Comment utiliser la vue hiérarchique dans Microsoft Word

Les plans sont utiles pour créer des documents commerciaux, de longs didacticiels et même des livres. Avec Microsoft Word, vous pouvez utiliser la vue d’ensemble pour poser vos principaux points dans un format structuré.

Utilisation de la vue hiérarchique dans Microsoft Word

Pour commencer, il vous suffit d’activer la vue d’ensemble en allant dans l’onglet Affichage et en sélectionnant «Plan» dans la section Vues du ruban.

Contrairement au mode d’impression ou de mise en page Web dans Word, le mode plan est fourni avec son propre ensemble d’outils dans le ruban. Dans l’onglet Plan, ceux-ci vous permettent de travailler avec vos niveaux de plan et tous les documents que vous souhaitez incorporer.

Outils de contour

Par défaut, vous commencerez avec le niveau 1 et vous saurez toujours quel niveau vous utilisez en consultant la liste déroulante «Niveau hiérarchique» sur la gauche du ruban. Vous pouvez également utiliser la liste déroulante pour modifier votre niveau actuel.

De chaque côté de la zone Niveau hiérarchique, vous avez des flèches. Ceux de droite vous permettent de diminuer ou de rétrograder d’un niveau (flèche simple) ou sous forme de corps de texte (double flèche). Les flèches de gauche vous permettent d’augmenter ou de promouvoir d’un niveau (flèche simple) ou au niveau le plus élevé (double flèche).

Vous pouvez donc utiliser la liste déroulante Niveau hiérarchique ou les flèches de chaque côté pour passer au niveau dont vous avez besoin.

Sous les outils de niveau, vous en avez pour réorganiser les éléments. Avec les flèches haut et bas, vous pouvez déplacer les éléments dans la direction dont vous avez besoin. Cela vous permet de réorganiser facilement vos points.

Les signes plus et moins vous permettent d’agrandir et de réduire les niveaux. Pour les grandes lignes, cela peut vous aider à réduire les niveaux dont vous n’avez pas besoin pour le moment et à étendre ceux dont vous avez besoin.

Un autre outil pratique pour se concentrer sur des niveaux particuliers est la liste déroulante «Afficher le niveau». La liste vous permet de choisir les niveaux que vous souhaitez afficher. Par exemple, si vous choisissez Niveau 3 dans la liste déroulante, vous verrez uniquement Niveau 1, Niveau 2 et Niveau 3. Cela masque tout du niveau 4, du niveau 5, et ainsi de suite.

Les deux autres options de la section Outils de contour sont « Afficher la mise en forme du texte » et « Afficher la première ligne uniquement ». Si vous préférez afficher votre plan sans la mise en forme de votre document pour une apparence simple, décochez cette case. Si vous avez de longs éléments dans vos niveaux et que vous ne voulez voir que la première ligne, cochez cette case.

Outils de document maître

Pour inclure des sous-documents, cliquez sur «Afficher le document» dans le ruban pour développer cette section de contrôles.

Ceci est pratique si vous avez, par exemple, un document commercial et que vous souhaitez inclure un fichier séparé comme un contrat, un accord fournisseur ou un énoncé de travail.

Cliquez sur «Insérer» si vous avez un fichier enregistré que vous souhaitez rechercher et incorporer, ou «Créer» si vous préférez en créer un à la volée.

Une fois le sous-document incorporé, utilisez le bouton «Réduire les sous-documents» pour réduire le contenu du document et n’afficher qu’un lien vers celui-ci.

Ce bouton se transforme ensuite en «Développer les sous-documents» pour développer rapidement cet élément et vous permettre d’afficher à nouveau son contenu.

Les autres options de la section Document maître vous aident à gérer les sous-documents que vous incluez. Ils sont les suivants:

• Dissocier: Cela supprime le lien vers le sous-document et copie le texte dans le document actuel.
• Fusionner: Si vous utilisez plusieurs sous-documents, vous pouvez fusionner tout le contenu de chacun dans le premier sous-document.
• Diviser: Si vous souhaitez séparer le contenu d’un sous-document en plusieurs documents, vous pouvez créer une division à chaque point d’insertion.
• Verrouiller le document: Pour empêcher les modifications de se déplacer dans les sous-documents, vous pouvez verrouiller le document.

Noter: Seuls les éléments applicables seront disponibles dans cette section du ruban. Par exemple, si vous n’avez pas plusieurs sous-documents incorporés, Fusionner et fractionner sera grisé.

Quitter la vue Structure dans Microsoft Word

Vous pouvez continuer à utiliser la vue d’ensemble pendant toute la durée de vie de votre document si vous le souhaitez. Mais si vous préférez fermer le plan, vous pouvez voir votre document dans votre vue par défaut à tout moment. Cliquez sur «Fermer la vue hiérarchique» dans le ruban.

Vous verrez ensuite votre plan dans un format pliable et extensible à l’aide de la mise en page d’impression, de la mise en page Web ou du mode de lecture dans Word. Utilisez les flèches à côté des en-têtes pour réduire ou développer les niveaux que vous avez créés avec le plan.

Lorsque la création d’un plan est la meilleure méthode pour composer votre document, rapport ou livre dans Microsoft Word, le mode plan vous donne les outils dont vous avez besoin.