Comment l'assistant de planification d'Outlook m'aide à organiser des réunions sans effort
Bien que la planification de réunions ne soit pas nouvelle, je parierais que certains d'entre vous négligent l'assistant de planification lors de la création de nouvelles réunions. Voici plusieurs façons dont j'utilise l'Assistant de planification pour m'aider à créer plus rapidement de nouvelles réunions.
Vue d'ensemble de la disponibilité
Dans la section Calendrier d'Outlook, vous remarquerez un volet d'aperçu sur le côté droit. Ce volet vous fournit un aperçu quotidien des réunions que vous avez : leur heure, leur durée, quelle plateforme (si disponible) et dans quel calendrier cette réunion aura lieu, si vous avez partagé des calendriers.
Faisant partie de l'assistant de planification et du calendrier, ce volet affiche les réunions pratiques sous forme de boutons qui vous permettent d'interagir avec elles. Il s'agit d'informations très pratiques auxquelles accéder rapidement, en particulier pour quelqu'un qui a de nombreuses réunions et un emploi du temps chargé.
Si vous ne voyez pas le volet, vous devriez voir une icône de bouton en bas à droite sur laquelle vous pouvez cliquer pour agrandir/masquer ce volet.
Planifier des réunions à l'aide de l'assistant de planification
Lors de la planification d'une nouvelle réunion, l'assistant de planification affiche la disponibilité du calendrier dans lequel vous planifiez la réunion. Lors de la planification de la réunion, vous avez la possibilité de modifier la date et l'heure dans les champs respectifs, mais vous pouvez également faire glisser et déposer le bloc horaire dans le volet d'aperçu de l'Assistant de planification jusqu'à l'heure que vous souhaitez appliquer.
Avoir la possibilité de changer l'heure et la date non seulement de manière classique, et pouvoir utiliser la méthode glisser-déposer est incroyablement pratique.
Pour ceux qui disposent d'un abonnement au niveau Business, vous avez la possibilité d'envoyer un sondage aux invités pour obtenir leur disponibilité avant de planifier votre réunion. Ceux qui disposent d'un abonnement au niveau Entreprise peuvent voir la disponibilité du calendrier de leurs collègues internes via Scheduling Assistant.
Plus vous utilisez l'Assistant de planification pour planifier vos réunions, plus vous vous demanderez pourquoi vous ne l'avez pas utilisé auparavant.
Lorsque Microsoft a intégré l'assistant de planification dans le calendrier Outlook, ma productivité personnelle a considérablement augmenté grâce à ma nouvelle capacité à pouvoir désormais interagir rapidement avec le bloc horaire. C'est incroyable à quel point un si petit changement dans l'interface a eu un tel impact sur ma productivité et sur la rationalisation de mon flux de travail.
Si vous n'avez pas eu l'occasion d'explorer l'assistant de planification, je vous suggère fortement de l'essayer la prochaine fois que vous planifierez une nouvelle réunion. Vous pourriez finir par tomber amoureux de ses fonctionnalités comme moi.