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Aujourd’hui, la boîte mail est devenue un outil incontournable dans notre vie quotidienne et professionnelle. Néanmoins, il peut être parfois difficile de s’y retrouver dans la masse d’emails reçus chaque jour.

Cet article vous présente quelques conseils pour mieux gérer votre boîte mail et rester organisé.

Sommaire

Organiser sa boîte de réception

L’organisation de sa boîte mail permet d’être plus efficace au quotidien dans son activité professionnelle. Si les astuces et conseils pour être plus productif vous intéresse, n’hésitez pas à visiter le site latribudesexperts.fr.

Pour commencer, la première étape consiste à organiser sa boîte de réception en créant des dossiers et sous-dossiers thématiques. Cela permettra de classer les emails rapidement et de les retrouver facilement si besoin.

Vous pouvez également utiliser des libellés ou des étiquettes pour marquer les messages importants ou à traiter en priorité.

Pour organiser votre messagerie :

Créer des dossiers : Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour vos mails personnels, professionnels, factures, newsletters, etc. Pour aller plus loin, créez des sous-dossiers à l’intérieur de ces dossiers principaux.
Utiliser des libellés : Certaines messageries proposent d’attribuer des couleurs aux messages pour faciliter leur identification. Profitez-en pour associer une couleur à chaque type de message (urgent, important, à lire plus tard…).
Configurer des règles automatiques : La plupart des messageries permettent de configurer des règles pour filtrer automatiquement les messages entrants. Par exemple, vous pouvez envoyer tous les courriels provenant d’une adresse spécifique vers un dossier dédié.

Trier régulièrement ses courriels

Bien gérer sa boîte mail par également par un tri. En effet, il recommandé de prendre le temps de trier régulièrement sa boîte de réception pour éviter qu’elle ne devienne ingérable.

Fixez-vous des moments précis dans la journée ou la semaine pour consulter et traiter vos emails, en fonction de votre activité et de vos besoins.

Voici quelques conseils pour vous aider à trier efficacement vos messages :

Lire rapidement chaque message : Prenez quelques secondes pour identifier l’objet du message et décider s’il mérite d’être lu immédiatement, plus tard ou être supprimé directement.
Répondre aux messages importants : Si un email nécessite une réponse rapide de votre part, traitez-le dès que possible pour éviter de l’oublier.
Archiver ou classer les messages terminés : Une fois que vous avez lu et/ou répondu à un message, pensez à le déplacer dans le dossier approprié ou à l’archiver pour libérer de l’espace dans votre boîte de réception.
Supprimer les messages inutiles : N’hésitez pas à supprimer les emails sans importance, tels que les spams ou les publicités. Vous pouvez également configurer un filtre anti-spam pour limiter leur arrivée.

Gérer ses abonnements et ses envois groupés

Les newsletters et autres messages automatiques peuvent rapidement envahir notre boîte de réception si on ne fait pas attention.

Voici quelques astuces pour mieux gérer ces types d’emails :

Désabonnez-vous intelligemment : Si vous ne lisez jamais les courriels d’une certaine newsletter, prenez le temps de vous désabonner pour éviter qu’ils ne continuent à encombrer votre boîte mail.
Créez des règles spécifiques : Vous pouvez configurer des règles pour envoyer automatiquement les newsletters dans un dossier dédié ou les marquer comme lus.
Utilisez une adresse électronique secondaire : Pour éviter que vos abonnements ne viennent polluer votre boîte mail principale, créez une adresse email dédiée aux inscriptions à des newsletters, forums ou autres services en ligne.

Profiter pleinement des fonctionnalités offertes par sa messagerie

Pour finir sur la gestion d’une boîte mail, vous devez connaître les fonctionnalités offertes par votre messagerie et les utiliser à bon escient pour optimiser la gestion de votre courrielleur.

Voici quelques exemples :

Utiliser les raccourcis clavier : La plupart des messageries proposent des raccourcis pour effectuer rapidement certaines actions (archiver, supprimer, répondre…). Apprenez-les et utilisez-les pour gagner du temps au quotidien.
Paramétrer des réponses automatiques : Si vous êtes absent ou indisponible, configurez une réponse automatique pour informer vos correspondants de votre situation et leur donner une date de retour.
Configurer des signatures : Créez une ou plusieurs signatures personnalisées pour ajouter automatiquement vos coordonnées en bas de vos emails.

Quelques raccourcis clavier utiles pour Gmail

Avant de commencer, assurez-vous d’activer les raccourcis clavier dans les paramètres de Gmail.

Pour cela, rendez-vous dans les Paramètres (l’icône en forme d’engrenage) > Voir tous les paramètres, puis scrollez vers le bas jusqu’à Raccourcis clavier. Cliquez sur « Activer les raccourcis clavier » puis enregistrer les modifications.

Il existe de très nombreux raccourcis que vous pouvez même personnaliser (Tous les paramètres > Paramètres avancés). Voici les principaux :

c : Composer un nouveau message ;
/ : Placer le curseur dans la barre de recherche ;
p : Répondre à un message ;
a : Répondre à tous dans un message ;
f : Transférer un mail ;
e : Archiver le mail sélectionner.

Bien évidemment, ces raccourcis sont propres à Gmail et ne fonctionneront pas forcément dans Outlook ou encore Thinderbird.

En suivant ces conseils et en adaptant vos habitudes de gestion de mails, vous devriez rapidement constater une amélioration de l’organisation de votre boîte mail et un gain de temps dans le traitement de vos emails.