Comment j'utilise l'application Microsoft To Do pour maximiser ma productivité
J'ai découvert Microsoft To Do pour la première fois en travaillant à domicile. Des tâches interminables, des délais et des notes fragmentées ont commencé à me préoccuper. Des morceaux de papier aléatoires, des feuilles de calcul à moitié terminées et des listes de contrôle mentales n'ont pas contribué à apaiser le chaos.
Je cherchais un moyen simple et facile de suivre mes tâches qui n'était pas le Bloc-notes, et cela a fini par être To Do. Maintenant, j'ai essayé de nombreuses plateformes et outils de productivité, mais je reviens toujours à Microsoft To Do, notamment pour les listes. Cette première expérience a fini par devenir une habitude à long terme que je continuerai à utiliser.
Sommaire
Que doit faire Microsoft ?
L'application Microsoft To Do, parfois abrégée de manière informelle mais largement connue sous le nom de To Do, fournit une plateforme centrale pour organiser les tâches personnelles ou professionnelles. Une mise en page intuitive vous accueille avec des options pour créer des listes, définir des rappels, planifier des tâches pour plus tard et diviser les projets en parties plus compréhensibles.
Ma préférence personnelle consiste à l'associer à Outlook, qui synchronise les tâches sur tous les appareils et garantit qu'aucune tâche importante ne passe entre les mailles du filet. De nombreux utilisateurs privilégient sa présentation simple, qui rappelle les listes de tâches manuscrites, bien qu'elle soit soutenue par une puissante synchronisation cloud, que j'aborderai plus tard.
Pour accéder à To Do, accédez à la barre de recherche Windows (ou appuyez sur Windows+S) et recherchez Faire. Appuyez sur Entrée pour ouvrir l'application. Si vous y êtes invité, connectez-vous à votre compte Microsoft.
La configuration de l'application To Do nécessite un compte Microsoft. Vous pouvez utiliser vos informations d'identification existantes depuis Outlook.
L'utiliser pour les tâches quotidiennes et les rappels
Microsoft To Do semble être un outil simple à première vue, et il est vraiment intuitif grâce à sa conception simple. Cependant, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles.
La fonctionnalité « Ma journée » se distingue par l'accent mis sur les intentions quotidiennes. Un nouvel écran vous accueille chaque matin, vous aidant à identifier les priorités pour cette journée spécifique. Pour moi, c’est important car cela clarifie ce qui doit être fait pour aider à cocher les choses et maintenir des progrès constants.
Vous pouvez également définir une date d'échéance ou un rappel en tapant ce qui doit être fait et quand, et le programme s'en chargera pour vous. En tant que personne qui oublie constamment des choses, le fait de disposer d'alertes et de notifications programmées me permet de ne jamais manquer un rendez-vous ou une date limite.
L’un des aspects de la motivation consiste à utiliser l’astuce psychologique des délais auto-imposés. Fixer une date d'achèvement arbitraire (mais réaliste) pour certaines tâches vous donne un léger sentiment d'urgence sans être trop stressant (du moins pour moi, en tout cas).
Vous pouvez cliquer sur l'icône étoile à côté de la tâche pour la marquer comme importante, et également trier les tâches par importance, date d'échéance, par ordre alphabétique ou par date de création :
Eh bien, vous n’aurez peut-être pas besoin de le changer complètement. To Do s'intègre à d'autres services Microsoft tels que Planner et Outlook, ce qui permet de tout synchroniser sur différentes plates-formes. Ceux qui sont à l’aise avec une approche de planification avec un stylo et du papier préféreront peut-être le design minimaliste de l’application. Mais vous pouvez également explorer les catégories à code couleur, le partage collaboratif et les paramètres personnalisés pour bénéficier d'une expérience plus personnalisée, sans que cela devienne écrasant.
Utiliser des listes individuelles pour différentes choses
Certaines personnes aiment tout conserver dans une seule liste principale, même si je trouve les catégories séparées plus pratiques. Je préfère commencer par des catégories larges, telles que « Travail », « Personnel », « Apprentissage » ou « Ménage ». Chaque catégorie figure dans sa propre liste, facilement accessible depuis le panneau de gauche, comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également faire glisser n'importe quelle tâche de « Ma journée » vers n'importe quelle autre liste (ne vous inquiétez pas, elle restera toujours dans la section « Ma journée », puisqu'elle sera simplement copiée).
