Comment insérer et utiliser un pivotchart dans Microsoft Excel
Ce n'est pas un secret que les graphiques sont l'un des meilleurs moyens de Microsoft Excel pour visualiser vos données pour une analyse rapide. Cependant, si vous avez affaire à un ensemble de données particulièrement grand ou complexe ou si vous souhaitez qu'un graphique soit interactif et dynamique, les pivotcharts sont la voie à suivre.
Sommaire
Pourquoi vous devriez utiliser des pivotcharts (et pourquoi ils sont meilleurs que les graphiques ordinaires)
Si vous allez déjà faire des efforts pour insérer un Tivottable dans votre classeur Excel, alors c'est une évidence de générer un pivotchart en même temps.
La différence entre un graphique ordinaire et un pivotchart est frappant, surtout lorsque vous travaillez avec beaucoup de données. De la même manière qu'un Tivottable condense et regroupe des informations complexes dans un format plus compréhensible, son pivotchart correspondant visualise les données résumées à partir d'un grand ensemble de données d'une manière qui rend l'analyse super facile.
Disons que vous avez reçu ce tableau de vente contenant 700 lignes et neuf colonnes, et vous avez été invité à présenter les informations sous forme de graphique.
L'utilisation d'un tableau Excel ordinaire pour organiser ces informations serait à peu près impossible, surtout si vous voulez rendre le graphique interactif. Même si vous visualisez seulement quelques colonnes, car certains champs sont répétés plusieurs fois, le graphique est difficile à lire et n'aide pas l'analyse des données.
D'un autre côté, ce pivotchart présente à peu près les mêmes données que dans le graphique ci-dessus, mais sous forme condensée, ce qui signifie qu'elle est beaucoup plus facile à interpréter.
De plus, vous pouvez filtrer les données dans un pivotchart en interagissant avec les menus déroulants intégrés, et vous pouvez également voir une ventilation d'un champ en cliquant sur les icônes plus et moins dans le coin inférieur droit – les choses que vous ne pouvez pas faire avec un graphique ordinaire. En plus de cela, le titre du graphique se met à jour automatiquement en fonction des filtres et des paramètres que vous appliquez.
Si vous devez modifier la source de données d'un graphique ordinaire, vous devez ouvrir l'onglet « Conception du graphique », cliquez sur « Sélectionner les données » et naviguer dans une boîte de dialogue Pernickety et Cumbersome.
Cependant, pour faire de même avec un pivotchart, vous pouvez simplement cliquer et faire glisser les champs pertinents dans les champs de champs Ticottables ou la boîte de dialogue des champs Pivotchart – un processus beaucoup plus intuitif (plus à ce sujet sous peu).
En fait, la liste des avantages des pivotcharts pourrait continuer indéfiniment. Cependant, si votre plan consiste à créer un tableau de bord dynamique de cartes interactives, ou si vous allez partager votre classeur avec d'autres, vous devriez certainement opter pour les pivotcharts avant les graphiques Excel ordinaires. Ils sont plus faciles à utiliser (même pour ceux qui sont moins familiers avec Excel), il n'y a pas besoin de formules ou de processus complexes, et dès que vous savez comment un Ticlotable fonctionne, créant et interagissant avec un pivotchart correspondant est beaucoup plus facile que de faire de même avec un graphique ordinaire.
Si vous travaillez avec un ensemble de données petit et simple dans Excel, un graphique régulier peut être le choix optimal de visualisation des données.
Comment créer un pivotchart dans Microsoft Excel
La génération d'un pivotchart est vraiment assez simple, à condition que vous fassiez tout dans le bon ordre. Alors, suivez ces étapes avec soin, et vous vous retrouverez avec un pivotchart pour impressionner!
Étape 1: structurez correctement vos données
Les tenants et pivotcharts ne fonctionnent que comme prévu lorsque vos données source sont correctement structurées, vous devez donc vous concentrer sur cela avant même de penser à condensation et à visualiser vos données.
Chaque valeur d'une colonne doit contenir le même type de données. Dans l'exemple ci-dessous, toutes les valeurs de la colonne A sont les départements, toutes les valeurs de la colonne B sont des pays, etc. Ceux-ci sont connus sous le nom champs (étiqueté UN). D'un autre côté, chaque ligne doit contenir un groupe de données connexes. Ici, la ligne 2 contient tous les détails sur le rougissement vendu au Canada, la ligne 3 contient tous les détails sur la poudre bronzante vendue au Canada, etc. Ceux-ci sont appelés enregistrements (étiqueté B).
Assurez-vous que chaque colonne a un en-tête qui décrit de manière concise ce que contient la colonne et évitez d'avoir des cellules, des lignes ou des colonnes vierges dans votre ensemble de données.
