Comment collaborer sur des documents Google Drive depuis Android et iPhone
La collaboration via des appareils mobiles n'a jamais été aussi simple, grâce à l'application Google Drive. Que vous utilisiez un appareil Android ou un iPhone, vous pouvez facilement partager, modifier et collaborer sur des documents en temps réel. Vous pouvez également contrôler l’accès, personnaliser les autorisations et garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Sommaire
Partagez des documents Google Drive en envoyant des invitations
L'un des moyens les plus rapides de collaborer sur un document Google Drive consiste à envoyer une invitation à d'autres personnes. Vous pouvez soit saisir les adresses e-mail des membres de l'équipe avec lesquels vous souhaitez collaborer, soit créer un lien que toute personne ayant accès peut utiliser.
Par exemple, vous pouvez co-créer n'importe quel document sur l'application Drive, telle que Google Docs, avec un partenaire, et vous pouvez tous les deux modifier le document simultanément, permettant une collaboration fluide.
Pour commencer, téléchargez l'application Drive sur votre iPhone ou Android. Ouvrez-le et accédez au fichier ou aux dossiers que vous souhaitez partager, puis appuyez sur les trois points verticaux à côté. Vous verrez l'option « Partager » : appuyez dessus.
Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, ou utilisez simplement les contacts de votre téléphone. Si vous activez l'option « Notifier les personnes », ces personnes recevront un e-mail les informant que vous avez partagé un document avec elles.
Avant d'envoyer l'invitation, vous pouvez spécifier si vous souhaitez qu'ils soient autorisés à modifier, commenter ou simplement visualiser le document.
Enfin, appuyez sur l'icône en forme de flèche pour envoyer l'invitation et vos collaborateurs recevront une notification par e-mail avec un lien pour accéder au document.
Personnaliser la façon dont un document est partagé
La collaboration ne signifie pas toujours que tout le monde doit avoir le même niveau d'accès. Parfois, vous souhaiterez peut-être accorder des autorisations différentes à différentes personnes. Par exemple, si vous travaillez sur un projet de groupe, vous pouvez vous assurer que seuls les membres de votre équipe peuvent apporter des modifications, tandis que les autres peuvent simplement visualiser ou commenter.
Comme indiqué dans la section précédente, vous pouvez attribuer une autorisation à chaque participant lors du partage du document. Cependant, vous pouvez également personnaliser les autorisations après avoir partagé un document.
Pour modifier les autorisations, localisez le fichier ou le dossier dans le Drive, appuyez sur les trois points et sélectionnez « Gérer l'accès ».
Ensuite, appuyez sur le rôle d'autorisation, tel que « Éditeur », affiché sous le nom de la personne pour ajuster son niveau d'accès ou supprimer son accès.
De plus, vous pouvez également modifier les niveaux d'accès généraux « Restreints ». Par exemple, si vous travaillez avec une personne qui ne possède pas de compte Google, vous pouvez toujours partager vos fichiers et dossiers avec elle.
Rendez-vous simplement dans le menu « Gérer l'accès » du fichier sélectionné dont vous souhaitez modifier l'accès. À partir de là, cliquez sur l'option « Modifier » affichée sous la fenêtre Accès général.
Ensuite, sélectionnez l'option « Toute personne possédant le lien ».
C'est ça! Désormais, toute personne disposant de votre lien peut ouvrir et collaborer sur votre document.
Partager plusieurs fichiers et dossiers simultanément
Parfois, vous devrez peut-être partager non pas un seul document, mais plusieurs fichiers, voire des dossiers entiers. Dans l'application Drive, vous ne pouvez pas partager plusieurs fichiers en les sélectionnant individuellement et en les partageant tous en même temps. Pour partager plusieurs fichiers à la fois, vous devez les placer dans un dossier, puis partager l'intégralité du dossier.
