A quoi sert une plateforme de dématérialisation ?
La transformation numérique est un phénomène incontournable qui touche aujourd’hui tous les domaines, y compris celui de la gestion documentaire. Les entreprises sont désormais confrontées à des enjeux majeurs tels que l’optimisation du temps, la réduction des coûts et la sécurité des données. C’est là qu’interviennent les plateformes de dématérialisation, véritables outils stratégiques pour les organisations. Mais quelle est leur utilité concrète ?
Sommaire
Les différentes facettes d’une plateforme de dématérialisation
Avant de voir en détail les avantages qu’offrent ces plateformes, il convient tout d’abord de comprendre leur fonctionnement général.
Rôle principal : la conversion numérique
Le rôle essentiel d’une plateforme de dématérialisation est de convertir des documents papiers en données numériques, afin de faciliter leur gestion, leur traitement et leur conservation. Cette opération peut être réalisée notamment via des scanners ou autres dispositifs de numérisation.
Traitement automatisé des documents
Grâce aux technologies telles que la lecture automatique de documents (LAD) ou la reconnaissance optique de caractères (OCR), une plateforme de dématérialisation permet également de traiter automatiquement les informations contenues dans les documents numérisés. Le contenu textuel est alors extrait et indexé, rendant ainsi le classement et la recherche d’information beaucoup plus efficaces.
Gestion centralisée des données
Les données extraites peuvent ensuite être stockées et consultées depuis une interface unique, facilitant ainsi leur gestion et leur partage entre les différents collaborateurs d’une entreprise. Cette gestion centralisée permet également un meilleur contrôle de la sécurité des accès aux données sensibles.
Les bénéfices pour les organisations
Passer à une plateforme de dématérialisation offre plusieurs avantages majeurs pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité :
- Efficacité accrue : Automatiser les processus liés à la gestion documentaire vous permet de consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage aux activités à forte valeur ajoutée pour votre entreprise. Vous gagnez en productivité et en compétitivité.
- Réduction des coûts : En supprimant le besoin de conserver et gérer des documents papier, vous réduisez significativement les coûts liés au stockage physique, à l’impression et à l’expédition. De plus, le traitement automatisé des informations limite les erreurs humaines et évite les problèmes de perte ou duplication des données.
- Meilleure sécurité : La centralisation et la sécurisation des données apportées par une plateforme de dématérialisation offrent une meilleure protection contre les risques de vol ou de fuite d’informations. De plus, les solutions Cloud garantissent la disponibilité et la sauvegarde de vos données en cas d’incident.
- Conformité réglementaire : Grâce à l’archivage électronique et aux contrôles d’accès, une plateforme de dématérialisation vous aide à respecter les obligations réglementaires en termes de conservation et de sécurisation des données.
Une adaptation aux besoins spécifiques
Les plateformes de dématérialisation peuvent être paramétrées selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, afin de répondre au mieux à leurs différents enjeux.
Personnalisation des interfaces
L’interface utilisateur peut être adaptée selon les préférences de votre organisation pour offrir un environnement de travail ergonomique et intuitif. Vous pouvez ainsi choisir le niveau de détail des vues, les fonctionnalités disponibles ou encore la présentation des données en fonction du rôle de chaque collaborateur.
Fonctionnalités évolutives
Les plateformes de dématérialisation offrent généralement une modularité permettant l’ajout progressif de nouvelles fonctionnalités selon les besoins de votre entreprise. Vous pouvez par exemple intégrer des outils de gestion électronique de documents (GED), d’édition collaborative ou de suivi de processus métiers complexes (BPM).
La collaboration avec des partenaires
Les entreprises n’évoluent plus seulement dans un environnement interne, mais aussi dans un contexte de relations étroites avec divers partenaires : fournisseurs, clients, prestataires, etc. Face à cette réalité, une plateforme de dématérialisation permet d’optimiser la collaboration en proposant des fonctionnalités spécifiques.
Espace de partage sécurisé
Une plateforme de dématérialisation peut inclure un espace réservé pour partager des documents avec vos partenaires dans un environnement sécurisé. Cette fonctionnalité facilite l’échange d’informations tout en s’assurant que seules les personnes autorisées y aient accès.
Gestion des processus inter-organisationnels
Les plateformes de dématérialisation peuvent également intégrer des outils de gestion collaboratifs des processus métiers qui impliquent plusieurs parties prenantes externes à votre entreprise. Vous avez ainsi la possibilité de piloter et suivre efficacement l’exécution des tâches et de vous assurer du respect des échéances.