Comment (et pourquoi) passer à Apple Notes

Apple Notes est une solution de prise de notes riche en fonctionnalités et si vous utilisez un Mac, un iPhone ou un iPad, vous pouvez l’utiliser gratuitement. La commutation est relativement simple, mais il y a quelques points à garder à l’esprit, surtout si vous utilisez des appareils non Apple comme des PC Windows ou un smartphone Android.

Pourquoi utiliser Apple Notes ?

En plus d’utiliser des appareils Apple comme l’iPhone ou le Mac, l’une des raisons les plus convaincantes d’utiliser Apple Notes est qu’il est totalement gratuit. Les notes sont stockées dans iCloud et synchronisées entre les appareils Apple, et sont également accessibles via le Web sur iCloud.com. Ils seront pris en compte dans votre limite de stockage iCloud, dont vous obtenez 5 Go gratuitement, mais comme les notes sont principalement composées de texte, elles occupent très peu d’espace.

Ceci est différent des autres services de prise de notes comme Evernote ou Bear qui limitent le nombre d’appareils liés à un compte gratuit ou nécessitent un abonnement premium pour accéder à la fonctionnalité. Il y a d’autres avantages à payer pour ces services, mais si vous n’avez besoin que d’une solution de prise de notes simple, Apple Notes pourrait être le meilleur choix.

Notes est une application simple, mais elle ne lésine pas sur les fonctionnalités que la plupart des utilisateurs utiliseraient quotidiennement. Il existe une prise en charge des pièces jointes, des intégrations pour des médias tels que des images et des cartes, le partage de notes et la collaboration, et certaines fonctionnalités de sécurité pour garder vos notes à l’abri des regards indiscrets. Vous pouvez formater du texte, créer des listes de contrôle, dessiner des tableaux et griffonner ou surligner à l’aide de votre doigt ou de votre stylet.

L’application s’arrête avant l’approche d’utilisateur avancé adoptée par OneNote (qui est excellente et également gratuite). C’est aussi beaucoup plus rapide et globalement plus agréable à utiliser qu’Evernote (à qui il manque encore une version native Apple Silicon en novembre 2021). Vous obtenez plus de flexibilité et de fonctionnalités qu’avec une solution minimaliste comme Simplenote.

Il existe également une intégration approfondie avec la recherche Spotlight d’Apple sur Mac, iOS et iPadOS. Si vous utilisez l’application sur l’une des tablettes Apple, vous pouvez également vous attendre à une prise en charge complète de l’écriture manuscrite et d’autres gribouillages avec votre Apple Pencil. Les pièces jointes PDF et images incluent la prise en charge de l’OCR (reconnaissance optique de caractères) afin que vous puissiez trouver du texte dans les images en recherchant comme vous le feriez pour n’importe quelle autre note. Vous pouvez également convertir votre écriture manuscrite en texte grâce au même moteur OCR.

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Éléments à considérer avant de changer

Si vous avez besoin d’une solution de prise de notes sérieuse comme OneNote ou Evernote, Apple Notes pourrait ne pas suffire. Il n’y a pas de fonction de dictée selon OneNote, ni l’intégration profonde avec d’autres plates-formes fournies par Evernote. Vous ne pouvez synchroniser que via iCloud, et garder vos gadgets Apple à jour avec la dernière version de macOS, iOS et iPadOS est essentiel pour que Notes fonctionne comme il se doit.

Apple Notes est également une plate-forme très centrée sur Apple. Cela vaut la peine d’être pris en compte si vous avez besoin d’une solution de prise de notes pour des plateformes comme Windows ou Android. Il n’y a pas de version native d’Apple Notes pour ces appareils, vous devez donc utiliser la version Web à la place (qui est utilisable, mais loin d’une application native).

Apple Notes offre également peu d’options d’exportation, ce qui signifie qu’il est un peu difficile de retirer des éléments de l’écosystème une fois que vous l’avez utilisé pendant un certain temps. Vous pouvez exporter chaque note individuellement vers des fichiers PDF séparés, mais c’est laborieux. Des applications tierces telles que Exporter et Notes Exporter comblent le vide ici, mais il n’y a aucun moyen natif de le faire dans l’application d’Apple.

iCloud est une autre considération. Si votre collection Notes gonfle, vous devrez être prêt à payer pour le stockage iCloud si vous ne le faites pas déjà. 50 Go supplémentaires ne coûtent que 0,99 $ par mois, mais cela vaut la peine de garder à l’esprit.

