Comment créer et utiliser un modèle de courrier électronique dans le nouveau Microsoft Outlook

Les modèles d'e-mails sont parfaits pour garantir la cohérence, gagner du temps et éviter les fautes de frappe. Cependant, à mesure que Microsoft est passé d'Outlook classique au nouvel Outlook, le processus de création, d'utilisation et de modification des modèles a considérablement changé.

Voici la méthode qui me convient le mieux.

Comment créer votre modèle

Tout d'abord, cliquez sur « Nouvel e-mail » dans l'onglet Accueil du ruban.

Ensuite, cliquez sur l'icône Applications dans l'onglet Message du ruban et choisissez « Mes modèles ».

Vous verrez certains modèles prédéfinis déjà présents dans le volet Mes modèles, que vous pouvez supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille qui apparaît lorsque vous les survolez avec votre curseur. Cela gardera votre volet Mes modèles bien rangé et vous permettra de gérer plus facilement vos propres modèles après les avoir créés.

Vous êtes maintenant prêt à ajouter vos propres modèles. Pour ce faire, cliquez sur « Modèle ».

Vous disposez désormais de deux options : vous pouvez soit rédiger votre modèle directement dans le volet Mes modèles, soit utiliser le volet Message :

1. Si vous souhaitez rédiger rapidement un e-mail ou une section d'e-mail sans mise en forme (et peut-être ajouter une mise en forme plus tard lorsque vous souhaitez réellement utiliser le modèle), c'est ici que le volet Mes modèles s'avère utile.
2. D'un autre côté, si vous souhaitez que votre modèle soit entièrement formaté et prêt à être utilisé, utilisez le volet Message.

À partir de ce point, je suppose que vous appliquez votre mise en forme maintenant, ce qui signifie que vous utilisez le volet Message (étiqueté « 2 » dans la capture d'écran ci-dessus) pour créer votre modèle. Vous n'avez pas besoin de fermer le volet Mes modèles. Nous y reviendrons sous peu, alors laissez-le ouvert pour le moment.

Composez le message (ou le segment de message) tel que vous souhaitez qu'il apparaisse lorsque vous l'utiliserez finalement sur toute la ligne, notamment en utilisant des crochets pour indiquer les éléments qui changeront à chaque fois que vous utiliserez le modèle. Vous pouvez utiliser n'importe lequel des outils de formatage de l'onglet Message du ruban (ou utiliser les nouveaux raccourcis clavier d'Outlook), notamment les listes à puces, l'espacement des lignes, les indentations, le barré, la couleur du texte et la taille de la police. Vous pouvez également utiliser Ctrl+K pour ajouter un lien URL vers le texte sélectionné, ou ajouter la marque de l'entreprise via le bouton « Images » de l'onglet Insertion.

Après avoir soigneusement relu et modifié votre e-mail à l'aide de Microsoft Editor, sélectionnez (Ctrl+A) et coupez (Ctrl+X) le contenu du message, puis collez-le (Ctrl+V) dans le champ du corps du message Mes modèles. Vous verrez que toute votre mise en forme a été conservée lors de cette transition.

Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur « Enregistrer ».

Enfin, comme vous avez maintenant enregistré le message dans Mes modèles, vous pouvez cliquer sur l'icône de la corbeille dans le volet Message pour supprimer le brouillon.

Comment utiliser votre modèle

Cliquez sur « Nouvel e-mail » dans l'onglet Accueil du ruban.

Maintenant, dans l'onglet Message du ruban, cliquez sur l'icône Applications et choisissez « Mes modèles ».

Localisez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez une fois dessus pour le transférer vers le volet Message. Si vous avez déjà du texte dans votre e-mail dans le volet Message, le modèle sera inséré là où votre curseur est actuellement placé.

Vérifiez à nouveau si vous devez apporter des modifications au contenu ou à la mise en forme, et joignez des documents si nécessaire.

Si vous changez d'avis et souhaitez utiliser un autre modèle, sélectionnez (Ctrl+A) et supprimez le texte existant du volet Message, avant de cliquer une fois sur le modèle que vous souhaitez utiliser à la place. Alternativement, si vous souhaitez utiliser deux modèles dans un seul e-mail, ne supprimez pas le texte existant : cliquer sur chaque modèle l'insérera à l'endroit où est placé votre curseur, même s'il y a déjà du texte dans le corps de l'e-mail.

Comment modifier ou supprimer votre modèle

Chaque fois que vous devez accéder au volet Mes modèles, vous devez d'abord cliquer sur « Nouvel e-mail » dans l'onglet Accueil du ruban. Cela ajoute ensuite l'onglet Message au ruban, sur lequel vous devrez cliquer pour localiser « Mes modèles » via l'icône Applications.

Ensuite, avec le volet Mes modèles ouvert, survolez le modèle concerné et cliquez sur l'icône de la corbeille ou sur l'icône d'édition.

Si vous avez choisi de modifier le modèle, cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.

Le nouveau Outlook a reçu des critiques mitigées depuis son lancement en plusieurs phases entre 2022 et 2024. Alors que certaines personnes ont identifié des fonctionnalités qui suggèrent qu'il s'agit d'une amélioration par rapport à son prédécesseur, d'autres estiment qu'il ne vaut tout simplement pas la peine d'être utilisé.