8 incontournables de la barre d'outils d'accès rapide dans Microsoft PowerPoint

PowerPoint propose de nombreux outils pour perfectionner votre présentation, des animations et transitions aux formes et zones de texte. Cependant, trouver le bon parmi un choix aussi large peut ralentir considérablement votre flux de travail, c'est pourquoi l'utilisation de la barre d'outils d'accès rapide (QAT) du programme est la voie à suivre.

Dans d'autres programmes Microsoft, vous pouvez créer des macros pour automatiser des tâches fastidieuses, mais à moins que vous sachiez comment créer Visual Basic pour Applications (VBA), ce n'est pas une option dans PowerPoint. D'un autre côté, même si l'utilisation des raccourcis clavier de PowerPoint contribuera grandement à augmenter votre efficacité, il est pratiquement impossible de tous les apprendre.

Le QAT est une collection d'icônes qui s'affichent en haut de votre écran pendant que vous travaillez, que vous pouvez personnaliser pour inclure les outils que vous utilisez le plus. Dans cet article, je vais vous montrer les commandes que j'ai toujours eues dans mon QAT depuis mes années en tant que professeur, et j'expliquerai pourquoi ce sont les meilleures.

Activer et personnaliser le QAT

Le QAT se trouve dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre PowerPoint. Si tout ce que vous pouvez voir est le logo PowerPoint et le nom de votre fichier, cela signifie que QAT n'est pas activé.

Pour remédier à ce problème, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite de n'importe quel onglet ouvert, puis cliquez sur « Afficher la barre d'outils d'accès rapide ».

Vous verrez alors le QAT apparaître à côté du logo PowerPoint avec certains boutons, tels que Enregistrer, Annuler, Rétablir, Commencer depuis le début et Enregistrement automatique, comme options par défaut.

Il existe différentes manières de personnaliser ce que vous voyez ici. Pour supprimer un bouton de votre QAT, cliquez avec le bouton droit sur l'icône correspondante, puis cliquez sur « Supprimer de la barre d'outils d'accès rapide ».

Pour ajouter un bouton, cliquez sur la flèche vers le bas « Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide », puis choisissez l'une des options disponibles dans ce menu ou cliquez sur « Plus de commandes » pour voir les autres actions que vous pouvez ajouter.

Si vous avez opté pour « Plus de commandes », dans la fenêtre Options PowerPoint, cliquez sur la flèche déroulante « Choisir les commandes parmi » pour rechercher un outil par catégorie ou afficher toutes les commandes disponibles. Ensuite, après avoir trouvé et sélectionné une commande que vous souhaitez voir apparaître dans votre QAT, cliquez sur « Ajouter ». Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK ».

Vous verrez alors le QAT mis à jour en fonction de vos sélections.

Voici les outils que j'ai ajoutés à mon QAT et pourquoi.

Zones de texte

Contrairement à Microsoft Word, où vous pouvez taper directement sur la page, chaque fois que vous devez ajouter du texte dans PowerPoint, vous devrez utiliser une zone de texte. Lorsque vous appuyez sur Ctrl+M pour ajouter une nouvelle diapositive, vous verrez des zones de texte d'espace réservé dans lesquelles vous pourrez ajouter votre contenu saisi. Cependant, je constate souvent que je dois ajouter des zones de texte supplémentaires dans lesquelles je peux ajouter plus d'informations ou des notes complémentaires. C'est pourquoi j'ai ajouté l'outil Zone de texte à mon QAT.

Puces

De nombreuses personnes font l’erreur d’inclure de longs paragraphes contenant trop de texte dans leurs présentations PowerPoint. En fait, l’une des meilleures façons de présenter des informations consiste à utiliser de courtes listes à puces. Presque toutes les diapositives de toutes les présentations que j'ai faites contenaient du texte à puces, c'est donc un autre outil essentiel que j'inclus dans mon QAT.

