Comment configurer les notifications Microsoft Teams

Microsoft Teams fait un excellent travail pour vous informer sur les nouveaux messages et autres activités, mais cela peut devenir un peu écrasant si vous faites partie de nombreuses équipes. Voici comment désactiver ou personnaliser la notification Microsoft Teams.

Les équipes fourniront des notifications sur les discussions, les réunions, les messages directs, les mentions, le statut d’autres personnes et même lorsqu’une personne que vous connaissez rejoint votre équipe. Il le fera en ajoutant un numéro à l’icône Équipes sur la barre des tâches, en faisant clignoter cette même icône, en faisant du bruit et en affichant une notification de bannière dans le coin inférieur gauche de votre écran. Et si vous manquez tout cela, il vous enverra un e-mail d’activité manquée.

Si vous travaillez dans un endroit qui utilise beaucoup Microsoft Teams, cela peut devenir un barrage d’alertes qui vous interrompent constamment avec des informations que vous n’avez pas besoin de connaître. Être retiré de votre zone de concentration par une alerte vous indiquant que Geoff de Comptes vient d’être mis en ligne n’est vraiment ni utile ni productif. Vous devez décider de ce qui vaut la peine de briser votre concentration, pas votre logiciel.

Heureusement, vous pouvez modifier tous ces paramètres et rendre les alertes Teams aussi bruyantes ou silencieuses que vous le souhaitez, et c’est facile à faire. Vous pouvez également modifier les notifications pour des conversations et des chats spécifiques, ou modifier les notifications pour des périodes spécifiques.

Comment gérer les notifications générales

Ouvrez Microsoft Teams sur votre ordinateur, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez «Paramètres» dans le menu.

Dans le panneau « Paramètres », cliquez sur « Notifications ».

C’est ici que vous pouvez personnaliser tous vos paramètres de notification. Commençons par le haut et progressons vers le bas.

En haut des notifications se trouvent trois options, qui peuvent toutes être désactivées:

1. E-mails d’activité manquée: La fréquence des e-mails qui vous sont envoyés lorsque vous manquez un message de chat, une mention de chaîne ou tout autre élément digne d’une alerte. Cela peut être réglé sur «Désactivé» entièrement si vous ne voulez pas être bombardé d’e-mails, ou au mieux sur «Tous les jours», de sorte que vous ne recevez qu’un seul e-mail par jour.
2. Montrer l’aperçu du message: Indique si une fenêtre contextuelle «toast» (les notifications qui apparaissent en bas à droite de l’écran) affichant un aperçu des messages que vous avez reçus s’affiche. Celles-ci sont au mieux distrayantes et vous gênent lorsque vous essayez de taper des messages dans Teams, alors désactivez-les.
3. Jouer le son pour les notifications: Rien ne brise votre concentration comme un «ding» bruyant qui se déclenche dans vos écouteurs, et même si la notification Teams n’est pas la plus bruit d’alerte irritant, c’est toujours gênant. Éteignez-le ici et retrouvez votre tranquillité.

La section suivante, «Équipes et canaux», couvre les messages de l’onglet standard «Messages» de chaque canal.

On ne sait pas vraiment ce que couvriront les deux premières options et ce qu’elles ne le feront pas. Par exemple, «Mentions et réponses» vous alerte-t-il des réactions? Ce n’est pas évident. C’est loin d’être idéal, alors choisissez plutôt « Personnalisé ».

Cela ouvrira les paramètres individuels qui couvrent toutes les équipes et tous les canaux.

Tous les menus déroulants (à l’exception de « Personal @mentions ») proposent trois options:

• Bannière et flux: Afficher la fenêtre contextuelle «toast» et marquer également la chaîne avec une icône
• Afficher uniquement dans le flux: Marquer la chaîne avec une icône
• De: N’affichez pas la fenêtre contextuelle toast et ne marquez pas la chaîne avec une icône. « Personal @mentions » ne dispose pas de cette option, car Teams ne vous permettra pas de désactiver complètement les alertes pour les mentions.

Vous pouvez choisir ici différentes valeurs pour différentes listes déroulantes. « Tous les nouveaux messages » est désactivé par défaut et cela a du sens à moins que vous ne surveilliez une chaîne pour une raison. Mais vous voulez probablement au moins « Afficher uniquement dans le flux » pour « Réponses aux conversations que j’ai commencées ».

Une fois que vous avez terminé de modifier les listes déroulantes, cliquez sur « Retour aux paramètres ».

Les quatre options restantes concernent des domaines spécifiques des équipes.

• Bavarder: Couvre les notifications pour les mentions, les réponses et les réactions dans les messages de discussion (il s’agit de messages directs entre vous et quelqu’un d’autre, et non de messages généraux dans l’onglet Publications d’un canal).
• Rencontres: Notifications pour le début d’une réunion ou lorsque quelqu’un publie dans une discussion de réunion.
• Personnes: Configurez des notifications pour savoir quand des personnes spécifiques deviennent disponibles ou se déconnectent.
• Autre: Choisissez si vous souhaitez recevoir une notification lorsqu’un membre de vos contacts Outlook rejoint Teams.

Cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de chaque élément et choisissez vos options de notification.

Lorsque vous avez terminé de modifier les notifications, fermez le panneau « Paramètres » et regardez les équipes ne plus vous crier dessus toutes les quelques secondes.

Comment gérer les notifications pour des canaux spécifiques

Une fois que vous avez défini vos notifications générales, vous pouvez définir des règles de notification pour des canaux spécifiques si vous souhaitez un contrôle plus précis du moment où vous êtes notifié.

Passez la souris sur une chaîne, cliquez sur l’icône à trois points à droite du nom, puis sélectionnez « Notifications de chaîne ».

Vous pouvez utiliser ces paramètres pour modifier les notifications de ce canal spécifique sans modifier les paramètres de notification généraux qui agissent par défaut pour tous les autres canaux.

Comment gérer les notifications pour des conversations et des discussions spécifiques

Il y aura des moments où vous aurez vos paramètres de notification exactement comme vous le souhaitez, mais des conversations ou des chats spécifiques continueront à vous envoyer des notifications ping de toute façon. Cela se produit souvent lorsque quelqu’un vous attire dans une chaîne ou une discussion pour poser une question, puis vous recevez des notifications sur toutes les réponses et réactions même si vous n’êtes pas vraiment impliqué.

Plutôt que de modifier vos notifications générales, vous pouvez désactiver les notifications pour une conversation spécifique dans une chaîne ou désactiver une discussion spécifique.

Pour désactiver les notifications pour une conversation spécifique dans une chaîne, passez la souris sur le premier message du fil de discussion, cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez «Désactiver les notifications».

À partir de maintenant, vous ne recevrez une notification concernant cette conversation que si quelqu’un vous mentionne directement. Pour reprendre les notifications, passez la souris sur le premier message du fil de discussion, cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez « Activer les notifications ».

Pour désactiver l’intégralité d’une discussion avec quelqu’un, passez la souris sur son nom dans Chat, cliquez sur l’icône à trois points, puis sélectionnez « Ignorer ».

À partir de maintenant, vous ne recevrez aucune notification de ce chat. Pour réactiver les notifications, passez la souris sur leur nom dans « Chat », cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez « Activer le son ».

Comment arrêter les notifications pendant une période de temps spécifique

Si vous souhaitez arrêter complètement les notifications pendant un certain temps, vous avez plusieurs options (autres que la fermeture complète de l’application Microsoft Teams, bien sûr). La première option consiste à modifier votre état en « Ne pas déranger ». Cela fera taire toutes les notifications afin que vous n’obteniez pas de fenêtres contextuelles ou de notifications de bruit jusqu’à ce que votre statut change.

Pour modifier votre statut, cliquez sur votre photo de profil, sélectionnez votre statut actuel, puis choisissez l’option «Ne pas déranger» dans le menu.

Microsoft Teams vous maintiendra dans l’état Ne pas déranger jusqu’à ce que vous le changiez manuellement en quelque chose d’autre, que vous entriez une réunion planifiée ou que vous fermiez l’application Teams.

L’autre option pour désactiver les notifications pendant un certain temps consiste à utiliser Focus Assist, un outil Windows intégré qui masque les alertes de l’une (ou de toutes) les applications aux moments et dans les situations que vous choisissez. Nous avons abordé Focus Assist en profondeur, mais voici ce que vous devez faire pour vous assurer qu’il fait ce que vous voulez pour Teams.

Bien que vous puissiez ouvrir l’assistant de mise au point de plusieurs façons, nous allons y aller via le panneau « Paramètres ». Appuyez sur Windows + i sur votre clavier pour ouvrir le panneau « Paramètres », recherchez « Focus Assist », puis sélectionnez « Focus Assist Settings » dans le menu déroulant.

Faites défiler jusqu’à la section «Règles automatiques» et activez les options que vous souhaitez activer.

Chaque option autorise «Priorité uniquement» ou «Alarmes uniquement», qui peuvent être modifiées en cliquant sur l’option et en modifiant le «Niveau de mise au point».

«Alarmes» fait spécifiquement référence aux alarmes générées par l’horloge ou les applications d’alerte. Si vous ne voulez pas du tout être dérangé, vous pouvez définir l’option sur «Priorité uniquement» et supprimer toutes les applications prioritaires.

Vous pouvez en outre personnaliser «Pendant ces périodes» en cliquant dessus et en modifiant les options de temps.

Ceci est utile si vous souhaitez que l’assistance à la mise au point soit activée uniquement à certains moments de la journée, comme le temps de mise au point dédié, ou uniquement en semaine et / ou le week-end.