9 conseils pour tirer le meilleur parti de Google Agenda
La plupart des utilisateurs exploitent à peine tout le potentiel de Google Agenda. Ils manquent des réunions, rencontrent des conflits d'horaire et se sentent dépassés par trop d'événements. Si vous utilisez Google Agenda pour gérer des tâches professionnelles, des projets personnels ou des objectifs à long terme, voici quelques conseils pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
Sommaire
1 Créez des événements directement depuis Gmail
Chaque réunion commence par un e-mail. Imaginez à quel point il serait utile de convertir facilement les e-mails en événements de calendrier. Eh bien, Gmail vous permet de le faire. Cette fonctionnalité extrait automatiquement les détails tels que la date, l'heure, le lieu, etc. et les ajoute à Google Agenda. Vous pouvez ensuite modifier les détails de l'événement pour effectuer des ajustements.
Pour créer un événement, ouvrez l'e-mail contenant les détails de la réunion dans Gmail, cliquez sur les trois points verticaux en haut à gauche et sélectionnez « Créer un événement ». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre d'événement dans Google Agenda. À partir de là, vous pouvez corriger les erreurs, ajouter d’autres participants et apporter d’autres modifications. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer ».
2 Afficher un fuseau horaire secondaire
Si vous travaillez à distance avec une équipe répartie sur différents fuseaux horaires, la planification de réunions peut être difficile en raison du décalage horaire. Pour faciliter cela, Google Agenda vous permet d'afficher un fuseau horaire secondaire, affichant les heures de plusieurs emplacements, ce qui vous aide à vous coordonner avec des personnes dans différentes parties du monde.
Pour activer le fuseau horaire secondaire, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Paramètres ». Ensuite, allez dans l'onglet « Fuseau horaire » sous Général, cochez la case « Afficher le fuseau horaire secondaire » et choisissez le fuseau horaire que vous souhaitez afficher. Vous verrez maintenant deux colonnes horaires dans l'axe temporel de Google Agenda, affichant les heures des deux fuseaux horaires.
3 Définir plusieurs notifications d'événements
Avez-vous déjà reçu un rappel pour ensuite l'oublier et rater la réunion ou la date limite ? Pour éviter cela, vous pouvez configurer plusieurs notifications pour qu'un événement soit rappelé à différents intervalles. Cela vous aidera à rester maître de votre emploi du temps.
Pour activer plusieurs notifications pour les événements d'un calendrier spécifique, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur droit de Google Agenda. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez modifier, puis accédez à « Notifications d'événements ». Cliquez sur le bouton « Ajouter une notification » et choisissez combien de temps à l'avance vous souhaitez recevoir des rappels supplémentaires.
4 Transférer la propriété d'un événement
Avez-vous déjà créé un événement, mais avez ensuite dû vous retirer et demander à quelqu'un d'autre de recréer l'événement ? Ce n’est pas nécessaire ! Google Agenda vous permet de transférer la propriété d'un événement. Le nouveau propriétaire peut alors gérer les invitations, apporter des modifications et envoyer des mises à jour aux participants sans repartir de zéro.
Pour transférer la propriété, ouvrez l'événement dans Google Agenda, cliquez sur les trois points verticaux, sélectionnez « Changer de propriétaire », saisissez l'adresse e-mail du nouveau propriétaire, puis cliquez sur « Changer de propriétaire ». Le nouveau propriétaire n'a pas besoin d'être répertorié comme invité pour que le transfert ait lieu. Vous pouvez céder la propriété à n’importe qui à condition de disposer de son adresse e-mail.
5 Estimer les événements passés pour plus de clarté
Une façon de réduire l'encombrement dans Google Agenda consiste à atténuer les événements passés. En réduisant la luminosité des événements déjà survenus, vous pouvez facilement les distinguer des événements à venir. Cela vous permet de vous concentrer sur la suite. Ceci est particulièrement utile lorsque vous gérez un emploi du temps chargé ou une grande équipe avec des événements remplissant chaque créneau horaire.
