Ces 5 fonctionnalités expliquent pourquoi Microsoft Word est toujours mon traitement de texte préféré
Parmi la gamme apparemment infinie de menus et d’outils pour lesquels Microsoft Word est bien connu, certains ont particulièrement assuré ma fidélité au fil des années. Même si certaines de ces fonctionnalités se trouvent dans d'autres programmes de traitement de texte, le fait que Microsoft Word les propose toutes en fait le numéro un pour moi.
De plus, ces fonctionnalités sont disponibles en tant qu'outils par défaut dans Microsoft Word, où vous devez être sûr d'utiliser le code si vous souhaitez en utiliser certaines dans les alternatives de Word.
Les outils dont je vais parler concernent spécifiquement l'application de bureau Microsoft Word. Certains sont également disponibles gratuitement sur Word pour le Web, mais pas tous.
Sommaire
Ruban personnalisable
Pour moi, la meilleure offre de Microsoft Word est la possibilité de personnaliser facilement les onglets, les groupes et les commandes que vous voyez sur le ruban (la partie au-dessus où vous effectuez votre travail sur Microsoft Word) et leur ordre. Vous pouvez même créer de nouveaux onglets et groupes en fonction du travail que vous effectuez, et c'est ce niveau de détail que j'apprécie particulièrement dans le programme.
Dans mon cas, en tant que relecteur universitaire, j'utilise certains outils tout le temps, tels que les commentaires, le suivi et les modifications, qui se trouvent généralement dans l'onglet Révision, et la police et le style, qui se trouvent dans l'onglet Accueil. En conséquence, j'ai créé un nouvel onglet appelé Relecture et inséré ces outils dans ce nouvel onglet.
Pour ce faire, j'ai cliqué sur Fichier > Options et choisi « Personnaliser le ruban » dans la fenêtre Options de Word.
À partir de là, vous pouvez apporter les modifications nécessaires :
- Sélectionnez « Onglets principaux » dans le menu déroulant Choisir les commandes depuis, car cela vous permet d'accéder aux commandes via les onglets que vous avez l'habitude de voir sur le ruban.
- Recherchez et sélectionnez un onglet, un groupe ou une commande que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur « Ajouter » pour le déplacer vers l'emplacement sélectionné.
- Réorganisez les onglets, les groupes et les commandes à l'aide des flèches à droite. Notez également les options Nouvel onglet, Nouveau groupe et Renommer en bas, sur lesquelles vous pouvez cliquer pour personnaliser davantage votre ruban.
Enfin, cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre et voir les modifications.
Par défaut, la barre d'outils d'accès rapide (QAT) se trouve tout en haut de votre fenêtre Word et stocke les raccourcis vers les commandes et les options que vous utilisez souvent. Si vous n'aimez pas mémoriser les raccourcis clavier de Word, le QAT de Word est le moyen le plus rapide de faire des choses qui autrement prendraient quelques clics, et c'est certainement l'une des fonctionnalités de Word que je trouve les plus utiles.
Dans mon cas, je dispose d'outils tels que l'icône de liste à puces et un raccourci vers la galerie de styles, car j'utilise ces outils tous les jours.
Pour personnaliser votre QAT, cliquez sur la flèche vers le bas Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide sur le côté droit du QAT. Ensuite, vous pouvez cocher ou décocher certains des outils par défaut dans le menu déroulant, ou cliquer sur « Plus de commandes » pour voir plus d'options.
Ensuite, choisissez « Commandes populaires » ou « Toutes les commandes » dans la liste déroulante Choisir les commandes à partir de, localisez et sélectionnez une commande, cliquez sur « Ajouter » et utilisez les flèches pour les réorganiser.
Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur « OK » et appréciez immédiatement à quel point vous accomplissez votre travail plus rapidement !
Convertir du texte en tableau et vice versa
Parfois, je me rends compte que les informations que j'ai saisies pourraient être plus belles sous forme de tableau. De même, je souhaiterais peut-être supprimer complètement le tableau, en ne conservant que le texte. Word est incroyablement efficace pour mener à bien l’un ou l’autre processus, alors que le faire manuellement prendrait du temps et entraînerait probablement des erreurs.
Cet outil peut sembler être un facteur d'attraction de niche, mais il est surprenant de voir combien de fois je l'ai utilisé. De plus, ce n'est pas seulement la possibilité de convertir du texte vers et depuis des tableaux que j'apprécie : c'est le niveau de détail que le programme entre dans la façon dont ce processus doit être exécuté qui le place au-dessus des autres.
Dans cet exemple, je souhaite que chacun des jours soit placé dans une cellule distincte, formant ce qui sera la ligne d'en-tête d'un tableau que je suis sur le point de créer.
