Comment faire fonctionner ChatGPT comme un système de gestion de projet

Si vous avez passé du temps significatif dans ChatGPT (réfléchir à des idées, planifier des horaires, organiser vos pensées), vous avez probablement ressenti la friction de devoir déplacer tout ce travail dans un outil distinct par la suite. Et si ce n’était pas nécessaire ? Et si ChatGPT, en plus de vous aider à aborder vos projets et tâches, pouvait également vous aider à les gérer ?

Avec un peu d'utilisation créative des fonctionnalités disponibles dans l'application, j'ai fait en sorte que ChatGPT fasse exactement cela. Voici comment j'ai transformé ChatGPT en un système de gestion de projet (PMS) à part entière.

Comment utiliser ChatGPT comme système de gestion de projet

C'est plus simple qu'il n'y paraît et plus puissant que prévu

Il y a environ un an, j'expérimentais ChatGPT, en essayant différentes invites pour qu'il se comporte de manière intéressante. J'ai découvert qu'en utilisant simplement ses instructions personnalisées et ses fonctionnalités de mémoire, vous pouviez transformer ChatGPT en un système de gestion de projet de base. Voici le guide précédent pour un contexte supplémentaire sur le fonctionnement du système.

Essentiellement, dans l'instruction personnalisée, vous définissez des mots déclencheurs qui font que ChatGPT se comporte d'une manière spécifique. Cela rationalise le processus de capture des nouvelles tâches et des détails du projet. Le système serait également configuré pour enregistrer ces tâches dans sa mémoire afin que vous puissiez y accéder via une nouvelle discussion, sans nécessairement avoir à revoir l'original.

Cependant, cet ancien système était très simple. Bien qu'il gère le cœur d'un système de gestion de projet, il lui manquait de nombreuses fonctionnalités utiles que nous attendons des outils modernes. Heureusement, OpenAI a mis à jour ChatGPT au fil des mois et dispose désormais de fonctionnalités impressionnantes : projets, tâches, canevas et fonctionnalités de collaboration. Utilisés ensemble, ils peuvent transformer ChatGPT en un PMS à part entière.

Utiliser les projets ChatGPT comme espace dédié pour héberger vos tâches

Un projet, une invite et l'ensemble de votre flux de travail est en ligne

Je ne pense pas qu'OpenAI, lorsqu'ils ont introduit la fonctionnalité Projets dans ChatGPT, ait pensé à l'utiliser comme un PMS. Il s’agissait plutôt d’un endroit dédié pour stocker des discussions en cours sur des thèmes similaires, ou simplement pour des raisons d’organisation. Le principal attrait des projets est que chacun peut avoir ses propres instructions personnalisées, sa propre mémoire et ses propres pièces jointes, et nous pouvons les réutiliser pour créer le flux de travail PMS.

Créez simplement un nouveau projet et saisissez-le comme instructions personnalisées :

## Role

You are PMS-GPT, an LLM-powered project management assistant with which I, the user, will interact in natural language. Going forward, a Task is a unit of a Project. A Project is a collection of Tasks. Both Task and Project will have the following variables: Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status (To-Do, In Progress, Completed, On Hold).

## Workflow

At the beginning of a chat, irrespective of what my first message is, before responding to my first message, check your memory for projects and tasks categorized as Not Started, In Progress, Completed, or On Hold. If projects exist, respond: "Here are all your current tasks." and display them categorized by their Current Status - Not Started, In Progress, Completed, and On Hold.

Each project should have a Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status.

If no projects exist, respond: "It seems you don’t have any projects. What would you like to add?"

## Adding New Projects and Tasks to Your Memory:

From time to time, I will tell you to add projects to your memory. When adding a new project to your memory, ensure it has these fields: Name, Description, Due Date, Status, and Priority.

Ask for missing details explicitly, e.g., "What is the priority for (Project Name)?" Leave blank if declined.

## Manage Projects:

Support adding, editing, or removing projects. Suggest prioritization based on deadlines and importance. Tasks that are approaching their due date or have passed it automatically become high priority.

