A phone with an Excel spreadsheet and a paper with the same spreadsheet printed.
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9 conseils pour obtenir des impressions Excel parfaites

Imprimer parfaitement une feuille de calcul Excel peut parfois être plus difficile que de la créer. Les données pourraient être coupées ou déplacées vers une autre page, ce qui vous ferait perdre du temps et entraînerait des coûts supplémentaires pour la réimpression. Si vous rencontrez fréquemment ce problème, voici quelques conseils pour vous assurer de bien faire les choses du premier coup.

1 Ajuster la mise en page et l'orientation

Excel vous permet d'imprimer des documents dans deux orientations : Portrait (vertical) et Paysage (horizontal). Il est important de sélectionner la bonne orientation pour obtenir une impression nette. Le format Portrait convient mieux aux feuilles de calcul comportant plus de lignes que de colonnes, tandis que le mode Paysage convient aux feuilles de calcul plus larges contenant de grands tableaux ou graphiques. Vous pouvez également utiliser les deux orientations pour différentes pages.

L'ajustement de l'orientation offre deux avantages clés : il garantit que vos données ne seront pas coupées et évite l'utilisation inutile de pages supplémentaires avec un espace encombrant. Cela donne à votre impression un aspect plus soigné. Pour modifier l'orientation, accédez à l'onglet « Mise en page », cliquez sur « Orientation » et choisissez « Portrait » pour les feuilles plus grandes ou « Paysage » pour les feuilles plus larges.

2 Ajuster à l'échelle pour un dimensionnement parfait des pages

Changer l’orientation à lui seul ne résoudra pas tout. Si vos données sont trop hautes ou trop larges, une impression sans mise à l'échelle appropriée peut entraîner leur débordement sur des feuilles supplémentaires ou créer des sauts de page gênants. Pour éviter ces problèmes, vous devez redimensionner votre feuille Excel pour qu'elle s'adapte parfaitement à une page. Redimensionner correctement vos données garantit que tout tient sur une seule page.

Pour ce faire, accédez à l'onglet « Mise en page ». Dans le groupe « Ajuster à l'échelle », ajustez les paramètres « Largeur » ​​et « Hauteur » pour adapter vos données sur une seule page ou le nombre spécifique de pages sur lesquelles vous souhaitez les imprimer. Cela permet de contrôler le nombre de pages et garantit que votre impression soit propre et professionnelle.

3 Utiliser la zone d'impression pour imprimer des données sélectives

Parfois, j'ai seulement besoin d'imprimer une section spécifique de ma feuille de calcul, et Excel me permet de définir une zone d'impression pour contrôler exactement quelle partie est imprimée. Cela permet d’éviter d’imprimer des sections inutiles, économisant ainsi du papier et de l’encre. De plus, je n'ai pas besoin de modifier l'intégralité de ma feuille de calcul pour imprimer quelques lignes et colonnes sélectionnées, surtout si elle contient un grand ensemble de données.

Pour définir une zone d'impression dans Excel, mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez inclure, accédez à l'onglet « Mise en page », cliquez sur « Zone d'impression » et sélectionnez « Définir la zone d'impression ».

4 Utilisez les sauts de page pour un meilleur contrôle

L'utilisation de sauts de page dans une feuille de calcul est un moyen intelligent d'éviter les fractionnements gênants de vos données et de contrôler la structure de votre document imprimé. Cette fonctionnalité vous permet de décider où commencent les données d'une nouvelle page, en conservant les sections clés en haut de la page suivante au lieu de les placer maladroitement au milieu de la précédente.

Si vous souhaitez qu'un graphique apparaisse sur une page spécifique, vous pouvez simplement insérer des sauts de page avant et après. Pour ce faire, sélectionnez la ligne ou la colonne dans laquelle vous souhaitez le saut de page, accédez à l'onglet « Mise en page », cliquez sur « Sauts de page » et choisissez « Insérer un saut de page ». Cette fonctionnalité permet d'améliorer la lisibilité et la présentation globale de vos feuilles de calcul Excel imprimées.

5 Aperçu de la feuille de calcul avant l'impression

La prévisualisation de votre feuille de calcul avant l'impression est l'une des étapes les plus cruciales pour garantir que vos données s'impriment exactement comme prévu. Cela vous permet de détecter tout problème de mise en page, d'alignement ou de visibilité des données et d'effectuer les ajustements nécessaires, tels que la mise à l'échelle ou la réorganisation des données, pour obtenir l'impression souhaitée.

