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Points clés à retenir

Le publipostage dans Pages vous permet de créer des lettres personnalisées, des invitations, des cartes postales et bien plus encore à l'aide de Contacts ou d'une feuille de calcul Numbers.
Vous aurez besoin de Pages 12.1 et de macOS Big Sur pour créer un publipostage, ainsi que de Numbers si vous souhaitez utiliser les données d'une feuille de calcul.
Concevez votre propre modèle ou choisissez-en un existant, puis assurez-vous de tester et de prévisualiser votre publipostage avant de créer des centaines (ou plus) de documents.

Le publipostage vous aide à générer des cartes postales personnalisées, des invitations et bien plus encore, à l'aide des contacts de votre carnet d'adresses ou d'une feuille de calcul. Voici comment utiliser la fonctionnalité du traitement de texte gratuit pour Mac d'Apple, Pages.

Avant de commencer

Assurez-vous que Pages 12.1 ou version ultérieure est installé sur votre Mac, qui devra exécuter macOS Big Sur ou version ultérieure. Vous devrez également installer l'application de feuille de calcul d'Apple Numbers si vous envisagez d'utiliser une feuille de calcul pour vos contacts au lieu de l'application Contacts intégrée. Comme Pages, Numbers est disponible gratuitement sur le Mac App Store.

Une remarque sur les feuilles de calcul : Pages n'acceptera que le format de feuille de calcul Numbers pour l'utilisation du publipostage. L'application Numbers est donc requise si vous choisissez cette approche (vous ne pouvez pas utiliser Excel ou Sheets).

Bien que vous puissiez utiliser directement les contacts enregistrés sur votre Mac, la création d'une feuille de calcul dédiée dans Numbers vous offre plus de contrôle et de flexibilité. Commencez par ouvrir Numbers et créez une nouvelle feuille de calcul vierge.

Ensuite, créez des en-têtes de colonne pour chaque élément d'information que vous envisagez de fusionner dans vos documents. Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, le prénom, le nom, l'adresse (divisée en champs distincts pour la ligne 1, la ligne 2, la ville, l'état/la province et le code postal), l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone.

Lorsque vous nommez les colonnes, il est préférable de garder les choses simples et d'éviter d'utiliser des caractères spéciaux qui pourraient causer des problèmes lors du processus de fusion et de publipostage. Assurez-vous également qu’il n’y a pas de lignes vides divisant les contacts. Une fois terminé, enregistrez votre feuille de calcul avec un nom descriptif. Vous souhaiterez peut-être également envisager de tester votre publipostage avec un petit sous-ensemble de contacts avant d'ajouter des centaines d'entrées.

Bien que la création d'une feuille de calcul vous offre une grande flexibilité, l'utilisation de l'application Contacts intégrée peut être plus rapide et plus pratique, surtout si vos informations de contact sont déjà bien organisées. Cependant, cette approche ne fonctionne vraiment que si vous avez pris le temps de bien préparer vos contacts.

Commencez par ouvrir l'application Contacts sur votre Mac et examinez chaque contact que vous prévoyez d'inclure dans votre publipostage. Assurez-vous que tous les champs nécessaires sont correctement remplis et portez une attention particulière au formatage de l'adresse, car des incohérences peuvent entraîner des problèmes dans vos documents fusionnés.

Si vous n'avez pas l'intention d'utiliser l'intégralité de votre liste de contacts ou si vous avez l'intention d'utiliser le même groupe pour plusieurs projets, il est probablement dans votre intérêt de créer une nouvelle liste pour les contacts concernés. Pour cela, cliquez sur « Fichier » puis soit sur « Nouvelle liste » soit sur « Nouvelle liste à partir de la sélection » (sélectionnez au préalable vos contacts). Pour ajouter des contacts à une liste, faites simplement glisser leur fiche de contact vers le nom de votre nouvelle liste dans la barre latérale. Notez que les listes intelligentes, bien qu'utiles à d'autres fins, ne fonctionneront pas pour le publipostage : vous devrez utiliser une liste standard.

L'un des avantages significatifs de l'utilisation de Contacts est que Pages peut accéder directement à tous les champs d'une fiche de contact, y compris les champs personnalisés que vous avez peut-être ajoutés. Cependant, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux champs personnalisés spécifiquement pour votre publipostage comme vous le pouvez avec une feuille de calcul. Vous êtes limité aux champs disponibles dans Contacts, bien qu'ils soient généralement suffisants pour la plupart des besoins de publipostage.