Pour le convertir en tableau, je dois sélectionner le texte et cliquer sur l'icône « Tableau » dans l'onglet Insertion du ruban. Ensuite, je sélectionnerai « Convertir le texte en tableau ».
La boîte de dialogue Convertir le texte en tableau qui en résulte est l'endroit où la magie opère !
Même si vous vous attendez à parcourir les options de haut en bas, je vous recommande de commencer par la section Texte séparé à. En effet, la première étape consiste à décider où iront les limites des cellules du tableau. Dans mon cas, j'ai placé un espace entre chaque mot, je dois donc m'assurer que les limites des cellules sont définies au niveau des espaces. Comme il ne s'agit pas d'une option par défaut, j'ai coché « Autre » et tapé un espace dans le champ vide.
Ensuite, la section Taille du tableau en haut de la boîte de dialogue sera automatiquement mise à jour pour refléter ce que j'ai sélectionné en bas. Enfin, pour le comportement AutoFit, j'utilise toujours des largeurs de colonnes automatiquement fixées. Une fois que j'ai vérifié que je suis satisfait des options, je clique sur « OK ».
Il est tout aussi simple de reconvertir un tableau en texte. Avec votre curseur n'importe où dans le tableau, cliquez sur « Convertir en texte » dans l'onglet Mise en page. Ensuite, choisissez la manière dont vous souhaitez que le texte soit séparé une fois le tableau supprimé, puis cliquez sur « OK ».
Fusionner des documents
Bien que vous puissiez copier et coller du texte d'un document à un autre, l'utilisation de l'outil de fusion de Word prend moins de temps, principalement parce que vous n'avez besoin que d'ouvrir le document de destination. Il omet également la possibilité de manquer accidentellement du contenu dans les autres documents.
Comme le nom de l'outil l'indique, il sert à fusionner du texte. Même si des images peuvent être incluses dans la fusion, elles peuvent ne pas s'afficher correctement.
Je trouve cela particulièrement utile pour combiner des documents liés. Par exemple, après avoir reçu séparément les chapitres 1 et 2 d'un article, leur fusion signifie que je peux m'assurer qu'ils sont formatés de manière cohérente et rédigés de manière cohérente. Faire cela dans d'autres programmes, tels que Google Docs, nécessiterait que j'installe un module complémentaire, mais Word autorise cette action dans l'application de bureau.
Pour ce faire, placez d'abord votre curseur dans le document Word maître où vous souhaitez que le document fusionné apparaisse. Ensuite, cliquez sur la flèche déroulante « Objet » dans le groupe Texte de l'onglet Insertion et choisissez « Texte à partir d'un fichier ».
Ensuite, localisez et sélectionnez le fichier concerné, puis cliquez sur « Insérer ». Maintenez Ctrl enfoncé pour sélectionner plusieurs documents et assurez-vous de les sélectionner dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils apparaissent lors de la fusion. Lorsque vous cliquez sur « Ouvrir », le(s) fichier(s) sélectionné(s) seront ajoutés au document actif.
Intégration avec d'autres applications Microsoft
Si vous êtes plutôt du type G-Suite, vous pouvez à juste titre affirmer que Google Docs s'intègre parfaitement aux autres programmes Google. Cependant, comme j'utilise Excel, Outlook, PowerPoint et d'autres applications Microsoft, j'apprécie à quel point ils fonctionnent ensemble, d'autant plus que cette relation ne nécessite pas de connexion Internet pour fonctionner harmonieusement.
Par exemple, j'ai souvent créé un graphique dans Excel, sachant qu'il se coupera et collera parfaitement dans Word. De même, j'ai utilisé la relation étroite de Word avec Excel et Outlook via l'outil de fusion et publipostage du programme. Vous pouvez également facilement intégrer une feuille de calcul Excel ou une diapositive PowerPoint existante ou nouvelle dans votre document Word.
Pour ce faire, cliquez sur « Objet » dans l'onglet Insertion du ruban et accédez à l'onglet « Créer un nouveau » ou « Créer à partir d'un fichier », selon ce que vous souhaitez faire. Ensuite, choisissez le fichier ou le type de fichier que vous souhaitez intégrer, puis cliquez sur « OK ».
Ce que j'aime le plus dans cette intégration, c'est que la version Word de l'intégration est mise à jour pour correspondre à la source à chaque fois que vous fermez et rouvrez le document (sauf si vous désactivez cette fonction en cliquant sur Fichier > Options > Avancé et en décochant « Mettre à jour les liens automatiques à l'ouverture ». ).
Même si j'adore utiliser l'application de bureau Microsoft Word, je ne dirai pas qu'elle est idéale pour tout le monde, d'autant plus qu'elle est complexe, gourmande en ressources et coûteuse. Il existe de bonnes alternatives gratuites à Microsoft Word que vous devriez essayer si vous avez envie de changement.