Comment partager et collaborer sur des documents Pages avec des utilisateurs non Apple

Pour une entreprise réputée pour ses écosystèmes de jardins clos et ses fonctionnalités exclusives aux appareils, Apple Pages est étonnamment collaborative. Voici comment partager un document avec pratiquement n'importe qui, à la fois en lecture seule et en format modifiable.

Collaborez sur des documents Pages avec n’importe qui

Le traitement de texte d'Apple intègre des fonctionnalités de partage collaboratif. Cela signifie que vous pouvez travailler sur un document Pages avec d'autres utilisateurs, en temps réel, et qu'ils n'ont même pas besoin d'un compte Apple (anciennement Apple ID) pour participer.

Pour ce faire, ouvrez (ou créez) un document que vous souhaitez partager avec quelqu'un d'autre. Cliquez maintenant sur le bouton « Partager » en haut de l'écran et vous serez invité à enregistrer votre document si vous ne l'avez pas déjà fait.

Vous pouvez désormais choisir entre « Envoyer une copie » et « Collaborer » dans la zone de partage. Sélectionnez « Collaborer » et affinez davantage vos options à l'aide du bouton « Seules les personnes invitées peuvent modifier ». À partir de là, vous pouvez choisir entre le partage avec des personnes spécifiques (ce qui nécessite une connexion) ou avec toute personne disposant d'un lien (ce qui ne nécessite pas de connexion).

Vous pouvez également choisir d’autoriser les modes de partage d’édition (« Peut apporter des modifications ») et de lecture seule (« Afficher uniquement »).

Si vous partagez avec d'autres utilisateurs disposant déjà d'un compte Apple, il est logique de partager le document directement avec eux. Si vous essayez de partager de cette manière avec un utilisateur qui n'a pas avoir un compte Apple, par exemple en sélectionnant l'option de partage « Mail » et en saisissant manuellement leur adresse e-mail, ils verront la page suivante :

Pour afficher ou modifier votre document, ils devront se connecter avec un compte Apple existant ou en créer un gratuitement. Il s'agit d'un processus court, mais il nécessite une vérification avec un numéro de téléphone, et cela ne peut pas déranger tout le monde.

Une meilleure option, en supposant que vous faites confiance à la personne avec laquelle vous partagez, consiste à choisir « Toute personne disposant d'un lien » à la place. Vous pouvez même appliquer tous les privilèges d’édition lorsque vous effectuez cette opération. À partir de là, copiez le lien et collez-le dans un e-mail, un nouveau message ou tout autre moyen par lequel vous souhaitez partager votre document.

Toute personne rejoignant votre lien sera invitée à fournir son nom, après quoi elle pourra consulter le document et même y apporter des modifications. Toutes les modifications qu'ils apportent seront liées à leur nom dans le résumé « Suivi des modifications ». Cela est en contradiction avec le fonctionnement du partage dans Apple Notes, où un compte est toujours requis.

Si votre collaborateur ferme le document et souhaite le modifier à nouveau plus tard, il devra utiliser le même lien et le même nom pour garantir que les modifications sont correctement suivies.

Révoquer l'accès aux documents partagés

Si vous ne souhaitez plus partager votre document, vous pouvez révoquer l'accès à l'aide de l'interface de partage « Collaboration » en haut de l'écran. Cela facilite la suppression des personnes que vous avez invitées à l'aide de la liste des collaborateurs.

Mais si vous avez partagé un lien, vous devrez utiliser le bouton « Arrêter le partage » pour mettre le lien hors ligne. Toute personne en train de modifier le document sera interrompue et verra une erreur comme celle-ci :

Vous pouvez maintenant répéter le processus pour générer un nouveau lien (l'ancien lien cessera de fonctionner définitivement). C'est pratique si vous craignez que le lien soit tombé entre de mauvaises mains.

Exporter des documents Pages vers des formats courants

Alternativement, vous pouvez toujours exporter votre document vers un format de document commun. Si vous choisissez « Partager », puis « Envoyer une copie », vous finirez par partager le fichier Pages, qui est un format que d'autres traitements de texte ne pourront peut-être pas ouvrir.

Pour jouer en toute sécurité, utilisez Fichier > Exporter (ou appuyez sur le bouton points de suspension « … » sur un iPhone ou un iPad et sélectionnez « Exporter ») pour choisir un autre format. Word (DOCX) et texte enrichi (RTF) sont ici les deux choix les plus logiques. Gardez à l’esprit que certains problèmes de formatage peuvent survenir lors de l’exportation vers de tels formats.

Vous devez éviter les formats tels que PDF, EPUB, Images et Texte brut, car ils seront soit des fichiers image littéraux en lecture seule, soit ils ignoreront tout formatage. Si vous modifiez beaucoup de fichiers Word, vous constaterez peut-être que Word est un meilleur choix que Pages.

Donnez une autre chance aux pages

Pages est un traitement de texte solide qui mérite d'être revisité si vous ne l'avez pas essayé depuis un moment. Ces fonctionnalités collaboratives ne sont qu’une raison parmi d’autres de lui donner une autre chance.