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L'application Raccourcis sur Mac propose des actions utiles, notamment une action permettant d'ajouter des données en haut ou en bas d'une feuille de calcul Numbers. J'utilise cette action pour suivre mon temps en enregistrant les heures de début et de fin des tâches dans une feuille de calcul, que je peux ensuite analyser comme je le souhaite.

Sommaire

Comment configurer votre document numérique pour le suivi du temps

Avant de créer votre raccourci, vous devrez créer un document Numbers auquel votre raccourci pourra ajouter des données. Le raccourci ajoutera ensuite vos heures de début et de fin pour chaque tâche à ce document.

Ouvrez un nouveau document Numbers et ajoutez des en-têtes de colonne pour le nom de la tâche, la date, l'heure de début, l'heure de fin et la durée.

Cliquez et maintenez l'icône à double ligne en bas de l'écran et faites-la glisser vers le haut pour supprimer toutes les lignes possibles. Les chiffres ne vous permettront pas de supprimer la dernière ligne sous vos en-têtes, mais vous pourrez la supprimer plus tard si vous le souhaitez.

Cliquez sur Fichier > Enregistrer et ouvrez la liste déroulante des emplacements. Sélectionnez « Lecteur iCloud ».

Choisissez le dossier Raccourcis. Cela garantira que les raccourcis pourront accéder à votre document Numbers.

Donnez au document un nom mémorable et cliquez sur « Enregistrer ».

Comment créer un raccourci pour enregistrer l'heure de début d'une tâche

Maintenant que votre feuille de calcul est prête, vous pouvez créer votre premier raccourci à l'aide de l'application Raccourcis sur votre Mac. Ce raccourci vous demandera le nom de la tâche sur laquelle vous travaillez. Une fois que vous l'avez saisi, il obtiendra l'heure et la date actuelles et ajoutera le nom de la tâche, la date et l'heure de début à une nouvelle ligne au bas de votre document. Cela enregistrera un journal du moment où vous démarrez chaque tâche.

Ouvrez l'application Raccourcis et cliquez sur l'icône « + » (plus) pour créer un nouveau raccourci. Tapez « Demander » dans le champ de recherche et faites glisser l'action « Demander une contribution » dans votre raccourci.

Cliquez sur « Invite » et tapez une invite vous demandant le nom de la tâche que vous souhaitez démarrer, par exemple « Quelle tâche démarrez-vous ? » Tapez « Date » dans le champ de recherche et faites glisser l'action « Date » dans votre raccourci.

Recherchez « Nombres » et faites glisser l'action « Ajouter une ligne en haut ou en bas du tableau » dans votre raccourci. Cliquez sur « Date » et sélectionnez « Effacer » pour le supprimer. Cliquez sur « Feuille de calcul Numbers » et sélectionnez la feuille de calcul créée précédemment.

Ctrl-cliquez sur « Valeurs », sélectionnez « Insérer une variable » si c'est une option et choisissez « Demander une entrée ». Cela ajoutera le nom de la tâche à la colonne « Tâche » de votre feuille de calcul.

Cliquez sur l'icône « + » (plus) à côté de la nouvelle sélection « Ajouter pour l'entrée », puis Ctrl-clic sur « Valeurs », sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Cliquez sur la liste déroulante « Format de l'heure » et sélectionnez « Aucun ». » Cela ajoutera la date (sans l'heure) à la colonne « Date » de votre feuille de calcul.

Si aucun bouton « + » (plus) n'apparaît, tapez plutôt une lettre aléatoire dans la zone Demander une entrée, puis complétez la section suivante avant de revenir pour ajouter à nouveau Demander une entrée dans la première zone de variable.

Cliquez sur l'icône « + » (plus), Ctrl-clic sur « Valeurs », sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Sous « Obtenir », sélectionnez « Heure ». Cela ajoutera l'heure à votre colonne « Heure » dans votre feuille de calcul.

Cliquez sur le nom de votre raccourci et remplacez-le par quelque chose de descriptif, comme « Suivi de l'heure de début ». Votre raccourci final devrait ressembler à la capture d'écran ci-dessous.

Cliquez sur l'icône « i » dans le volet de droite et cochez « Épingler dans la barre de menus ». Cela rendra le raccourci rapidement accessible depuis la barre de menu. Vous pouvez également cliquer sur « Ajouter un raccourci clavier » pour ajouter une combinaison de touches personnalisée pour démarrer votre raccourci.

Comment créer un raccourci pour enregistrer l'heure de fin d'une tâche

Le raccourci ci-dessus enregistrera l'heure à laquelle vous démarrez une tâche. Vous pouvez ensuite créer un autre raccourci qui enregistrera l'heure à laquelle vous vous arrêtez. Celui-ci est un peu plus simple, car vous n'avez pas besoin de demander le nom de la tâche.

