Boostez votre productivité avec ces hacks révolutionnaires

Que vous soyez un professionnel expérimenté d'Excel ou que vous veniez de passer d'un autre tableur, de nombreux paramètres par défaut rendent le programme frustrant à utiliser. Mais vous n’êtes pas obligé de vous contenter de ces défauts ! Voici quelques ajustements qui vous faciliteront la vie et accéléreront votre flux de travail.

Activer la cellule de mise au point

Avez-vous déjà perdu la trace de la bonne colonne ou de la bonne ligne lors de l'analyse visuelle des données dans une feuille de calcul Excel ? Si votre classeur est configuré avec les paramètres par défaut, cela peut arriver souvent, surtout si vous travaillez sur un écran large avec un grand ensemble de données. Cela peut rendre le travail dans Excel particulièrement frustrant.

Une fonctionnalité que j'active toujours pour rendre cela plus facile est Focus Cell, qui met en évidence la colonne et la ligne de la cellule active. Cela garantit que je ne passe pas par inadvertance à un champ ou à un enregistrement différent lors de la lecture et de l'analyse des données.

Focus Cell est disponible pour ceux qui utilisent Excel pour Microsoft 365 sur Windows ou Mac et Excel pour le Web.

Pour activer Focus Cell, ouvrez l'onglet « Affichage » sur le ruban et cliquez sur « Focus Cell » dans le groupe Afficher. D'un autre côté, si vous utilisez Excel sur un ordinateur Windows, appuyez sur Alt > W > E > F.

Remarquez comment la cellule active conserve sa couleur, tandis que les cellules restantes de la colonne et de la ligne adoptent la couleur directrice. Focus Cell est une fonctionnalité à l'écran uniquement : vous ne la verrez pas lorsque vous imprimerez.

Une fois que vous avez déclenché cette fonctionnalité, elle reste active dans tout nouveau classeur que vous créez ou dans tout classeur existant que vous ouvrez sur votre ordinateur. Vous pouvez le désactiver à nouveau en cliquant sur la même icône.

Pour modifier la couleur utilisée pour mettre en évidence les colonnes ou les lignes pertinentes, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du même bouton et survolez « Couleur de la cellule de focus ».

Gardez les zéros en tête

Microsoft Excel supprime par défaut les zéros non significatifs des nombres, ce qui, bien que pratique dans de nombreuses circonstances, peut être frustrant si vous saisissez généralement des numéros de téléphone ou des numéros de série commençant par des zéros.

Bien que vous puissiez formater des cellules individuelles pour conserver les zéros non significatifs en appliquant un formatage numérique personnalisé ou en tapant une apostrophe avant le premier zéro, vous pouvez en faire un comportement permanent via la boîte de dialogue des options Excel.

Tout d’abord, appuyez sur Alt > F > T pour lancer la boîte de dialogue des options Excel. Ensuite, dirigez-vous vers l'onglet « Données », décochez « Supprimer les zéros non significatifs et convertir en nombre » et cliquez sur « OK ».

Désormais, lorsque vous tapez un nombre avec un zéro non significatif dans une cellule et que vous appuyez sur Entrée, Excel le convertit en valeur textuelle, ce qui signifie qu'il conserve tous les caractères que vous avez tapés.

Ce réglage de paramètre s’applique uniquement aux données saisies après avoir effectué la modification. Tous les nombres que vous avez saisis avec des zéros non significatifs avant de désactiver le paramètre seront toujours stockés sous forme de nombres sans zéros non significatifs. Vous pouvez également réactiver le paramètre une fois que vous avez fini de saisir les numéros de série ou les numéros de téléphone pour rétablir Excel à son comportement par défaut pour tous les numéros suivants.

Masquer l'icône Copilot

Depuis que Microsoft a inclus Copilot dans l'abonnement Microsoft 365, une icône est apparue par défaut à côté de la cellule active dans Excel. Même si cette fonctionnalité est censée être utile et permet d'accéder rapidement aux outils d'IA, elle est ennuyeuse et distrayante.

Une façon de résoudre ce problème consiste à désactiver Copilot dans Excel, bien que cela soit contre-intuitif si vous souhaitez toujours accéder à la fonctionnalité IA de Microsoft. Au lieu de cela, vous pouvez apporter une petite modification à vos paramètres Copilot. Tout d’abord, appuyez sur Alt > F > T pour ouvrir la boîte de dialogue Options Excel. Ensuite, sélectionnez « Copilote » dans le menu de gauche, cochez « Afficher l'icône du copilote uniquement pour les suggestions très pertinentes » et cliquez sur « OK ».

Désormais, plutôt que d'apparaître tout le temps, l'icône ne s'affichera que si Copilot a une suggestion qu'il juge utile. De plus, comme vous n'avez pas complètement désactivé Copilot, vous pouvez toujours accéder à ses fonctionnalités en cliquant sur l'icône « Copilot » dans l'onglet Accueil du ruban.

Si l'icône apparaît toujours après avoir modifié ce paramètre, redémarrez Excel et réessayez.

Désactiver les hyperliens automatiques

Lorsque vous tapez un lien ou une adresse e-mail, comme www.howtogeek.com ou tony@htg.com, dans une cellule d'Excel et appuyez sur Entrée, il se transforme en lien hypertexte. Même si cela peut s'avérer utile si vous envisagez de partager votre classeur et souhaitez que vos collaborateurs cliquent sur les liens, la plupart du temps, cela peut gêner la saisie des données, perturber le formatage de votre feuille de calcul et gêner l'utilisation générale.

Dans la capture d'écran ci-dessous, la fonction de création de liens hypertextes automatiques a rendu le texte bleu et réduit la taille de la police de 14 pts à 11 pts.