Pour estomper les événements passés, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et accédez à « Options d'affichage » sous Général. Ensuite, cochez la case « Réduire la luminosité des événements passés ». Une fois qu'un événement est passé, il s'assombrit automatiquement, vous donnant un repère visuel pour préparer votre prochain événement.
6 Gardez vos événements personnels privés
Nous avons tous des rendez-vous personnels à gérer malgré nos horaires de travail chargés. Nous devons les ajouter à Google Agenda pour empêcher d'autres personnes de planifier accidentellement des réunions pendant votre temps personnel, ce qui pourrait entraîner des conflits. Cependant, vous ne souhaitez peut-être pas que les autres voient les détails de ces événements. Heureusement, Google Agenda a une solution.
Vous pouvez définir vos événements personnels comme privés, permettant ainsi aux autres de voir l'heure et le titre, mais pas les détails. Pour rendre un événement privé, ajustez simplement ses paramètres de visibilité lors de sa création ou de sa modification. Cliquez sur l'événement, cliquez sur l'icône en forme de crayon pour le modifier et sélectionnez « Privé » dans le menu déroulant au-dessus de la zone de description.
7 Ajouter des événements avec des commandes vocales
Avec Google Assistant, vous pouvez ajouter rapidement des événements à Google Agenda à l'aide de commandes vocales. Il s'agit d'un moyen simple et pratique de planifier des rendez-vous lors de vos déplacements, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. Sur Android, appuyez longuement sur le bouton d'accueil pour ouvrir Google Assistant ou Gemini, le nouvel assistant alimenté par l'IA.
Ensuite, vous pouvez dire « Je souhaite ajouter un événement à Google Agenda », et il vous demandera de fournir les détails de l'événement, tels que le titre, l'heure, les participants, etc. Une fois que vous avez fourni les informations, il ajoute automatiquement l'événement. Si vous créez un événement pour la première fois, il vous sera peut-être demandé de connecter l'assistant à Google Workspace, sauf si vous l'avez déjà fait.
8 Associer Google Agenda à d'autres applications
Pour tirer le meilleur parti de Google Agenda, associez-le à d'autres applications que vous utilisez, telles que Slack, Google Keep et Zoom. Cela permet à ces applications d'accéder automatiquement à votre emploi du temps et de mettre à jour votre statut en conséquence. Par exemple, si vous avez prévu une réunion, Slack affichera automatiquement votre statut comme « En réunion », vous n'aurez donc pas à le mettre à jour manuellement.
Le processus d'intégration varie en fonction de l'application. Par exemple, pour l'ajouter à Slack, ouvrez Slack, cliquez sur « Ajouter des applications » et recherchez Google Agenda. Une fois que vous l'avez trouvé, cliquez sur « Google Agenda » dans les résultats de recherche et il sera automatiquement ajouté à Slack. Si vous souhaitez intégrer Calendrier à une autre application, accédez au site Web de l'application pour obtenir des instructions détaillées.
9 Maîtrisez les raccourcis clavier de Google Agenda
Google Agenda propose une gamme de raccourcis qui peuvent vous aider à planifier, modifier et gérer rapidement des événements. Au lieu de naviguer dans les menus, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier simples, comme appuyer sur « C » pour créer un nouvel événement, « Q » pour la fenêtre de création rapide d'un événement et « G » pour accéder à une date spécifique.
Le meilleur, c'est que vous n'avez pas besoin de mémoriser ces raccourcis : il vous suffit d'appuyer sur le bouton « ? » touche et Google Agenda affichera une liste de tous les raccourcis disponibles.
Google Agenda est un outil puissant pour organiser votre journée et planifier des événements. Pour en profiter au maximum, vous devez retenir les conseils ci-dessus. Tout planifier à l'avance sur Google Agenda permet de réduire le stress et d'augmenter votre productivité. Lorsqu'il est utilisé intelligemment, vous ne manquerez plus jamais une date limite !