Enfin, passer à Apple Notes depuis une plateforme existante comme Evernote ou OneNote est beaucoup plus simple sur un Mac. Sur un iPhone, vos options sont limitées et nécessitent que vous exportiez vos notes vers l’application Fichiers ou que vous vous envoyiez des fichiers par courrier électronique et que vous les importiez de cette façon. Certaines applications comme Evernote ne vous permettent pas d’exporter plus d’une note à la fois sur mobile, donc l’utilisation d’un Mac vous facilitera la vie.

Déplacer vos notes vers Apple Notes

Nous vous recommandons d’utiliser un Mac pour ce faire. Un iPhone peut être utilisé pour importer des fichiers Evernote ENEX, mais d’autres types de fichiers seront ajoutés aux notes en tant que pièces jointes plutôt qu’importés sous forme de texte.

Apple Notes peut importer Evernote ENEX (notes individuelles et blocs-notes) sur Mac et iPhone ou iPad. Sur un Mac, vous pouvez également importer des fichiers TXT, RTF, RTFD et HTML en tant que nouvelles notes via l’option Fichier > Importer dans les notes.

La prise en charge du format Evernote ENEX est un excellent outil à votre disposition. Si vous souhaitez passer de OneNote à Apple Notes, vous pouvez utiliser Evernote pour importer vos notes depuis OneNote, puis exporter ces notes depuis Evernote au format ENEX. Cela vous permet d’importer des données OneNote dans Apple Notes, en utilisant Evernote comme middleware.

L’équivalent Apple Notes des blocs-notes Evernote sont des dossiers. Un moyen simple de maintenir la structure de votre organisation consiste donc à exporter vos blocs-notes Evernote un par un. Pour ce faire, lancez Evernote pour Mac et sélectionnez le bloc-notes que vous souhaitez exporter. Appuyez sur Commande + A ou Édition> Tout sélectionner suivi de Fichier> Exporter les notes.

Choisissez le format ENEX et enregistrez votre fichier (donnez-lui un nom que vous associerez à ce bloc-notes). Dirigez-vous maintenant vers Apple Notes et cliquez sur Fichier > Importer dans Notes. Vos notes seront importées et placées dans un dossier appelé « Notes importées » avec des données comme lorsque votre note a été créée pour la première fois.

Vous pouvez maintenant cliquer avec le bouton droit (ou Ctrl+clic) sur le dossier et sélectionner « Renommer » et lui donner un nom qui reflète votre bloc-notes d’origine. Faites-le autant de fois que nécessaire pour tous vos blocs-notes, en vous assurant de changer le nom du dossier « Notes importées » à chaque fois pour maintenir l’ordre.

Pour importer des fichiers ENEX sur un iPhone ou un iPad, ajoutez le fichier à votre lecteur iCloud et accédez-y avec des fichiers, ou envoyez-le par courrier électronique à un compte de messagerie auquel vous avez accès sur votre iPhone. Appuyez sur le fichier pour l’ouvrir, puis sur Partager > Notes. Appuyez sur « Importer des notes » pour terminer l’opération. Vous aurez un dossier « Notes importées » que vous pouvez maintenant renommer.

Organiser les choses avec Apple Notes

Il existe deux manières principales d’organiser les choses dans Apple Notes : les dossiers et les balises. Les dossiers créent des lignes de séparation faciles entre différents types de notes. Par exemple, vous pouvez conserver toutes les notes liées au travail dans un dossier « Travail », à l’exclusion des objets personnels.

Les balises sont différentes dans la mesure où elles peuvent être utilisées pour rechercher des éléments dans différents dossiers et être utilisées pour configurer des dossiers intelligents basés sur des balises. Ainsi, par exemple, il est facile de trouver tous vos reçus, personnels et professionnels, en les marquant avec la balise #receipt. Vous pouvez configurer un dossier intelligent pour filtrer par la même balise, ce qui répertorierait toutes les notes correspondantes, quel que soit le dossier dans lequel elles se trouvent.

