Comment établir des règles dans la « nouvelle » Outlook

Microsoft Outlook n'a pas exactement la réputation d'être facile à utiliser. Mais la «nouvelle» version du logiciel, qui est la valeur par défaut de la version Web d'Outlook, est vraiment une amélioration lorsqu'il s'agit de configurer des règles pour votre boîte de réception.

Pourquoi vous devez utiliser des règles

Si vous obtenez beaucoup d'e-mails importants qui entrent dans différentes catégories, il est logique de les trier dans différents dossiers pour garder votre boîte de réception organisée. Mais si vous recevez beaucoup d'e-mails et que vous les triez manuellement dans différents dossiers, cela va sucer beaucoup de temps de votre journée. C'est pourquoi les règles sont utiles pour configurer dans Outlook, donc votre boîte de réception est triée automatiquement!

Comment établir des règles dans la nouvelle Outlook

Dans les «vieilles» perspectives, le système de règles était assez simple, mais un peu maladroit, avec beaucoup de listes et d'options un peu déroutantes. Les règles dans les «nouvelles» Outlook sont cependant beaucoup plus conviviales et intuitives à configurer. Le processus démarre la même chose, en cliquant avec le bouton droit sur l'e-mail pour lequel vous souhaitez créer une règle. Notez que vous ne pouvez pas configurer des règles à l'aide de l'application mobile, mais vous pouvez les configurer à l'aide de la version Web d'Outlook.

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un e-mail, un menu similaire à ce que vous verriez dans l'ancien Outlook (sauf un peu plus modernisé) apparaîtra. Accédez aux règles> Créer une règle pour établir une nouvelle règle dans Outlook, ou cliquez sur «Gérer les règles» pour accéder au menu Règles et affiner les règles existantes que vous pourriez déjà avoir. Vous pouvez également trouver le menu des règles en appuyant sur le bouton Paramètres, qui ressemble à un équipement dans le coin supérieur droit.

Commençons par créer une nouvelle règle. Lorsque vous cliquez sur «Créer la règle», Outlook commencera automatiquement à configurer la règle pour vous. Mais si vous avez une règle différente à l'esprit ou si vous souhaitez affiner davantage les détails, vous pouvez cliquer sur «Plus d'options» pour voir tous les paramètres disponibles pour vos règles Outlook.

Je recommande de donner à vos règles des titres spécifiques pour garder les choses organisées. Outlook créera automatiquement un titre par défaut pour votre règle, mais vous pouvez le modifier en ce que vous souhaitez dans la zone supérieure de l'écran de configuration des règles.

Sous le titre, vous pouvez déterminer les paramètres de votre règle. Vous pouvez définir toutes sortes de règles en fonction de ce que vous devez faire. Vous pouvez configurer une règle selon laquelle tous les e-mails d'un individu particulier ou d'un domaine spécifique sont tous déplacés vers un dossier spécifique. Ou vous pouvez configurer un mot-clé particulier dans le sujet ou le corps de l'e-mail qui signalera Outlook pour prendre une mesure spécifique. Faites défiler la liste déroulante pour explorer toutes les options personnalisables. Vous pouvez définir plusieurs conditions sur une seule règle pour être plus spécifique avec l'automatisation.

Une fois que vous avez déterminé ce qu'Outlook doit rechercher, vous devez mettre en place une action pour qu'Outlook prenne une fois qu'il trouve un e-mail qui répond à vos critères. Les actions incluent le passage à un dossier spécifique, le marquage comme courrier indésirable, la broche en haut, ou même la suppression de l'e-mail. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner dans le menu déroulant pour choisir ce que Outlook devrait faire.

Une note sur le traitement de plusieurs règles

Une fois la règle configurée, il y a deux autres options en dessous. Le premier est «Arrêter de traiter plus de règles». Autrement dit, cela signifie que vous dites à Outlook qu'une fois qu'il exécute cette règle sur un e-mail, il ne devrait pas essayer d'exécuter d'autres règles sur ce même e-mail. Cela reste simple si vous avez une règle de base qui ne s'appliquerait pas à plusieurs cas d'utilisation, comme l'envoi de tous les e-mails de votre boutique en ligne préférée dans un sous-dossier de shopping dans votre Outlook.

Cependant, il peut y avoir des cas d'utilisation où vous souhaitez que Outlook continue de vérifier les règles plus applicables. Par exemple, disons que vous avez une règle qui signale tous les e-mails avec une pièce jointe, et que vous avez également une règle qui supprime tous les e-mails d'un domaine spam. Ensuite, vous recevez un e-mail à partir d'un domaine spam, mais il a également une pièce jointe. Vous voudrez que Outlook exécute ces deux règles pour vous assurer que cet e-mail de pièce jointe Spammy est supprimé comme il le devrait. Si vous remarquez que Outlook ne trie pas vos e-mails comme vous vous attendiez, vérifiez si vous traitez plusieurs règles ou si vous définissez Outlook pour arrêter.

La deuxième option en bas du menu de configuration des règles consiste à «exécuter la règle maintenant». S'il est sélectionné, Outlook exécutera immédiatement la règle et prendra l'action spécifiée sur tous les e-mails de votre boîte de réception qui s'appliquent à vos paramètres de jeu.

Gérer vos règles

Une fois que vous avez des règles configurées, vous pouvez gérer, modifier, mettre à jour et supprimer vos règles à tout moment. Vous pouvez accéder à toutes vos règles en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quel e-mail, en accédant aux règles et en sélectionnant «Gérer les règles». Il ouvrira le menu des règles, qui répertorie toutes vos règles existantes. Vous pouvez également accéder à ce même menu en cliquant sur l'équipement des paramètres dans le coin supérieur droit et en sélectionnant des règles dans le menu « Mail ».

Si vous avez déjà établi des règles dans les «anciennes» Outlook, vous avez probablement remarqué que tout ce processus de configuration de règles est plus simple et plus facile. L'UX et les menus sont plus conviviaux et ont un look plus propre et moderne. Les options de règles sont plus intuitives et le logiciel est souvent en mesure de prédire la règle que vous essayez de créer et pouvez faire la plupart du travail pour vous. Normalement, je n'aime pas lorsque les « nouvelles » versions du logiciel sont déployées, mais Microsoft a vraiment rendu les règles meilleures dans les « nouvelles » Outlook.