Comment ajouter automatiquement des tâches de Microsoft Planner à votre calendrier Outlook

Le logiciel de liste de tâches peut être un véritable booster de productivité, mais il y a toujours le risque qu'il ne devienne qu'une autre liste. Utilisez Microsoft Planner pour ajouter automatiquement des tâches à votre calendrier afin de savoir quand vous avez des dates d'échéance à venir.

Nous avons déjà abordé les bases de Microsoft Planner, mais en guise de rattrapage rapide, Planner est une application à faire fournie avec Office 365 (O365). Il est disponible pour toute personne abonnée à O365, qu'il s'agisse d'un abonnement personnel que vous avez vous-même payé ou d'une licence d'entreprise payée par votre entreprise.

Planner vous permet d'ajouter les tâches d'un plan à un calendrier en créant un lien de publication. Cela permet à toute personne disposant du lien de l'importer dans son calendrier. C'est une excellente fonctionnalité pour un planificateur d'équipe, où tout le monde pourra voir quand les tâches doivent être terminées.

Cependant, vous n'avez pas à partager ce lien avec qui que ce soit (et c'est un lien incroyablement long que personne ne pourrait jamais deviner ou trouver par accident), donc vos données Planner sont parfaitement sécurisées.

Créer un planificateur Microsoft Link

Pour créer un lien de publication, accédez au site Web de Microsoft Planner et connectez-vous avec les détails de votre compte O365.

Dans le menu de gauche, sélectionnez le plan que vous souhaitez ajouter à votre calendrier.

Cliquez sur les trois points à côté de l'option «Planifier», puis sélectionnez «Ajouter un plan au calendrier Outlook».

Dans le panneau qui s'ouvre, cliquez sur l'option «Publier».

À ce stade, vous avez deux options distinctes. Vous pouvez ajouter les tâches du planificateur à votre calendrier Outlook en cliquant sur «Ajouter à Outlook», ou vous pouvez copier le «lien iCalendar» et importer la tâche du planificateur dans n'importe quel logiciel de calendrier que vous aimez.

Ajoutez le planificateur à votre calendrier Outlook

Si vous cliquez sur «Ajouter à Outlook», votre calendrier Outlook s'ouvrira et affichera l'abonnement iCalendar pour que vous le confirmiez.

Modifiez le nom d'affichage du calendrier, puis cliquez sur «Enregistrer».

Le calendrier du planificateur apparaîtra dans la section «Autres calendriers». Les tâches du calendrier apparaîtront à la date d'échéance de la tâche.

La mise à jour et la récupération des tâches dans un calendrier publié peuvent prendre un certain temps. Ne vous inquiétez donc pas si elles ne se présentent pas immédiatement.

Partager le planificateur avec un autre calendrier

Si vous souhaitez ajouter les tâches du planificateur à un autre calendrier (le vôtre ou celui de quelqu'un d'autre), sélectionnez l'ensemble du lien iCalendar et copiez-le à l'aide de CTRL + C sous Windows ou CMD + C sur Mac.

Vous pouvez maintenant le partager avec quelqu'un d'autre ou l'ajouter à votre propre calendrier. Si vous ne savez pas comment ajouter un lien iCalendar à votre calendrier, c'est très simple que vous utilisiez Google Calendar, Apple Calendar ou que vous souhaitiez l'ajouter à un autre calendrier Outlook.

Arrêtez de partager votre calendrier de planificateur

Si vous souhaitez arrêter de partager vos tâches Microsoft Planner, cliquez sur les trois points à côté de l'option «Planifier» dans l'application, puis sélectionnez à nouveau «Ajouter un plan au calendrier Outlook».

Sélectionnez l'option «Annuler la publication».

Cela supprimera le lien, ce qui empêchera toute personne utilisant le lien d'obtenir des mises à jour.