Comment utiliser la fonction DGET dans Excel

DGET est une fonction de recherche simple conçue pour récupérer une valeur unique à partir d'une colonne d'une table ou d'une base de données. Il est particulièrement utile pour extraire un seul point de données d'une grande feuille de calcul, vous évitant ainsi de faire défiler sans fin pour trouver les informations dont vous avez besoin.

Dans ce guide, je vais vous expliquer la syntaxe de la fonction, vous montrer quelques exemples concrets et discuter de certains de ses avantages et inconvénients.

La syntaxe DGET

Voici la syntaxe de cette fonction :

=DGET(a,b,c)

où

• un est la base de données : la plage de cellules (y compris les en-têtes de colonnes) à partir de laquelle la formule récupérera les données. La base de données doit être présentée de telle manière que les catégories (telles que le nom, l'adresse et l'âge) soient en colonnes et les données (les enregistrements) en lignes.
• b est le champ : l'étiquette de catégorie de colonne qu'Excel utilisera pour rechercher la sortie. Il peut s'agir d'un mot ou d'une chaîne de mots entre guillemets doubles (DGET n'est pas sensible à la casse) ou d'une référence de cellule.
• c sont les critères : la plage de cellules contenant les conditions de la recherche.

Les trois arguments de cette fonction sont obligatoires, ce qui signifie que si vous en omettez, Excel renverra une #VALEUR ! erreur.

Afin que je puisse vous expliquer cela plus clairement, voici quelques exemples.

Exemple 1 : un critère

Commençons par cet exemple très basique, qui est une liste d'identifiants, de noms, de services et d'anciennetés des employés.

La configuration de la feuille de calcul

Le tableau bleu en haut est ma table de récupération et le tableau vert en dessous est ma base de données. L'objectif est de renvoyer le prénom, le nom, le service et la durée de service d'un employé dans le tableau de récupération bleu lorsque je saisis son identifiant dans la cellule A2.

Avant de vous montrer comment extraire des données de la table de base de données verte vers la table de récupération bleue, permettez-moi de souligner quelques éléments importants dans la capture d'écran ci-dessus :

• Dans ma table de base de données verte, chaque colonne est une catégorie différente et chaque ligne est un enregistrement différent.
• La base de données et les tables de récupération contiennent les mêmes rubriques.
• Parce que chaque employé a un identifiant unique, je sais que la fonction DGET ne renverra pas le #NUM ! erreur.

Ajout d'une liste déroulante

Pour m'éviter de devoir saisir à chaque fois le numéro d'identification d'un employé dans la cellule A2, je vais créer une liste déroulante de ces numéros.

Remarquez comment la cellule A2 contient désormais une flèche déroulante sur laquelle vous pouvez cliquer pour afficher la liste complète des identifiants.

Avec l'un de ces identifiants sélectionné, je suis maintenant prêt à commencer ma récupération DGET.

La formule DGET

Dans la cellule B2, je tape :

=DGET($A$4:$E$172,B1,$A$1:$A$2)

car les cellules A4 à E172 représentent ma base de données, la valeur dans B1 (prénom) est la catégorie ou le champ que je souhaite qu'Excel recherche, et les cellules A1 et A2 (le nom de la catégorie « ID » et l'ID dans la cellule A2 sélectionnée dans ma liste déroulante) sont les critères. Lorsque j'appuie sur Entrée, je vois qu'Excel a réussi à récupérer le prénom en fonction de l'ID dans la cellule A2.

Arguments un et c contiennent des symboles dollar ($) avant les références de colonne et de ligne car ce sont des références absolues. En d’autres termes, ces références ne changeront jamais : j’utiliserai toujours l’ID pour créer la recherche et la base de données sera toujours dans ces cellules. J'ai ajouté ces symboles dollar en appuyant sur F4 après avoir ajouté chaque référence à ma formule.

Cependant, j'ai délibérément laissé l'argumentation b à titre de référence relative, puisque je vais maintenant utiliser la poignée de remplissage d'Excel pour appliquer la même formule aux catégories restantes de ma table de récupération (nom, service et durée du service).

Remarquez comment la formule de la cellule E2 récupère le nom du champ de la cellule E1, tandis que les références à la base de données et aux critères sont restées fixes.

Je peux maintenant choisir un identifiant différent dans la cellule A2 en utilisant la liste déroulante que j'ai créée pour récupérer les détails des autres employés.

Exemple 2 : critères multiples

Pour rendre la recherche plus spécifique, utile si votre DGET continue de renvoyer le #NUM ! erreur due à plusieurs correspondances : vous pouvez utiliser plusieurs critères dans l'argument c.

Ici, je souhaite restituer la pièce d'identité, le prénom et le nom d'un employé dont je sais qu'il a travaillé au service du personnel pendant dix ans mais dont je ne me souviens plus très bien du nom.

Tout d’abord, dans la cellule A2, je vais taper :

=DGET($A$4:$E$172,A1,$D$1:$E$2)

où les cellules A4 à A172 contiennent ma base de données, la cellule A1 est la catégorie et les cellules D1 à E2 contiennent mes deux critères. En effet, Excel crée une séquence logique ET entre les cellules D2 et E2 pour définir mes critères.

Parce que j'ai corrigé ma base de données et les références de critères, mais laissé la référence de catégorie relative, je peux dupliquer la formule dans les cellules restantes de mon tableau de récupération pour me rappeler le nom de cet employé.

Si vous êtes plus familier avec RECHERCHEV, vous avez peut-être remarqué que vous pouvez utiliser DGET pour récupérer des données à droite ou à gauche de l'endroit où vous saisissez votre formule, une flexibilité que RECHERCHEV n'offre pas.

Vous pouvez également créer une séquence logique OU en ajoutant une autre ligne à votre table de récupération. Par exemple, si je savais que quelqu'un était employé depuis un ou deux ans, mais que je ne me souvenais plus de son nom, je tapais
1
dans la cellule E2,
2
dans la cellule E3 et étendre l'argument
c
pour couvrir les cellules E1 à E3. Excel rechercherait et renverrait alors une entrée contenant soit 1
ou
2 comme durée de service. Cependant, si plusieurs personnes remplissaient ces critères, Excel renverrait le #NUM ! erreur.

Les avantages de l'utilisation de DGET

Vous vous demandez peut-être : « Pourquoi devrais-je utiliser DGET alors qu’il existe d’autres fonctions plus avancées ? » Eh bien, voici quelques avantages de l’utilisation de cet outil :

• DGET n'a que trois arguments, ce qui le rend beaucoup plus simple à utiliser que les autres fonctions de recherche Excel.
• La fonction DGET est un outil à l’ancienne ! Cela signifie que, contrairement à certains de ses homologues plus modernes (comme XLOOKUP), il est compatible avec les anciennes versions d'Excel.
• Là où RECHERCHEV ne peut effectuer qu'une recherche orientée vers la droite, DGET peut renvoyer des valeurs à gauche de la colonne de recherche.
• DGET s'adapte instantanément aux changements de critères.
• Cette fonction fonctionne à la fois avec du texte et des chiffres.

Les inconvénients de l'utilisation de DGET

D'un autre côté, si la simplicité de DGET le rend facile à utiliser, cela signifie également qu'il présente certains inconvénients dont il faut être conscient :

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Dans cet article, j'ai abordé DGET, VLOOKUP, HLOOKUP et XLOOKUP, certaines des fonctions de recherche les plus connues d'Excel. Cependant, ce serait une négligence de ma part de ne pas mentionner INDEX et MATCH, qui, lorsqu'ils sont combinés, sont des alternatives puissantes, flexibles et adaptables.