Tout d’abord, ouvrez le Drive et recherchez le dossier que vous souhaitez partager. Tout comme pour les fichiers individuels, appuyez sur les trois points verticaux à côté du nom du dossier et appuyez sur l'option « Partager ». À partir de là, vous pouvez soit inviter des collaborateurs par e-mail, soit envoyer un lien partageable.
Désormais, toute personne ayant accès au dossier aura automatiquement accès à tous les fichiers qu'il contient. Au fur et à mesure que vous téléchargez de nouveaux fichiers dans le dossier, ils seront également partagés avec les mêmes personnes.
Collaborez sur un fichier avec un large public
Lorsque vous collaborez sur Google Drive, vous pouvez partager un seul fichier avec jusqu'à 600 adresses e-mail individuelles. De plus, Google limite le nombre d'utilisateurs pouvant modifier simultanément un fichier à environ 100. Pour partager et collaborer au-delà de ces limites, vous devez utiliser des méthodes alternatives, telles que la publication de votre fichier sur le Web ou l'utilisation de Google Sites.
Malheureusement, vous ne pouvez publier votre fichier sur le Web que via la version Web de Google Drive. Pour ce faire, localisez le fichier que vous souhaitez publier, puis accédez à Fichier > Partager > Publier sur le Web.
La publication rend le fichier accessible au public en fonction de vos paramètres de partage. Vous pouvez partager le fichier avec n'importe qui sur le Web, des groupes spécifiques ou des personnes au sein de votre organisation.
Il est important d'être prudent lors de la publication de documents contenant des informations sensibles ou privées, car le fichier peut devenir visible par des personnes involontaires.
Si vous devez ultérieurement supprimer le fichier de la vue publique, vous pouvez également l'annuler de la même manière que vous l'avez publié.
De plus, si vous souhaitez un moyen plus structuré et plus accessible de partager du contenu avec des groupes plus importants, envisagez d'utiliser Google Sites. Google Sites vous permet d'intégrer des documents, des feuilles de calcul et des présentations que de nombreux utilisateurs peuvent consulter sans respecter les limites habituelles de modification ou de partage.
Si vous prévoyez un trafic important, vous pouvez d'abord publier votre document, puis insérer le lien publié dans le site Google. Cette méthode améliore les performances et garantit qu’un plus grand nombre de personnes peuvent accéder aux informations de manière transparente.
Partager un Google Drive entier
Que se passe-t-il si vous souhaitez partager l'accès à l'intégralité d'un Google Drive, et pas seulement à des fichiers ou des dossiers spécifiques ? Malheureusement, il n'existe pas de fonctionnalité intégrée permettant de partager l'intégralité d'un Google Drive en une seule étape. Cependant, vous pouvez créer un dossier principal, y placer tous vos fichiers et sous-dossiers et partager ce dossier principal avec les personnes nécessaires à l'aide d'invitations par courrier électronique ou d'un lien partageable.
Bien que ce ne soit pas tout à fait la même chose que de partager l'intégralité du Drive, cela atteint le même objectif en permettant aux utilisateurs d'accéder à tout le contenu dans un seul endroit organisé.
Une autre option consiste à télécharger chaque fichier et à le partager avec d’autres personnes en utilisant toute autre plateforme ou méthode de partage de fichiers. L'application mobile Android Google Drive vous permet de télécharger n'importe quel fichier directement sur la mémoire de stockage interne de votre appareil, comme pour un téléchargement traditionnel sur un ordinateur. Cependant, l'application iPhone Drive n'offre pas d'option de téléchargement direct.
Pour enregistrer n'importe quel fichier sur la mémoire interne de l'iPhone, appuyez sur les trois points (plus d'options) à côté d'un fichier et choisissez l'option « Ouvrir dans ».
Ensuite, appuyez sur l'option « Enregistrer dans les fichiers ».
Cela vous permet d'enregistrer vos documents Drive sur votre appareil iPhone.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement partager des fichiers, personnaliser les paramètres de partage et collaborer de manière transparente avec votre équipe. Alors n’hésitez plus et commencez à collaborer !