Les dossiers et les balises sont répertoriés sur l’écran « d’accueil » de l’application Notes pour iPhone et iPad, et dans la barre latérale de l’application Mac. Vous pouvez appuyer ou cliquer sur un dossier ou une note pour filtrer le contenu. Vous pouvez déplacer une note d’un dossier à un autre à l’aide du menu contextuel « Plus » sur les deux plateformes (accessible via l’icône points de suspension « … » sur les appareils mobiles, et le menu clic droit sur un Mac).

Les balises doivent être ajoutées au corps d’une note en utilisant le format hashtag (y compris le titre de la note). Les balises doivent être un mot continu, et si vous voulez plusieurs mots, vous devrez utiliser des tirets ou des traits de soulignement. Vous pouvez sélectionner plusieurs notes sur iPhone (Plus > Sélectionner des notes) et Mac (Commande+clic), puis appliquer des balises existantes à l’aide du bouton « Balises » sur mobile ou du menu contextuel sur un Mac.

Créez un dossier intelligent à l’aide du bouton « Nouveau dossier » et sélectionnez « Nouveau dossier intelligent », puis saisissez la balise que vous souhaitez utiliser pour filtrer vos notes.

Fonctionnalités supplémentaires que vous devriez utiliser

Apple Notes est rendu utile grâce à certaines fonctionnalités supplémentaires que certaines applications de prise de notes n’ont pas ou mises derrière un paywall. Sur les appareils mobiles comme l’iPhone ou l’iPad, Notes peut être utilisé comme scanner de documents. Créez une nouvelle note, appuyez sur l’icône de l’appareil photo, puis choisissez l’icône « Numériser les documents ». Vous pouvez également dessiner à l’aide de l’icône « stylo ».

Vous pouvez appeler ces fonctions depuis l’application Mac en cliquant sur l’icône « Image », mais vous devrez terminer l’action sur votre appareil mobile.

Une autre fonctionnalité utile est la possibilité de verrouiller les notes. Sur un appareil mobile, appuyez sur une note, puis utilisez l’option Plus > Verrouiller. Vous pourrez déverrouiller des notes avec un mot de passe (appelé votre mot de passe Notes, qui est configuré la première fois que vous verrouillez quelque chose) ou Touch ID/Face ID si vous l’avez configuré.

Sur un Mac, il y a un bouton « Verrouiller » dédié dans la rangée supérieure d’icônes lors de l’affichage d’une note. Votre mot de passe peut être défini sous Notes > Préférences, ou vous pouvez utiliser Touch ID si votre Mac dispose d’un lecteur d’empreintes digitales. Le mot de passe sera synchronisé via iCloud et vous ne pourrez pas le récupérer si vous l’oubliez (mais vous pouvez en créer un nouveau, puis supprimer vos anciennes notes verrouillées).

Des fonctionnalités de collaboration sont également présentes et vous pouvez en ajouter d’autres à votre note à l’aide du bouton « Partager cette note avec d’autres » qui apparaît dans les deux versions de l’application lors de la modification d’une note. Toute personne que vous ajoutez recevra une invitation à collaborer et pourra utiliser les versions mobile, Mac ou Web d’Apple Notes pour le faire.

Vous pouvez même partager des dossiers entiers sous Modifier > Plus > Partager le dossier sur un appareil mobile ou simplement en cliquant avec le bouton droit sur un dossier sur un Mac et en choisissant « Partager ce dossier » pour donner à une autre partie l’accès à toutes les notes qu’il contient.

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Donnez un coup de pouce à Apple Notes

Si vous pouvez surmonter le fait d’être enfermé dans une autre facette de l’écosystème d’Apple, il y a beaucoup à aimer à propos d’Apple Notes. Bien qu’il ne corresponde pas tout à fait à la nature à tout faire de OneNote, il est sans doute plus utilisable pour les utilisateurs occasionnels qui n’ont pas besoin des niveaux de fonctionnalité de Microsoft Office.

Mais il y a plus ! Sur iPhone ou iPad, vous pouvez intégrer et créer rapidement des notes, prendre des notes en écriture manuscrite et dessiner des formes parfaites.