Comment réussir l’organisation d’un travail à distance ?
Vous disposez d’un réseau de partenaires et de collaborateurs à travers le monde avec lequel vous travaillez ? Vous avez des difficultés sur la façon dont vous organisez vos réunions de travail et vous souhaitez la changer ? Voici des informations utiles sur la manière dont vous pouvez réussir l’organisation d’un travail à distance. Continuez la lecture pour avoir une idée des méthodes que vous pouvez mettre à contribution.
Sommaire
Utilisez des outils de travail à distance adaptés
Pour réussir l’organisation d’un travail à distance, la première chose à faire est d’utiliser des outils adaptés, par exemple une carte mentale, aussi appelée « mind map« . En effet, il s’agit d’une étape primordiale pour toute entreprise ayant des collaborateurs en télétravail. Les cartes mentales permettent de rassembler les différentes équipes de travail autour des tâches spécifiques.
Les outils de travail à distance aident les collaborateurs à participer à l’atteinte des objectifs de la structure, peu importe leur localisation. Ils leur donnent la possibilité d’intervenir efficacement dans la vie de l’entreprise malgré un éventuel éloignement. Il faut donc opter pour des outils qui vous permettent de faire :
- la modélisation des récits utilisateurs,
- la planification agile,
- l’itération de la conception.
Assurez-vous également que l’outil que vous utilisez soit en mesure de vous accompagner dans la gestion de vos projets visuels. Vérifiez s’il est capable de supporter le nombre de collaborateurs dont vous disposez. Vous pouvez aussi analyser son interface pour vous assurer qu’il est ergonomique et intuitif. Il doit également être doté de fonctionnalités avancées et faire l’objet d’amélioration continue.
Planifier rigoureusement le contenu
Si vous souhaitez réussir l’organisation d’un travail à distance, vous devez définir à l’avance et de manière rigoureuse toutes les étapes de celui-ci. Pour ce faire, l’équipe qui se chargera de son élaboration doit avoir une parfaite connaissance de vos objectifs ainsi que de vos moyens. Les différents éléments du contenu participent en réalité à l’atteinte des résultats visés.
Vous devez disposer sur l’interface de travail de toutes les fonctionnalités requises à la bonne exécution des tâches que vous avez définies. Intégrez des outils qui permettent à vos collaborateurs et aux partenaires de s’organiser de manière autonome. Vous contribuez ainsi au développement de leur créativité tout en gardant à l’esprit la mission première de l’entreprise.
Par ailleurs, songez à organiser des séances de travail en groupe de manière régulière. Au cours de celles-ci, il faut que les échanges soient bien structurés. Définissez rigoureusement le contenu de vos réunions virtuelles afin d’en tirer la meilleure partie à la fin des discussions. Identifiez au préalable et de manière précise les points sur lesquels vous aurez à échanger lors des séances.
N’oubliez pas d’envoyer (quelques jours ou heures à l’avance) le contenu aux différents participants. Cela leur permet d’avoir une idée claire de ce dont il sera question au cours de la réunion.
Programmer le déroulement des séances
Vous devez programmer de manière précise le déroulement de vos différentes séances de travail. Une bonne planification des réunions à temps vous permet d’avoir une idée des différents enchainements. Cela aide aussi vos partenaires et collaborateurs à cerner la chronologie de la séance et à savoir quand et comment intervenir.
En programmant le déroulement de vos séances, vous avez un gain de temps considérable. Vous pouvez vous faire accompagner à cette étape par des outils en ligne et des professionnels, que ce soit à l’interne ou à l’externe. Vous devez aussi programmer le déroulement de toutes les tâches que vous effectuez à distance.
Cela permet d’avoir une idée de sa durée exacte (une échéance limite pour une gestion efficace du temps). Une telle programmation amène les collaborateurs à savoir quand ils commenceront l’exécution et quand cela prendra fin. En leur donnant accès au déroulement des activités de l’entreprise, ils prennent conscience de l’incidence que leur tâche a sur celle des autres.
Faire preuve de concisions lors des interventions et impliquer les différents collaborateurs
Les deux solutions restantes sont relatives à la teneur des discours et à l’implication des différents participants.
Faire preuve de concisions lors des interventions
L’une des composantes indispensables d’un travail à distance est sans doute la concision. Si vous organisez des réunions en ligne, vous devez apprendre à être bref et précis lors de vos interventions. Il faudra aussi amener vos collaborateurs à en faire de même. En agissant de la sorte, vous serez en mesure de respecter le temps défini pour la réunion.
Vous réussirez aussi à capter l’attention des différents participants à la séance de travail, ce qui permet de ne pas les ennuyer. Chaque intervenant doit disposer d’un certain nombre de minutes pour s’exprimer.
Impliquer les différents collaborateurs
Pour réussir l’organisation d’un travail à distance, vous pouvez impliquer vos collaborateurs. Pour ce faire, vous pouvez trouver des moyens de stimuler leur motivation. Attribuez-leur des tâches bien définies et des responsabilités qui les amèneront à se sentir concerné par la réunion.
Donnez à tous les participants la parole et appréciez chaque intervention. Cela encouragera chaque participant à prendre la parole et à accorder de l’intérêt à la séance de travail. C’est sans doute l’une des meilleures astuces qui vous aide à dynamiser vos réunions.
