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Êtes-vous fatigué de fouiller dans la barre d'outils encombrée de Microsoft Word pour trouver les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Moi aussi, jusqu'à ce que je personnalise la barre d'outils en fonction de mon flux de travail. Désormais, chaque commande dont j'ai besoin est à portée de clic. Voici comment adapter l’interface de Word à votre style de productivité.

Sommaire

Qu'est-ce que le ruban dans Microsoft Word (et pourquoi vous devez le personnaliser)

Le ruban dans Microsoft Word est la longue barre d'onglets en haut de votre écran, remplie d'onglets tels que Accueil, Insertion et Conception. Chaque onglet contient des groupes de commandes associées, telles que Police, Paragraphe et Styles, qui vous aident à créer, modifier et formater vos documents.

Bien que le ruban soit conçu pour être facile à utiliser, sa configuration par défaut peut ne pas répondre à vos besoins spécifiques. Heureusement, vous pouvez personnaliser le ruban et hiérarchiser vos commandes les plus utilisées, rendant ainsi votre travail plus rapide et plus efficace. Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais vous aide également à rester concentré, vous permettant ainsi d'accomplir vos tâches avec moins d'interruptions.

En tant que rédacteur de contenu, je passe des heures à travailler sur Microsoft Word, donc même de petites améliorations comme la personnalisation de l'interface peuvent faire une énorme différence.

Personnaliser les onglets et les groupes du ruban

Les onglets par défaut de Microsoft Word couvrent un large éventail d'outils, mais vous pouvez également ajouter de nouveaux onglets et organiser ceux existants. Par exemple, si vous travaillez fréquemment avec des tableaux, vous pouvez créer un onglet Tableaux dédié avec des commandes telles que Insérer un tableau, Conception de tableau et Options de mise en page. Désormais, au lieu de sauter autour du ruban, vous disposez d'un emplacement centralisé réservé aux tables.

Pour commencer à personnaliser votre ruban, accédez à Fichier > Options > Personnaliser le ruban ou cliquez simplement avec le bouton droit sur le ruban et choisissez « Personnaliser le ruban ».

Cela ouvre le menu Options Word, où vous pouvez afficher la configuration actuelle du ruban à droite et les commandes disponibles à gauche.

Dans le menu Personnaliser le ruban, vous pouvez ajouter ou supprimer des onglets en cochant ou en décochant simplement les cases. De plus, vous pouvez déplacer des onglets ou des groupes en les faisant glisser et en les déposant ou en renommant les onglets et les groupes pour mieux décrire leurs fonctions, ce qui facilite leur identification pendant que vous travaillez.

Créer des groupes personnalisés dans les onglets personnalisés

Un groupe est essentiellement une section plus petite dans un onglet qui regroupe des commandes similaires. Pour un contrôle plus précis sur votre ruban, vous pouvez créer des groupes personnalisés dans des onglets personnalisés, vous permettant d'organiser des ensembles spécifiques de commandes en catégories logiques.

En tant qu'écrivain, j'ai mon propre onglet « Écriture » personnalisé avec des groupes pour les outils d'édition, les options de formatage et la vérification finale. Au sein de chaque groupe, j'ai placé des commandes qui m'aident tout au long du processus d'écriture.

Pour créer un nouvel onglet personnalisé, accédez à la liste Personnaliser le ruban et cliquez sur « Nouvel onglet ». Vous pouvez également sélectionner un onglet personnalisé existant et cliquer sur « Nouveau groupe » pour y ajouter un groupe.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l'onglet personnalisé et sélectionner « Ajouter un nouveau groupe ». Ensuite, faites glisser et déposez les commandes de la liste de gauche dans le nouveau groupe.

Vous pouvez créer plusieurs groupes dans votre onglet personnalisé.

Ajouter des commandes au ruban

Comme indiqué précédemment, une fois que vous avez créé des onglets ou des groupes personnalisés, l'étape suivante consiste à les remplir avec les outils et commandes spécifiques que vous utilisez le plus. Parfois, les commandes par défaut ne suffisent pas et vous aurez souvent besoin d’une commande enfouie profondément dans un menu. L'ajout de ces commandes au ruban peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Un moyen rapide d'ajouter une commande consiste à glisser-déposer, mais il existe également une méthode plus structurée. Tout d’abord, sélectionnez l’onglet ou le groupe personnalisé dans lequel vous souhaitez ajouter des commandes. Ensuite, dans la liste déroulante « Choisir les commandes parmi », sélectionnez les commandes dans des catégories telles que « Commandes populaires » ou « Toutes les commandes ».

Mettez en surbrillance la commande souhaitée et cliquez sur « Ajouter » pour la déplacer vers votre onglet ou groupe personnalisé.

Une fois ajoutée, vous pouvez faire glisser la commande vers la position souhaitée dans le groupe.

