Comment dupliquer un formulaire dans Microsoft Forms

Créer une copie d'un formulaire dans Microsoft Forms est simple, que vous souhaitiez enregistrer le duplicata dans votre propre OneDrive ou l'envoyer à quelqu'un d'autre comme modèle. Cependant, il est important de savoir exactement ce qui est copié et si vous pouvez empêcher que votre formulaire soit recréé par d'autres.

Dupliquer un formulaire pour votre propre usage

Vous avez peut-être déjà créé un formulaire que vous souhaitez réutiliser, ce qui vous évite d'avoir à le recréer à partir de zéro. Heureusement, Microsoft Forms vous permet de le faire en quelques clics.

Après avoir accédé au site Web Microsoft Forms et vous être connecté, faites défiler jusqu'aux formulaires en bas de votre écran. Si vous avez récemment accédé au formulaire que vous souhaitez dupliquer, il apparaîtra sous l'onglet Récent, qui est le menu qui apparaît par défaut. Cependant, si vous n'avez pas accédé à ce formulaire depuis un certain temps ou si vous avez créé de nombreux nouveaux formulaires depuis la dernière modification de celui que vous souhaitez dupliquer, cliquez sur l'onglet « Mes formulaires » ou saisissez des mots-clés dans la zone de recherche pour localiser votre formulaire.

Maintenant, passez la souris sur la fiche du formulaire que vous souhaitez copier, cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit, puis cliquez sur « Copier ».

Le duplicata apparaît immédiatement, adoptant le même nom que le formulaire original mais avec un numéro entre parenthèses pour indiquer qu'il s'agit d'une copie. Cliquez sur cette nouvelle carte pour l'ouvrir.

La première chose à faire est de donner un nouveau nom à votre formulaire dupliqué, afin de le distinguer plus facilement de sa version originale. Pour ce faire, cliquez sur l'en-tête et saisissez le nouveau nom.

Étant donné que Microsoft Forms est un programme Web, toutes les modifications que vous apportez seront enregistrées instantanément.

Quelles parties d'un formulaire sont copiées dans la version dupliquée ?

La copie dupliquée de votre formulaire contiendra les mêmes questions, format et mise en page que votre version originale. De plus, tous les paramètres que vous avez modifiés, comme l'ajout d'un message de remerciement personnalisé ou la modification de l'ordre des questions, seront également copiés dans votre nouveau formulaire.

Il est important de noter que le nouveau formulaire ne reprendra aucune réponse existante du formulaire d'origine. Cela est évident sur la page d'accueil de Microsoft Forms dès que vous créez le duplicata, car la nouvelle copie affiche 0 réponse.

Créer un modèle que d'autres pourront utiliser

Il existe deux manières de partager un formulaire Microsoft pour que d'autres personnes puissent l'utiliser, et il est important que vous compreniez la distinction entre chacune avant de prendre des mesures :

1. Vous pouvez ajouter un collaborateur à votre formulaire d'origine, ce qui signifie que toute personne que vous ajoutez peut modifier les questions, afficher les réponses et partager le formulaire avec d'autres. Toutes les modifications qu'ils apportent de leur côté seront reflétées lorsque vous ouvrirez le formulaire pour le modifier sur votre ordinateur.
2. Vous pouvez partager votre formulaire en tant que modèle, ce qui signifie que toute personne recevant votre lien de partage recevra une copie conforme de votre formulaire, mais sa copie est totalement indépendante de la vôtre. Les réponses que vous avez déjà ne seront pas transférées vers leur système. De même, les réponses qu’ils recevront à leur copie du formulaire n’apparaîtront pas dans vos analyses.

Puisque ce guide vise à dupliquer Microsoft Forms, voici les étapes pour partager votre formulaire en tant que modèle.

Tout d’abord, connectez-vous à Microsoft Forms, faites défiler jusqu’aux formulaires en bas de votre écran, puis localisez et ouvrez le formulaire que vous souhaitez partager.

Maintenant, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de votre fenêtre, puis cliquez sur « Collaborer ou dupliquer ».

Puisque votre objectif est de partager le formulaire, plutôt que d'ajouter un collaborateur, cliquez sur « Obtenir un lien pour dupliquer » dans la section Partager en tant que modèle.

Enfin, cliquez sur « Copier ». Cela ajoutera instantanément un lien à votre presse-papiers, prêt à être collé dans un e-mail ou un message.

Que voit l’autre personne ?

Lorsque la personne avec qui vous avez partagé le lien clique dessus, elle peut d'abord tester le formulaire en cliquant sur les options et en tapant dans les champs sans soumettre sa réponse. Ensuite, s’ils sont satisfaits du contenu du formulaire et souhaitent en enregistrer une copie sur leur compte OneDrive, ils cliqueront sur « Dupliquer ».

Désormais, ils peuvent modifier, distribuer et partager le formulaire aussi souvent qu'ils le souhaitent.

Puis-je empêcher le partage de mon modèle de formulaire ?

Pour empêcher d'autres personnes d'accéder à votre copie partagée du formulaire, cliquez sur l'icône de la corbeille à côté de l'endroit où vous avez copié le lien précédemment, puis cliquez sur « Supprimer le lien ».

Cependant, si une personne avec qui vous avez déjà partagé le formulaire a déjà ouvert le lien et enregistré une copie du formulaire dans son système, il est malheureusement trop tard. De plus, vous n'avez aucun contrôle sur la fréquence à laquelle ils partagent le modèle avec d'autres, ni sur qui ils le partagent ! Bref, assurez-vous de faire entièrement confiance à la ou aux personnes à qui vous envoyez le modèle.

Une fois que vous commencez à recevoir des réponses, vous pouvez synchroniser automatiquement Microsoft Forms avec Microsoft Excel pour afficher, modifier et visualiser vos données.