Il est tout aussi important de garantir que votre ensemble de données n'a pas de cellules fusionnées, car les pivottables et les pivotcharts ne fonctionnent qu'avec des données plates. Vous pouvez tuer deux oiseaux avec une pierre à cet égard en formatant votre ensemble de données comme une table Excel, qui, ainsi que les cellules fusionnées non-meurantes, regroupe les données en une seule base de données reconnaissable qui alimente la pivottable et pivotchart de manière transparente.
Pour ce faire, sélectionnez n'importe quelle cellule de l'ensemble de données, cliquez sur « Format en tant que table » dans l'onglet Home sur le ruban et choisissez une conception. Alternativement, appuyez sur Ctrl + T.
Ensuite, dans la boîte de dialogue Créer la table, vérifiez que l'ensemble de données est sélectionné, cochez « ma table a des en-têtes » s'il n'est pas déjà coché et cliquez sur « OK ».
Maintenant que votre ensemble de données est correctement formaté, donnez un nom à votre table dans le champ Nom de la table de l'onglet de conception de la table.
Les noms de table doivent commencer par une lettre, un soulignement ou une barre oblique inverse, et les caractères restants doivent être des lettres, des chiffres, des périodes ou des soulignements. Une table ne peut pas être nommée « C », « C,, » R,, « R », ou être la même qu'une référence cellulaire. Gardez les noms de table courts et envisagez de les commencer par quelque chose comme « T_ » pour les différencier des autres éléments nommés de votre classeur.
Étape 2: Convertissez votre ensemble de données en un brochet et pivotchart
Maintenant, vous êtes prêt à créer votre poivable et votre pivotchart.
Une façon de le faire est de créer d'abord un Ticottable en sélectionnant une cellule dans votre table, en cliquant sur « Tivottable » dans l'onglet Insérer sur le ruban, puis en utilisant le Tivottable résultant pour créer un pivotchart.
Cependant, la meilleure approche consiste à les créer à la fois en même temps, car de cette façon, vous pouvez vérifier que le pivotchart ressemble exactement à la façon dont vous le souhaitez. De plus, cela ne nécessite aucun effort supplémentaire pour créer un pivotchart si vous créez déjà un poivable.
Donc, sélectionnez n'importe quelle cellule de votre table Excel formatée et dans l'onglet Insérer du ruban, cliquez sur la moitié supérieure du bouton « Pivotchart » divisé.
Je préfère insérer des pivottables et des pivotharts dans de nouvelles feuilles de calcul afin d'avoir un espace propre et dédié pour l'analyse et la visualisation des données. Si vous êtes dans le même bateau, sélectionnez « Nouvelle feuille de travail ». Sinon, optez pour la «feuille de travail existante» et sélectionnez une cellule dans le champ de localisation. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Parce que les pivotcharts sont motivés par des pivottables, des zones pour les deux apparaissent ensemble dans la feuille de calcul.
Sélectionnez maintenant la zone Pivotchart, et dans le volet de champ Pivotchart, cliquez et faites glisser les champs que vous souhaitez visualiser dans la zone pertinente. Dans mon cas, je veux des départements et des produits le long de l'axe X (zone de l'axe), des bénéfices combinés sur l'axe y (la zone des valeurs) et des pays représentés comme des points de données individuels (la zone de légende). Lorsque vous déplacez les champs dans les différentes zones du volet Pivotchart Fields, le Ticottable et Pivotchart mettent instantanément à jour pour refléter votre sélection.
Pour le moment, parce que le Pivotchart affiche des données pour tous les départements et tous les produits, ce n'est pas le plus facile à lire. Cependant, ne vous inquiétez pas – vous pouvez facilement manipuler le pivotchart afin qu'il affiche clairement les données.
Comment manipuler un pivotchart pour afficher exactement ce que vous voulez
Une fois que vous avez créé votre pivotchart et commencez à jouer avec les différentes options, vous vous rendrez rapidement compte que l'outil est satisfaisant intuitif. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Effondrer les sous-champs
Lorsque vous créez d'abord un pivott et un pivotchart correspondant, tous les sous-champs sont élargis par défaut. Vous pouvez voir que c'est le cas dans le Ticottable ci-dessous, où la chronique de la ligne étiquette chaque produit pour chaque département.
Ainsi, une bonne première action à entreprendre lorsque vous créez votre poivable et votre pivotchart est d'effondrer ces champs. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais de loin le plus simple est de cliquer sur le symbole « – » dans le coin inférieur droit du pivotchart.