Créer des groupes dans les onglets existants

Parfois, vous n'avez pas besoin d'un tout nouvel onglet, mais simplement d'une version mieux organisée d'un onglet existant. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés à n'importe quel onglet, même ceux intégrés. Je l'ai fait avec l'onglet Accueil, en créant un groupe « Formatage rapide » qui combine mes commandes de formatage les plus utilisées en un seul endroit.

Pour créer un groupe dans un onglet existant, ouvrez le menu Personnaliser le ruban. Faites un clic droit sur l'onglet spécifique et sélectionnez « Nouveau groupe ». Ensuite, commencez à ajouter des commandes au nouveau groupe.

La clé est de réfléchir aux commandes que vous utilisez fréquemment ensemble. Par exemple, j'ai regroupé tous mes styles de titre avec mes commandes de table des matières, car je les utilise habituellement dans l'ordre.

Masquer ou réduire le ruban

Si vous préférez un espace de travail minimal, vous pouvez masquer ou réduire votre ruban. Vous pouvez soit afficher uniquement les onglets, soit réduire le ruban à une seule ligne en haut de la fenêtre, qui ne s'agrandit que lorsque vous cliquez dessus.

Je bascule entre masquer et réduire le ruban en fonction de ce que je fais. Quand j'écris, je le garde effondré ; quand je formate, je l'épingle pour l'ouvrir. Il s’agit de trouver le bon équilibre pour votre tâche actuelle.

Cliquez sur la petite flèche en haut à droite du ruban. Cela affiche le menu Afficher le ruban avec plusieurs options. Par défaut, l'option Toujours afficher le ruban est sélectionnée. Pour masquer complètement le ruban, sélectionnez « Mode plein écran ». Pour afficher uniquement les onglets, cliquez sur « Afficher uniquement les onglets ».

Vous pouvez le ramener à tout moment en cliquant à nouveau sur n'importe quel onglet ou en configurant des raccourcis clavier (Alt+H) pour activer ou désactiver le ruban instantanément.

Une autre façon de réduire et de restaurer le ruban consiste à cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel onglet (comme Accueil ou Insertion) et à sélectionner « Réduire le ruban ».

Pour afficher à nouveau le ruban, cliquez sur un onglet particulier. Cependant, une fois que vous aurez commencé à écrire, il disparaîtra à nouveau. Pour garder le ruban ouvert en permanence, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel onglet et désélectionnez « Réduire le ruban » ou appuyez simplement sur Ctrl+F1.

Réinitialiser le ruban aux paramètres par défaut

Si votre nouvelle configuration ne fonctionne pas pour vous ou perturbe votre flux de travail, vous pouvez facilement réinitialiser la personnalisation d'un onglet spécifique ou de tous les onglets aux paramètres par défaut.

Cliquez sur le menu déroulant « Réinitialiser » en bas de la boîte de dialogue et choisissez « Réinitialiser uniquement l'onglet du ruban sélectionné » ou « Réinitialiser toutes les personnalisations » en fonction de ce que vous souhaitez rétablir.

Après confirmation, cela restaurera votre ruban aux paramètres d'origine de Word afin que vous puissiez recommencer à zéro si nécessaire. C'est un moyen rapide et pratique d'annuler les modifications sans problème.

Je vous recommande d'exporter vos personnalisations avant de réinitialiser (plus d'informations ci-dessous), juste au cas où vous souhaiteriez restaurer certaines de vos modifications ultérieurement.

Une fois que vous avez perfectionné votre ruban personnalisé, vous pouvez le partager avec d'autres personnes afin qu'ils puissent importer votre configuration dans leur propre configuration Word. Microsoft Word vous permet d'exporter vos paramètres de ruban personnalisés sous forme de fichier XML (généralement avec une extension EXPORTEDUI), qui peut ensuite être importé dans une autre instance de Word.

Pour partager votre ruban personnalisé, revenez à Personnaliser le ruban et cliquez sur le bouton « Importer/Exporter ». Ensuite, sélectionnez « Exporter toutes les personnalisations » et choisissez l'emplacement souhaité pour enregistrer le fichier.

Pour importer un ruban personnalisé, suivez les mêmes étapes, mais sélectionnez « Importer les personnalisations » et choisissez le fichier « .exportedUI » enregistré. Je conserve mon fichier de personnalisation dans le stockage cloud afin d'avoir toujours accès à ma configuration préférée, que je sois sur mon ordinateur portable de travail ou sur mon ordinateur de bureau à la maison.

La personnalisation de la barre d'outils Microsoft Word peut sembler un petit changement, mais elle a un impact énorme sur la productivité et la facilité d'utilisation. Vous pouvez faire en sorte que le ruban fonctionne pour vous en l'ajustant en fonction de vos préférences.