Comment partager des documents sur Google Docs, Sheets et Slides

L’une des meilleures fonctionnalités des applications en ligne telles que Google Docs, Sheets et Slides est la possibilité de partager des documents. Que vous souhaitiez collaborer en temps réel ou simplement laisser les autres visualiser le document, c’est assez simple.

Cependant, le partage de votre document ne se limite pas à un simple clic sur un bouton. Selon ce que vous partagez et avec qui, vous devriez prendre un moment pour examiner les autorisations de partage. Les autres devraient-ils avoir la possibilité de modifier le document ? Voulez-vous qu’ils puissent ajouter des commentaires ? Ou le document doit-il être en lecture seule ? Voyons comment partager vos documents et les options d’autorisation.

Configurer le partage avec des personnes spécifiques

Google garde les choses cohérentes en ce qui concerne le partage dans les trois applications. Vous pouvez donc suivre les mêmes étapes quelle que soit l’application que vous utilisez. Pour ce tutoriel, nous utiliserons Google Docs comme exemple.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Partager » en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Partager dans le menu.

Saisissez le nom de votre contact ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous allez partager. Vous pouvez entrer plus d’une personne si vous le souhaitez. Notez simplement que si vous partagez avec plusieurs personnes et ajustez les autorisations de partage à ce stade, vous ne pouvez pas définir les autorisations individuellement. Cependant, vous pouvez les modifier par personne après avoir partagé le document, ce que nous aborderons également ci-dessous.

Ajuster les autorisations de partage

À droite, utilisez la liste déroulante pour choisir l’autorisation. Vous pouvez choisir Éditeur, Visionneuse ou Commentateur.

• Éditeur: Ils peuvent apporter des modifications, accepter ou rejeter des suggestions et partager le document avec d’autres.
• Téléspectateur: Ils peuvent uniquement visualiser le document. Ils ne peuvent pas apporter de modifications ou partager le document.
• Commentateur: Ils peuvent seulement ajouter des commentaires et faire des suggestions. Ils ne peuvent pas apporter de modifications ou partager le document.

Les paramètres d’autorisation ci-dessus sont par défaut, mais vous pouvez effectuer quelques ajustements si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de partage, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite.

Ici, vous pouvez interdire aux éditeurs de modifier les autorisations et de partager. Et vous pouvez désactiver la possibilité pour les téléspectateurs et les commentateurs de voir les actions de téléchargement, d’impression et de copie. Décochez les cases pour supprimer ces autorisations selon vos préférences.

Partager le document

Une fois que vous avez ajouté la ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager et défini les autorisations, vous pouvez éventuellement cocher la case Notifier les personnes et ajouter un message. Cela leur enverra un e-mail leur indiquant que vous avez partagé un document avec eux. Cliquez sur « Envoyer ».

Si vous ne souhaitez pas notifier ceux avec qui vous partagez ici, assurez-vous de décocher la case Notifier les personnes et cliquez sur « Partager ». Vous pouvez choisir de le faire si vous souhaitez les notifier vous-même avec votre propre lien vers le document.

Configurer le partage avec un lien

Si vous envisagez de partager votre document avec de nombreuses personnes, vous avez la possibilité de saisir un lien vers le document à la place. Et avec cette option, vous pouvez également définir des autorisations.

Comment partager un fichier Google Docs, Sheets ou Slides en tant que page Web

Cliquez sur « Partager », puis cliquez dans la zone Obtenir le lien de la fenêtre de partage. Vous avez alors deux options dans la liste déroulante, Limité et N’importe qui avec le lien.

Utilisation Limité en conjonction avec l’ajout de personnes spécifiques dans la zone ci-dessus. Cela empêche toute personne autre que les personnes avec lesquelles vous partagez d’accéder au document s’il rencontre le lien.

Utilisation N’importe qui avec le lien pour permettre à toute personne en possession d’accéder au document. Ensuite, à droite, choisissez Viewer, Commenter ou Editor. Cette autorisation s’appliquera à toute personne accédant au document à l’aide du lien.

Vous pouvez ensuite copier le lien pour le partager avec d’autres. Ensuite, cliquez sur « Terminé ».

Modifier les autorisations après le partage

Que vous partagiez avec des personnes spécifiques ou partagiez simplement le lien, vous pouvez modifier les autorisations que vous avez initialement configurées. Cliquez sur « Partager » en haut à droite.

Pour certaines personnes, utilisez la partie supérieure de la fenêtre de partage. Sélectionnez la liste déroulante à côté de la personne pour laquelle vous souhaitez modifier l’autorisation et choisissez le nouveau paramètre. Cliquez sur « Enregistrer ».

Pour toute personne disposant d’un lien, utilisez la partie inférieure de la fenêtre de partage. Sélectionnez la nouvelle autorisation dans la liste déroulante à droite. Cliquez sur « Terminé ».

Arrêter de partager un document

Si nécessaire, vous pouvez arrêter de partager un document tout aussi facilement. Encore une fois, cliquez sur « Partager ».

Pour des personnes spécifiques, ouvrez la liste déroulante à droite de la personne et sélectionnez « Supprimer ».

Pour toute personne disposant du lien, vous pouvez modifier le paramètre en Restreint. Assurez-vous ensuite de supprimer de la liste de partage de la section ci-dessus toute personne à laquelle vous ne souhaitez pas avoir accès.

Google propose également d’autres moyens de collaborer avec des collègues. Vous pouvez utiliser des commentaires dans Google Sheets pour collaborer sur des feuilles de calcul, créer des documents et travailler ensemble directement dans Google Chat.