Configuration de votre modèle de lettre dans les pages

Une fois vos données de contact préparées, il est temps de créer votre modèle de document dans Pages. Lancez Pages et créez un nouveau document ou ouvrez un modèle existant.

Formatez votre document avec tous les éléments standard dont vous aurez besoin, tels que le papier à en-tête de l'entreprise, la date, la signature de clôture et les informations de pied de page. Laissez les espaces appropriés où vous souhaitez que les informations personnalisées apparaissent.

Bien que Pages comprenne de nombreux modèles prédéfinis avec des champs de publipostage déjà en place, vous souhaiterez peut-être créer le vôtre pour répondre à vos besoins spécifiques. La clé du succès est de planifier où iront vos champs de fusion avant de commencer à les ajouter. Cette prévoyance vous fera gagner du temps et évitera des problèmes de formatage ultérieurs.

Ajout de champs de fusion à votre document

Vient maintenant la partie amusante : l'ajout de champs de fusion dynamiques qui seront renseignés avec vos informations de contact. Commencez par placer votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer un champ de fusion. Cliquez sur l'icône Document dans la barre latérale, faites défiler vers le bas et sélectionnez « Fusion et publipostage », puis cliquez sur « Ajouter un champ de fusion ».

Vous pouvez choisir parmi différents types de champs à insérer, notamment des champs de nom (prénom, nom ou nom complet), des champs d'adresse, des champs de contact comme l'e-mail et le téléphone, ou des champs personnalisés de votre feuille de calcul.

Vous devrez répéter ce processus pour chaque élément d'information de contact que vous souhaitez fusionner. Les emplacements courants incluent après « Cher » dans le message d'accueil, dans le bloc d'adresse, dans le corps du texte pour la personnalisation et sur les enveloppes ou les étiquettes si vous les créez. Vous pouvez prévisualiser à tout moment l'apparence de vos champs de fusion en cliquant sur le bouton Aperçu dans le volet Fusion et publipostage.

Prévisualisation et génération de vos documents fusionnés

Avant de générer tous vos documents fusionnés, il est essentiel de les prévisualiser et de les tester minutieusement. Commencez par cliquer sur le bouton Fusionner dans le volet Fusion et publipostage et choisissez votre source de données : sélectionnez Contacts (et choisissez une liste spécifique le cas échéant) ou choisissez votre feuille de calcul Numbers. Utilisez la fonction Aperçu pour vérifier soigneusement votre formatage.

Examinez plusieurs enregistrements différents pour vous assurer que les champs sont correctement remplis, que le texte est correctement renvoyé à la ligne et que les sauts de page se produisent aux endroits appropriés. Lorsque vous êtes satisfait de l'apparence de tout, cliquez sur Fusionner pour générer tous les documents. Pages créera un nouveau document contenant toutes vos lettres fusionnées, chaque lettre commençant automatiquement sur une nouvelle page.

Conseils (et astuces) de dépannage en matière de publipostage

Lorsque vous rencontrez des problèmes avec votre publipostage, plusieurs problèmes courants peuvent être facilement résolus. Si les champs ne sont pas renseignés, vérifiez que les noms de vos colonnes correspondent exactement dans votre feuille de calcul, vérifiez s'il y a des espaces supplémentaires dans les noms de champs et assurez-vous que votre source de données est correctement sélectionnée.

En cas de problèmes de formatage, prévisualisez plusieurs enregistrements avec des longueurs de données variables, ajustez les marges et l'espacement si nécessaire et envisagez d'utiliser des zones de texte pour un meilleur contrôle de la mise en page. Si vous rencontrez des problèmes de performances, essayez de diviser les fusions volumineuses en lots plus petits, fermez les applications inutiles et accordez plus de temps pour le traitement.

De plus, suivre certaines bonnes pratiques peut aider à prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Enregistrez toujours votre modèle avant de lancer la fusion et conservez une sauvegarde de vos données de contact. Testez d’abord avec un petit échantillon pour détecter rapidement tout problème. Utilisez un formatage de données cohérent dans votre feuille de calcul et supprimez toutes les lignes ou colonnes vides qui pourraient prêter à confusion.

Le publipostage est une fonctionnalité utile de l'application Pages, même dans son état actuel légèrement compliqué. Il offre un gain de productivité remarquable, vous permettant de générer des dizaines, voire des centaines, voire plus, de créations de pages personnalisées. N'oubliez pas de toujours prévisualiser soigneusement vos documents fusionnés avant de les imprimer ou de les envoyer !

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