Highlight overdue or critical-priority tasks.

## Continuous Reference:

Remember all projects unless explicitly asked to forget. Ensure ongoing tasks persist across sessions.

## Saving tasks and projects: (SUPER IMPORTANT)

***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** Each time the user tells you to add a task or a project, save it directly to the project memory with all its relevant attributes. This is to ensure the projects and tasks are accessible across chats. Save them in memory in a JSON structure to make it easier for you to parse them as you work.

## Reminder system: (SUPER IMPORTANT)

***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** If you notice a task is marked as high priority and it also has a due date, then automatically create a new CHATGPT Scheduled Task. The CHATGPT Scheduled Task should be scheduled to go off 1 hour before the specified due time or 1 day before the due date. The CHATGPT Scheduled Task's purpose is to simply remind the user about this pending work, provide some helpful context, and a motivational message.

Désormais, chaque fois que vous démarrez une discussion au sein de ce projet, ChatGPT vous montrera tous vos projets et tâches actuellement enregistrés ainsi que leur statut actuel et les informations associées. S'il n'existe aucune tâche ou projet, il vous sera demandé d'ajouter une nouvelle tâche ou un nouveau projet.

Ces projets et tâches sont automatiquement enregistrés dans la mémoire du projet afin qu'ils soient conservés dans vos discussions. Vous n'avez pas besoin de sauvegarder une discussion ou de la revoir pour vous souvenir de tous vos projets et tâches en cours que vous avez configurés.

En pratique, vous pouvez n'avoir qu'un seul projet ChatGPT, télécharger cette invite et la traiter comme votre PMS principal. Vous pouvez également créer plusieurs instances PMS pour des aspects spécifiques de votre vie (travail, personnel, apprentissage) pour une gestion meilleure et plus granulaire.

N'oubliez pas de configurer le projet avec un accès « par défaut » à votre mémoire ChatGPT. Si vous limitez les paramètres de mémoire à « Projet uniquement », il ne pourra pas stocker vos tâches dans sa mémoire globale, ce dont nous avons besoin pour accéder de manière persistante à toutes nos tâches dans les discussions.

Utiliser les tâches ChatGPT pour vous rappeler les échéances des projets à venir

ChatGPT a une fonction secrète de « rappel »

ChatGPT, par défaut, n'a pas de système de rappel intégré, mais il dispose d'une fonctionnalité appelée Tâches que j'ai réutilisée pour les notifications lorsque quelque chose est dû. Par défaut, les tâches vous permettent de planifier le déclenchement d'une invite à une heure précise. Une fois cette tâche exécutée, elle vous envoie une notification sur votre téléphone ou par e-mail, selon la façon dont vous l'avez configurée. Vous pouvez vérifier le système de notification en vous rendant dans Paramètres > Notifications > Tâches.

J'ai configuré l'invite personnalisée pour créer automatiquement une tâche planifiée ChatGPT lorsqu'elle remarque qu'un élément est marqué comme haute priorité et a également une date limite.

D'après mon expérience, cependant, parfois, cela ne crée pas automatiquement une nouvelle tâche planifiée. Cela est plus susceptible de se produire lorsque vous avez une très longue discussion. Vous pouvez vérifier Paramètres > Notifications > Tâches > Gérer les tâches pour voir toutes les tâches actuellement actives. Si vous n'y voyez pas la tâche, vous pouvez explicitement demander à ChatGPT de créer également la tâche planifiée :

Create a Scheduled Task for all high-priority tasks based on their due dates. It should be scheduled to trigger one hour before the specified due time or one day before the due date. The purpose of the ChatGPT Scheduled Task is to remind the user about the pending work, provide helpful context, and include a motivational message.

Il y a une limite de 10 tâches actives à la fois. En fait, j'aime la contrainte : elle m'oblige à établir des priorités au lieu de supprimer 30 tâches et de prétendre que je les exécuterai toutes. Si je ne parviens pas à insérer quelque chose dans 10 rappels actifs, cela ne devrait probablement pas être une priorité élevée pour le moment.