Ouvrez les raccourcis et cliquez sur l'icône « + » (plus) pour créer un nouveau raccourci. Recherchez « Date » et faites glisser l'action « Date » dans votre raccourci.

Recherchez « Nombres » et faites glisser l'action « Ajouter une ligne en haut ou en bas du tableau » vers votre raccourci. Cliquez sur « Date » et sélectionnez « Effacer » pour supprimer la variable. Cliquez sur « Feuille de calcul Numbers » et sélectionnez la feuille de calcul que vous avez créée au début de l'article.

Cliquez sur « Valeurs » et tapez « X » qui sera un espace réservé que nous supprimerons sous peu. Cliquez sur l'icône « + » (plus), puis Ctrl-clic sur « Valeurs ». Sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Cliquez sur la liste déroulante « Format de l'heure » et sélectionnez « Aucun ». Cela ajoutera la date de fin de votre tâche à la colonne « Date » de votre feuille de calcul.

Cliquez sur « + » (plus) et tapez « Y » comme autre espace réservé. Cliquez sur « + » (plus) et Ctrl-clic sur « Valeurs ». Sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Dans la section « Obtenir », choisissez « Heure ». Cela ajoutera l'heure actuelle à la colonne « Heure de fin » de votre feuille de calcul.

Supprimez les espaces réservés « X » et « Y » qui doivent être remplacés par le mot « Valeurs ». Cela garantit que rien n'est saisi dans les colonnes « Nom de la tâche » et « Heure de début » de votre feuille de calcul en transmettant des valeurs vides pour ces colonnes.

Cliquez sur le nom de votre raccourci et donnez-lui quelque chose de descriptif, comme « Suivi de l'heure de fin ». Votre raccourci terminé devrait ressembler à la capture d'écran ci-dessous.

Cliquez sur l'icône « i » dans le volet de droite et cochez « Épingler dans la barre de menus ». Vous pouvez également cliquer sur « Ajouter un raccourci clavier » si vous souhaitez ajouter une combinaison personnalisée pour votre raccourci.

Utiliser vos raccourcis de suivi du temps

Maintenant que vous avez créé vos raccourcis de suivi du temps, vous êtes prêt à commencer à les utiliser. Lorsque vous démarrez une tâche, cliquez sur l'icône Raccourcis dans la barre de menus (vous devrez peut-être afficher votre barre de menus si elle est masquée). Sélectionnez le raccourci qui démarre le suivi du temps. Une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant quelle tâche vous démarrez. Entrez le nom de la tâche et cliquez sur « Terminé ».

Le nom de la tâche, la date actuelle et l'heure de début seront tous ajoutés à une nouvelle ligne de votre feuille de calcul. Si vous le souhaitez, à ce stade, vous pouvez supprimer la ligne vide que nous n'avons pas pu supprimer précédemment en cliquant avec le bouton droit sur le numéro de ligne et en sélectionnant « Supprimer la ligne ».

Lorsque vous arrêtez de travailler sur votre tâche, cliquez sur l'icône Raccourcis dans la barre de menu et sélectionnez le raccourci que vous avez créé pour mettre fin au suivi du temps. La date et l'heure de fin seront ajoutées à votre feuille de calcul. Vous pouvez continuer à utiliser vos raccourcis pour enregistrer le début et la fin de chaque tâche.

Calculer la durée d'une tâche en chiffres

Savoir quand vous avez commencé et terminé une tâche est utile, mais vous souhaitez probablement aussi connaître la durée. C'est assez simple de calculer cela dans votre feuille de calcul. Cliquez dans la deuxième cellule de votre colonne « Durée ». Tapez « = » puis cliquez sur la valeur dans la colonne « Heure de fin ». Tapez « – » (moins) et sélectionnez la valeur dans la colonne « Heure de début ». Appuyez sur Entrée et la durée sera calculée.

Au fil du temps, votre feuille de calcul se remplira de plus en plus de données. Vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage de la formule de durée vers le bas pour l'appliquer à toutes les cellules de la colonne de durée, comme vous le pouvez dans Excel. Cela calculera la durée de toutes vos tâches enregistrées.

Vous pouvez ensuite utiliser Numbers pour faire presque tout ce que vous voulez avec ces informations, comme créer des diagrammes circulaires de vos tâches ou rechercher les tâches sur lesquelles vous consacrez le plus de temps. Une fois que vous avez les données dans votre feuille de calcul à l’aide de vos raccourcis, vous pouvez en faire ce que vous voulez.

Les chiffres sont souvent négligés, les gens préférant utiliser des applications telles qu'Excel ou Google Sheets. Cependant, la possibilité d'ajouter des données à votre feuille de calcul via des actions dans l'application Raccourcis fait de Numbers un outil très utile dans votre arsenal. Tout ce que vous avez à faire est de décider comment l’utiliser au mieux.