de recherche.