Pour prévisualiser la façon dont votre feuille de calcul apparaîtra sur papier, cliquez sur « Fichier » dans le menu supérieur et sélectionnez « Imprimer » pour ouvrir la fenêtre d'aperçu avant impression. Examinez toutes les pages pour détecter tout problème de formatage avant d'appuyer sur le bouton d'impression. Cette étape simple peut vous faire gagner du temps, du papier et de l’encre en évitant les réimpressions inutiles.

6 Enregistrer au format PDF pour un meilleur formatage

Quel que soit le soin avec lequel vous formatez vos données dans Excel, de petits ajustements ou l'ouverture du fichier dans une autre version d'Excel peuvent facilement perturber la mise en page. Pour conserver le formatage de ma feuille de calcul Excel, je l'enregistre au format PDF, ce qui garantit que la mise en page reste intacte. Cela m'aide également à confirmer la façon dont les données apparaîtront sur chaque page imprimée.

J'utilise souvent cette méthode lorsque je partage des feuilles de calcul avec d'autres personnes, surtout si j'ai besoin qu'ils impriment la feuille de calcul pour moi. Cela les empêche également d’apporter des modifications involontaires aux données. Pour enregistrer une feuille de calcul au format PDF, cliquez sur « Fichier » dans le menu supérieur, sélectionnez « Enregistrer sous », choisissez votre emplacement et dans la liste déroulante « Enregistrer sous le type », sélectionnez « PDF ». Ensuite, cliquez sur « Enregistrer ».

7 Utiliser des marges personnalisées pour des besoins spécifiques

Une erreur courante que commettent les débutants dans Excel lors de l’impression de feuilles de calcul est de négliger d’ajuster l’espace entre les données et les bords du papier. Cette étape est importante pour des impressions propres et professionnelles. En utilisant des marges personnalisées, vous pouvez insérer plus de données sur chaque page ou laisser de l'espace pour les notes et la reliure.

Ce simple réglage améliore considérablement à la fois la lisibilité et l’apparence de votre impression. Pour définir des marges intégrées ou personnalisées, accédez à l'onglet « Mise en page », cliquez sur « Marges » et sélectionnez « Marges personnalisées ». Ensuite, ajustez les marges supérieure, inférieure, gauche et droite en fonction de vos besoins. Faites juste attention à ne pas trop réduire les marges.

J'utilise la fonction d'impression des titres dans Excel. Cela garantit que les en-têtes ou les étiquettes importants apparaissent sur chaque page d'une feuille de calcul de plusieurs pages, ce qui permet aux données de rester faciles à suivre et à interpréter. Cela permet au destinataire de ma feuille de calcul de comprendre plus facilement les données sans revenir constamment à la première page.

Pour définir les titres à imprimer, allez dans l'onglet « Mise en page », cliquez sur « Imprimer les titres », et dans la case « Lignes à répéter en haut » ou « Colonnes à répéter à gauche », sélectionnez la ligne ou la colonne que vous souhaitez afficher. répété à chaque page. Si vous n'avez jamais utilisé cette fonctionnalité auparavant, elle améliorera considérablement la lisibilité de vos impressions Excel.

9 Ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes

Enfin, vous devez ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes pour vous assurer que les données ne sont pas coupées ou enveloppées d'une manière qui rend la lecture difficile. Je m'assure toujours que le texte, les chiffres et autres informations sont clairement visibles et qu'il n'y a pas de chevauchement ou d'espacement gênant entre les données dans les cellules.

Pour les colonnes ou les lignes contenant du texte ou des chiffres plus longs, vous pouvez redimensionner ces zones de manière sélective pour maintenir la lisibilité tout en gardant la mise en page globale soignée et organisée. Pour ajuster la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes, mettez en surbrillance les colonnes ou les lignes concernées, cliquez avec le bouton droit et choisissez « Largeur de colonne » ou « Hauteur de ligne ». Entrez les dimensions souhaitées et cliquez sur « OK ».


Ce sont les conseils que je suis systématiquement lors de l’impression de feuilles de calcul Excel. Si vos impressions semblent souvent désordonnées, je vous recommande fortement d'utiliser ces stratégies. En suivant attentivement ces étapes et en prévisualisant vos feuilles avant l'impression, vous pourrez obtenir des impressions impeccables en toute confiance.

Si l'impression ne se déroule pas comme prévu, évitez de procéder à des ajustements hâtifs, qui pourraient perturber davantage le formatage. Prenez votre temps pour résoudre tout problème avant de tenter une autre impression.

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