De plus, pour modifier la cellule sans déclencher le lien, vous devez double-cliquer ou cliquer longuement sur la cellule, ou utiliser la barre de formule en haut de la fenêtre Excel. Toutes ces solutions de contournement perturbent gravement votre flux de travail.

Pour empêcher Excel de transformer les URL saisies en liens cliquables, appuyez sur Alt > F > T pour ouvrir la fenêtre Options Excel, puis dans la section Vérification, cliquez sur « Options de correction automatique ».

Ensuite, dirigez-vous vers l'onglet « Mise en forme automatique au fur et à mesure de la frappe », désélectionnez « Chemins Internet et réseau avec liens hypertexte » et cliquez deux fois sur « OK » pour fermer les boîtes de dialogue.

Désormais, lorsque vous tapez un lien dans une cellule et appuyez sur Entrée, il est enregistré comme une valeur de texte ordinaire et non comme un lien cliquable.

Ouvrez certains fichiers lorsque vous lancez Excel

Si vous disposez d'un ensemble de classeurs Excel que vous ouvrez toujours au début de la journée de travail, le faire manuellement peut prendre une grande partie de votre routine matinale, même si vous les épinglez à la liste des Favoris sur la page d'accueil d'Excel.

Au lieu de cela, vous pouvez forcer Excel à ouvrir tous les fichiers enregistrés dans un dossier désigné à chaque ouverture du programme. Tout d’abord, créez un dossier de démarrage dédié et déplacez tous les classeurs en question vers ce dossier.

Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur le nom du dossier dans la barre d'adresse, puis cliquez sur « Copier l'adresse ».

Maintenant, dans Excel, ouvrez la fenêtre Options Excel en appuyant sur Alt > F > T, puis cliquez sur « Avancé ». Ensuite, faites défiler jusqu'à la section Général, collez (Ctrl+V) le chemin du fichier que vous venez de copier dans le champ « Au démarrage… » et cliquez sur « OK ».

Enfin, fermez et rouvrez Excel et constatez que les fichiers du dossier désigné s'ouvrent tous immédiatement.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers du dossier désigné à tout moment. S'il n'y a aucun fichier dans le dossier désigné, un classeur Excel vierge s'ouvre à la place. Pour revenir au comportement d'ouverture par défaut (en d'autres termes, pour ouvrir l'écran d'accueil lorsque vous lancez Excel), supprimez le chemin du fichier collé de la fenêtre des options d'Excel.

Restez dans la même cellule lorsque vous appuyez sur Entrée

Après avoir saisi des données ou une formule dans une cellule d'Excel, vous pouvez appuyer sur Entrée pour la valider. Étant donné qu'Excel suppose que vous souhaitez ensuite saisir des données dans la cellule suivante, cette cellule devient active.

Cependant, vous trouverez peut-être plus utile de rester dans la même cellule lorsque vous appuyez sur Entrée. Par exemple, si vous avez saisi une formule, vous souhaitez peut-être la réviser ou la copier avant de passer à la tâche suivante. D'un autre côté, vous essayez peut-être différents chiffres pour un calcul et souhaitez conserver la même cellule active afin de pouvoir saisir de nouvelles entrées jusqu'à ce que vous obteniez le chiffre attendu.

Bien que vous puissiez appuyer sur Ctrl+Entrée pour le faire à plusieurs reprises, vous pouvez remplacer définitivement le comportement par défaut de la ligne suivante en quelques étapes seulement. Tout d'abord, appuyez sur Alt > F > T pour ouvrir la boîte de dialogue Options Excel, et dans la zone Avancé, décochez la boîte de dialogue à côté de « Après avoir appuyé sur, déplacer la sélection ».

Après avoir cliqué sur « OK », entrez une valeur ou une formule dans une cellule et appuyez sur Entrée. Notez que la cellule dans laquelle vous venez de taper reste active.

Utilisez les touches fléchées pour accéder aux différentes cellules de votre classeur.

Définir une disposition de tableau croisé dynamique personnalisée

Chaque fois que vous insérez un tableau croisé dynamique, Microsoft Excel utilise par défaut la présentation compacte, qui empile tous les champs de ligne dans une seule colonne avec des indentations pour afficher les relations. Changer ultérieurement le tableau croisé dynamique vers différentes dispositions dans l'onglet Conception du ruban est garanti pour perdre du temps, surtout si vous devez apporter les mêmes modifications à chaque fois.

Pour accélérer ce processus, vous pouvez définir une mise en page personnalisée que tous les futurs tableaux croisés dynamiques adopteront. Pour ce faire, affichez la boîte de dialogue des options Excel en appuyant sur Alt > F > T. Ensuite, dans l'onglet Données, cliquez sur « Modifier la mise en page par défaut » dans la zone Options de données.

Ensuite, il existe deux manières de redéfinir les paramètres de disposition du tableau croisé dynamique :

1. Sélectionnez différentes options dans les champs « Sous-totaux », « Totaux généraux » et « Mise en page du rapport », cochez ou décochez « Insérer une ligne vide après chaque élément » et modifiez davantage de paramètres dans la fenêtre Options du tableau croisé dynamique.

2. Utilisez la mise en page d'un tableau croisé dynamique existant que vous avez déjà reconfiguré en plaçant votre curseur dans le champ « Importation de mise en page », en sélectionnant une cellule du tableau croisé dynamique contenant la mise en page préférée et en cliquant sur « Importer ».

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, après avoir cliqué sur « OK », tous les tableaux croisés dynamiques que vous insérez ultérieurement adopteront la nouvelle disposition.

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Pendant que vous jouez avec les paramètres dans Excel, envisagez de passer en mode sombre. Si vous passez toute la journée à regarder des feuilles de calcul et trouvez que le canevas Excel blanc vous donne mal à la tête, passer à une interface plus sombre peut augmenter votre confort.