Sous-listes pour les sous-tâches
Ma liste « Travail » est généralement divisée en tâches distinctes lorsque les tâches comportent plusieurs étapes. Les sous-tâches à l'intérieur de chaque élément de tâche décomposent les tâches plus larges en morceaux discrets et de petite taille.
Cette approche transforme des objectifs intimidants en séquences d'étapes gérables :
Vous pouvez également télécharger tous les fichiers de support pour vous aider à accomplir cette tâche. Cliquez simplement sur « Ajouter un fichier » dans la fenêtre des tâches.
Une autre astuce consiste à réorganiser mes tâches au fur et à mesure que les situations évoluent. Parfois, une mission d’une ampleur inattendue arrive dans ma boîte de réception, faisant dérailler le plan initial de la journée. J'ouvre Microsoft To Do, je fais glisser le nouvel élément dans la liste appropriée et j'attribue les nouveaux délais en conséquence. Cette approche évite toute confusion puisque je ne gribouille pas sur des notes autocollantes ni n'enterre des tâches dans des fils de discussion de courrier électronique.
L'application devient une sorte de centre de commande centralisé pour toutes les responsabilités professionnelles et personnelles. Mon calendrier reste un espace distinct pour les réunions et les événements temporels, tandis que Microsoft To Do couvre le domaine des tâches et des rappels. Les deux fonctionnent ensemble, chacun avec un objectif distinct.
Partagez vos listes d'épicerie
Récemment, j'ai dû planifier l'anniversaire d'un ami de la famille et j'ai fini par utiliser Microsoft To Do pour créer une liste. La liste nous a tous aidés à rester organisés et à tout faire sans surcharger les discussions de groupe. Pour partager une liste, accédez à la liste et cliquez sur l'icône de personne sur le côté gauche de l'écran. À partir de là, vous pouvez créer des liens d'invitation vers d'autres utilisateurs Microsoft. Vous pouvez faire de même pour tout type de liste (comme une liste de courses), comme indiqué ci-dessous :
Examinez les tâches terminées chaque semaine
L'une de mes astuces de productivité préférées consiste à m'asseoir et à passer du temps à passer en revue toutes les tâches qui ont été accomplies tout au long de la semaine et à planifier les tâches que je souhaite accomplir pour la prochaine. Heureusement, Microsoft To-Do conserve un enregistrement de ce que vous avez accompli. Vous parcourez donc la liste complétée pour identifier les modèles de progrès ou les goulots d'étranglement. La première fois que j’ai fait cela, j’ai réalisé que certaines tâches semblaient se répéter fréquemment, j’ai donc fini par créer des rappels récurrents.
Astuce de productivité bonus
Une autre stratégie consiste à utiliser Microsoft To Do avec d'autres techniques de productivité, telles que le blocage du temps ou la technique Pomodoro. L'application elle-même n'impose pas de blocs de temps (cependant, Windows dispose de minuteries Pomodoro intégrées), mais elle complète cette pratique lorsque je planifie ma journée autour de tâches spécifiques. Quinze minutes sur une sous-tâche, une pause de cinq minutes, quinze minutes supplémentaires, puis une vérification rapide de ma liste pour noter ce que j'ai accompli. Cette synergie entre un temps structuré et une liste de tâches organisée me permet de rester discipliné.
Accédez à Microsoft pour le faire n'importe où
Comme mentionné précédemment, une chose que j'aime vraiment dans l'application To Do est qu'elle est compatible multiplateforme, permettant un accès facile. Un ordinateur portable au bureau à domicile. Une tablette dans le salon. Un téléphone dans ma poche lors d’une pause en plein air. Où que je sois, je peux accéder à mes listes n'importe où. Tous ces appareils se synchronisent via le cloud Microsoft, ce qui me permet de vérifier les choses tout au long de la journée.
Microsoft To Do a transformé ma façon d'aborder l'organisation, en offrant un système transparent et intuitif qui s'adapte à mes besoins. Qu'il s'agisse de tâches professionnelles, d'objectifs personnels ou de projets collaboratifs, tout reste sur la bonne voie pour que je puisse me concentrer sur ce qui compte vraiment.