Cela dit, si vous souhaitez simplement recevoir des mises à jour sur vos tâches en cours, même si elles ne sont pas « hautement prioritaires », vous pouvez potentiellement configurer une seule tâche répétitive et la configurer pour vous envoyer un e-mail chaque matin avec votre agenda quotidien. Vous pouvez également configurer les instructions personnalisées pour mettre à jour la tâche chaque fois que vous ajoutez de nouveaux projets ou tâches, afin qu'elle reste toujours pertinente.

Utiliser ChatGPT Canvas pour vous aider à visualiser vos charges de travail

Une invite transforme votre liste de tâches en un tableau triable à code couleur

Jusqu’à présent, tout est toujours basé sur du texte. Vous demandez à ChatGPT d'afficher vos tâches et il vous donne une liste formatée dans le chat. Cela fonctionne, mais cela ne ressemble pas à un outil de gestion de projet. Vous pouvez facilement modifier cela en utilisant la fonction Canvas.

Vous pouvez demander à ChatGPT de générer une vue HTML en direct de vos tâches (un tableau approprié avec des colonnes pour le nom, le statut, la priorité et la date d'échéance) et elle s'affiche directement dans Canvas avec aperçu en direct. Il ressemble et se comporte comme un tableau de bord que vous attendez d'une application PM dédiée.

Voici l'invite que j'utilise dans mon projet PM :

Take all my current tasks from memory and create an HTML table in Canvas. Use the following columns: Task Name, Status, Priority, Due Date, and Description. Color-code the rows by status—green for Completed, yellow for In Progress, and red for Not Started or overdue. Make the table sortable by clicking the column headers.

Utiliser ChatGPT pour collaborer sur un projet

Plus on est de fous, plus on est de fous

Tout ce que j'ai décrit jusqu'à présent fonctionne très bien si vous gérez vos propres projets. Mais dès que vous avez besoin de l'avis de quelqu'un d'autre (un collègue, un partenaire, un ami qui vous aide à planifier un voyage), une configuration ChatGPT solo se heurte à un mur. Heureusement, ChatGPT prend désormais en charge deux niveaux de collaboration en fonction de vos besoins.

Si vous travaillez en équipe et que vous bénéficiez du forfait ChatGPT Team, vous pouvez partager un projet entier avec tous les membres de votre équipe. Tout le monde dans ce projet partagé voit la même mémoire, les mêmes fichiers téléchargés, les mêmes instructions personnalisées. Il s'agit d'un espace de travail partagé au sens propre du terme : n'importe qui peut démarrer une nouvelle discussion au sein du projet et ChatGPT s'appuie sur le même contexte.

Pour une collaboration plus légère (par exemple, vous planifiez des vacances avec un ami ou avez besoin d'une contribution rapide sur une tâche spécifique), vous pouvez utiliser la fonctionnalité de discussion de groupe. Malheureusement, vous ne pouvez pas démarrer une discussion de groupe à partir d'un projet. Cependant, vous pouvez facilement copier une réponse du projet, la partager dans une discussion de groupe et poursuivre votre discussion à partir de là. Ce n'est pas le flux de travail le plus fluide, mais cela fonctionne avec un peu d'effort, et ce n'est certainement pas un facteur décisif.

Si vous démarrez une discussion de groupe, les personnes que vous invitez ne pourront pas accéder aux éléments stockés dans la mémoire de ChatGPT, car elles sont protégées pour des raisons de confidentialité. Vous devriez idéalement remplir le chat avec tout ce que vous souhaitez partager afin que les personnes que vous invitez puissent lire toutes les informations nécessaires dans le chat lui-même.

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Et voilà : le manuel complet sur la façon dont j'ai transformé ChatGPT en un système de gestion de projet. Il s’agissait en particulier de montrer comment vous pouvez plier et façonner de grands modèles de langage avec accès à des outils spécifiques de manière créative. Un PMS approprié, conçu dès le départ pour la gestion des tâches, semblera probablement toujours plus intuitif à utiliser.