Lorsque vous faites cela, remarquez comment les deux le pivotchart et La mise à jour tiillante en conséquence. En effet, faire un changement à un volonté toujours affecter l'autre, car ils travaillent toujours en tandem. À la suite de ce clic unique, je peux instantanément voir le profit de chaque département de chaque pays.
Utilisation des filtres Pivotchart
Maintenant que les détails les plus fins sont effondrés, vous pouvez commencer à vous plonger plus précisément dans vos données. Comme pour de nombreux outils dans Excel, il existe différentes façons de le faire, mais je préfère utiliser les commandes de filtre sur le pivotchart lui-même. Par exemple, disons que vous souhaitez comparer les bénéfices réalisés dans chaque département du Mexique.
Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant « Country », vérifiez uniquement « Mexico » et cliquez sur « OK ».
Cette fois, le Pivotchart a adopté un titre approprié, les données pour le Mexique sont isolées pour une interprétation rapide, et vous pouvez jeter un coup d'œil à la pivottable correspondante pour voir les chiffres individuels.
Vous pouvez aller plus loin et analyser les bénéfices réalisés à partir des ventes de chaque produit au sein d'un département particulier du Mexique. Dans cet exemple, j'ai sélectionné « Sports » dans le filtre du département et cliqué sur l'icône « + » dans le coin inférieur droit du graphique pour afficher les sous-champs.
Que diriez-vous de comparer les ventes sportives du Mexique au Royaume-Uni? Cela est également simple – ajoutez simplement « UK » au filtre du pays.
Pour recommencer et supprimer tous les filtres, sélectionnez le pivotchart, cliquez sur « Pivotchart Analyze » sur le ruban, puis cliquez sur « Effacer les filtres » dans le menu déroulant Clear.
Visualiser différents champs dans un pivotchart
L'un des plus grands avantages de l'utilisation de Pivotcharts plutôt que des graphiques Excel réguliers est que vous pouvez rapidement sélectionner différents champs à visualiser.
Supposons que, au lieu d'afficher des bénéfices, vous voulez maintenant que le pivotchart affiche les unités vendues. Pour ce faire, vous devez d'abord afficher le volet Pivotchart Fields. Cela peut apparaître dès que vous sélectionnez votre pivotchart, mais si ce n'est pas le cas, cliquez sur « Liste de champ » dans l'onglet Pivotchart Analyze.
Dans la capture d'écran ci-dessus, le bénéfice est vérifié dans la liste des champs et la somme des bénéfices s'affiche dans la zone des valeurs. Le moyen le plus rapide d'afficher le nombre d'unités vendues à la place est de décocher le «profit» et de vérifier les «unités vendues». Étant donné que le champ vendu unités contient des données numériques et que la zone de valeurs est vide, Excel suppose correctement qu'il s'agit de la nouvelle valeur que vous souhaitez afficher et que le pivotchart se met instantanément à jour en conséquence.
Formatage et modification de l'affichage d'un pivotchart
Si vous êtes déjà familier avec la mise en forme des graphiques Excel réguliers, vous n'avez pas besoin d'apprendre quelque chose de nouveau pour formater un pivotchart ou modifier les éléments affichés.
Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle partie d'un pivotchart, et cliquez sur « Format … » pour lancer le volet de formatage correspondant. Par exemple, cliquez avec le bouton droit sur une colonne et cliquez sur « Format Data Series, cliquez avec le bouton droit sur l'arrière-plan et cliquez sur » Format Chart Zone « ou Cliquez avec le bouton droit sur un axe et cliquez sur » Axe Format « .
Alternativement, sélectionnez une partie de votre pivotchart et ouvrez l'onglet contextuel « Format » sur le ruban.
Pour afficher ou masquer différents éléments de graphique, comme les étiquettes de données, les titres de graphique ou les lignes de tendance, sélectionnez le pivotchart, cliquez sur la grande icône « + » à côté et choisissez parmi les options affichées.
Changer le type pivotchart
Enfin, pour passer à un autre type de pivotchart, sélectionnez le graphique et dans l'onglet Conception du ruban, cliquez sur « Modifier le type de graphique ».
Ensuite, sélectionnez un graphique pour prévisualiser à quoi ressemblera le graphique avec les filtres actuels activés, puis cliquez sur « OK » une fois que vous êtes défini.
Si votre ensemble de données contient des dates, vous pouvez afficher des chiffres dans un excel pivotchart en fonction de certaines périodes, y compris des jours, des mois, des trimestres ou des années, en utilisant l'outil de filtre de chronologie dynamique. Pour ce faire, sélectionnez le graphique et dans l'onglet Insert du ruban, cliquez sur « Timeline » dans le groupe Filtres.
