Comment annuler une réunion Zoom ?

Comment annuler une réunion Zoom ?

Des urgences inattendues peuvent survenir, vous obligeant à annuler votre réunion Zoom. Ne laissez pas simplement les autres participants dans le flou, faites-leur savoir que vous ne pourrez pas honorer votre réunion. Voici comment annuler une réunion Zoom.

Ouvrez l’application Zoom et sélectionnez l’onglet «Réunions».

Vos prochaines réunions apparaîtront dans le volet gauche. Sélectionnez celui que vous souhaitez annuler.

Les options de la réunion sélectionnée apparaîtront à droite. Ici, sélectionnez le bouton « Supprimer ».

Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous indiquant que vous pouvez récupérer la réunion dans les 7 jours à partir de la page « Récemment supprimé ».

Allez-y et cliquez sur le bouton « Oui » pour confirmer la suppression.

La réunion Zoom sera désormais annulée.

Étiquette d’annulation de l’assemblée générale

Avant de commencer les parties techniques de l’annulation d’une réunion Zoom, parlons de la bonne étiquette pour annuler une réunion. Quel que soit le niveau dans lequel vous vous situez, le temps de chacun est également précieux et important et doit être traité comme tel. Un simple «Désolé, je ne peux pas le faire. Annulons.  » au tout dernier moment est considéré comme extrêmement inconsidéré – sans oublier que les gens perdront confiance en votre fiabilité.

Répondre aux demandes d’invitation

Tous les systèmes de calendrier courants proposent au moins ces trois méthodes de réponse: Accepter, Refuser ou Tentative. Répondre à ces invitations est important, non seulement pour que vous puissiez suivre votre propre horaire, mais pour que les autres puissent voir qui ne peut / ne peut pas assister et préparer la réunion de manière appropriée.

Voici quand vous devez répondre avec chacun:

  • J’accepte: Répondez uniquement si vous êtes sûr à 100% que vous pourrez assister à la réunion. La seule fois où vous devez annuler, c’est en cas d’urgence réelle. Les gens comprendront.
  • Déclin: Répondez par ceci si vous êtes sûr de ne pas pouvoir assister à la réunion. Assurez-vous de laisser une note expliquant pourquoi vous ne pourrez pas y assister. S’il est essentiel que vous assistiez à cette réunion, envoyez des plages horaires disponibles à l’organisateur et demandez-lui s’il est possible de reprogrammer.
  • Provisoire: Si vous êtes joli sûr que vous pouvez le faire, vous devez toujours répondre avec provisoire. Informez l’organisateur du conflit potentiel et assurez-vous de le mettre à jour dès que possible. Les réponses provisoires nécessitent toujours un suivi.

En cas d’urgence, informez les gens

Tout bon manager comprendra que parfois, la vie arrive. Lorsque c’est le cas, il est toujours préférable de le faire savoir dès que possible, surtout si vous êtes l’un des principaux participants à la réunion. Bien qu’il puisse toujours être gênant de replanifier soudainement, ce n’est pas grave. Encore une fois, la vie arrive parfois.

Ce n’est pas toujours possible, mais vous devriez essayer de donner un préavis d’au moins 24 heures à l’organisateur de votre annulation soudaine. Assurez-vous d’envoyer une brève explication de la raison pour laquelle vous devez soudainement annuler afin qu’ils sachent que c’est une raison justifiée.

Mettez à jour l’état de votre calendrier – avant même de recevoir une invitation

Si vous savez que vous allez être occupé à une heure précise de votre calendrier, allez-y et bloquez cette pause. Fermeture de 14 h à 17 h mercredi parce que vous savez que vous devez conduire votre grand-mère chez le médecin vous évitera d’avoir à expliquer à un organisateur de la réunion pourquoi vous ne pourrez pas accepter leur invitation à la réunion en premier lieu. Ils verront sur votre calendrier que vous êtes occupé à ces moments-là.

Si vous avez déjà accepté une invitation à une réunion mais que quelque chose s’est produit, mettez à jour votre statut sur cette demande. Comme nous l’avons déjà dit, si vous changez votre statut d’Accepté à Provisoire, faites savoir aux gens pourquoi.

En général, soyez aussi respectueux que possible.

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