Collage spécial

Un autre outil utile à ajouter au QAT est Paste Special. J'ai tendance à utiliser cet outil sous-évalué lorsque je colle du texte à partir d'une autre source ou d'une autre diapositive. Par exemple, j'ai peut-être copié une citation célèbre d'un site Web ou un texte que j'ai déjà tapé sur une autre diapositive. Cependant, si j'utilise le raccourci clavier bien connu Ctrl+V pour coller ceci dans une zone de texte, le formatage source sera conservé. Pour supprimer cette mise en forme, je place mon curseur là où je veux que le texte aille, je clique sur l'icône Collage spécial dans mon QAT, puis je choisis « Texte non formaté ». Une fois le texte collé, il adoptera la mise en forme que j'ai déjà appliquée à cette zone de texte.

Insérer une image

Une présentation PowerPoint n'est pas une vrai Présentation PowerPoint sans images. En effet, les images donnent le ton de votre diaporama, ajoutent des aides visuelles pour soutenir le texte et vous aident à briser la monotonie des diapositives riches en texte. Tant que vous ne submergez pas votre public avec trop d’images, elles constituent des éléments très précieux d’une présentation PowerPoint. Lorsque je clique sur l'icône Insérer des images dans mon QAT, PowerPoint me donne la possibilité d'ajouter une image à partir de mon appareil, de la galerie stock de Microsoft ou d'une source en ligne.

Aligner au milieu et aligner au centre

Maintenant que vous avez ajouté vos images via le QAT, vous pouvez forcer PowerPoint à les aligner au milieu de la diapositive (en d'autres termes, à mi-chemin entre le haut et le bas), ou au centre de la diapositive (en d'autres termes, à mi-chemin entre les bords gauche et droit). Vous pouvez également utiliser ces outils sur d'autres objets de votre présentation, tels que des zones de texte. L'utilisation d'Aligner au milieu et d'Aligner au centre vous évite d'avoir à cliquer et à faire glisser les objets vers leurs positions centrales, ce qui signifie que cela prend beaucoup moins de temps pour ranger la mise en page de vos diapositives.

Mettre au premier plan

Si vous avez une diapositive chargée contenant de nombreux objets qui se chevauchent, vous constaterez peut-être que vous devez rapidement mettre une zone de texte ou une image importante au premier plan. Le bouton Mettre au premier plan vous permet de le faire en un seul clic, plutôt que de passer par le processus alternatif de sélection, couper et coller l'élément en question.

Objets de groupe

En restant sur le thème de l'alignement et du déplacement des éléments dans les diapositives, j'utilise souvent l'outil Groupe d'objets pour indiquer à PowerPoint que deux éléments ou plus sont liés les uns aux autres. Dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai une diapositive montrant un plan d'étage, mais je dois maintenant déplacer et redimensionner les deux tables et toutes les chaises ensemble. Plutôt que de les ajuster individuellement, je peux d'abord soit les sélectionner un par un tout en maintenant Ctrl enfoncé, soit utiliser le curseur de sélection pour sélectionner tous les objets en même temps. Ensuite, je clique sur « Grouper les objets » dans mon QAT, ce qui les convertit de formes individuelles en une forme collective. Je peux ensuite déplacer et redimensionner le plan d'étage tout en conservant la relativité positionnelle des objets. Je pourrais même animer tous ces objets ensemble si je le voulais.

Masque des diapositives

Si vous n'avez pas encore utilisé le masque des diapositives, c'est le moment de commencer. Il s'agit de l'une des différentes options d'affichage de PowerPoint, conçue pour vous permettre d'apporter des modifications globales à la mise en forme d'une présentation. Par exemple, vous pouvez ajouter un logo à chaque diapositive, modifier toutes vos polices ou ajouter des effets, en sachant qu'ils seront ajoutés à chaque diapositive avec le même design. Les options alternatives consistent soit à apporter des modifications isolées aux diapositives, soit à copier et coller des éléments d'une diapositive à une autre. Cependant, là où le Slide Master prévaut, c'est qu'il favorise la cohérence et permet de gagner du temps. C'est l'une de mes icônes QAT les plus utilisées.

L'utilisation de QAT dans PowerPoint est un moyen infaillible d'accélérer votre flux de travail, avec des outils pratiques toujours prêts à être sélectionnés en un instant. Cependant, il ne sert à rien d'accélérer votre flux de travail si le fichier lui-même est lent, alors prenez un moment pour optimiser votre présentation PowerPoint.