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Apple Numbers n'est pas aussi populaire qu'Excel, mais il s'agit d'un tableur puissant qui offre toutes les fonctionnalités essentielles que vous attendez. Si vous envisagez de faire le changement, voici quelques fonctions et fonctionnalités que vous devez maîtriser.

Sommaire

Une liste déroulante permet de garantir une saisie cohérente des données dans une colonne de feuille de calcul et réduit les risques d'erreurs de la part des autres personnes travaillant dessus. Il vous permet de choisir parmi des options prédéfinies, telles que « terminé » ou « en cours », pour les colonnes de suivi des statuts du projet. En limitant les choix, les listes déroulantes facilitent également la gestion de la feuille de calcul.

Pour créer une liste déroulante, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez qu'une valeur apparaisse. Ensuite, cliquez sur le bouton « Format » dans le coin supérieur droit et accédez à l'onglet « Cellule ». Définissez le format des données sur « Menu contextuel » et entrez les options souhaitées pour remplir la liste déroulante. Vous pouvez également réorganiser les options en fonction de vos besoins.

2 Prédire sur la base des données existantes

Apple Numbers vous permet de faire des prédictions basées sur les données dans votre feuille de calcul à l'aide de la fonctionnalité Lignes de tendance et prévisions. Lorsque vos données sont bien organisées et montrent une relation claire entre les variables, comme les mois et les ventes, vous pouvez facilement repérer les tendances, prévoir les ventes, planifier les budgets, etc.

Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez les données que vous souhaitez analyser et créez un graphique, tel qu'une courbe ou un nuage de points. Ensuite, cliquez sur le graphique, ouvrez le panneau « Format », sélectionnez « Série » et sélectionnez « Linéaire ». Numbers vous permet de prédire des données à l'aide de modèles linéaires, polynomiaux, exponentiels et autres. Vous pouvez facilement étendre la ligne de tendance pour estimer les valeurs futures.

3 Cellules à code couleur utilisant une logique conditionnelle

Comme Excel, Numbers vous permet de formater des cellules en fonction de critères spécifiques à l'aide d'un codage couleur. Cela vous aide à mettre en évidence visuellement les points de données importants, ce qui facilite la détection des tendances, des valeurs aberrantes ou des détails clés en un coup d'œil. Que vous ayez besoin de signaler des valeurs dépassant une limite, des données comprises dans une plage spécifique ou des tâches en retard, le codage couleur simplifie les choses.

Pour appliquer un codage couleur, sélectionnez les cellules ou la plage que vous souhaitez formater, cliquez sur le bouton « Format » dans la barre d'outils et accédez à l'onglet « Cellule ». Sous Mise en évidence conditionnelle, cliquez sur « Ajouter une règle », puis choisissez la condition que vous souhaitez appliquer et définissez la valeur. Après cela, choisissez une couleur de remplissage, une couleur de texte ou les deux pour mettre en évidence les cellules qui répondent aux critères.

Si vous souhaitez appliquer plusieurs conditions à différentes plages ou critères, vous pouvez utiliser différents codes de couleur au sein de la même plage.

4 Geler les lignes ou les colonnes d'en-tête

Dans une feuille de calcul, les en-têtes ou les étiquettes fournissent un contexte pour les données dans les colonnes ou les lignes. Cependant, à mesure qu'un ensemble de données s'agrandit, les en-têtes et les lignes peuvent devenir masqués lorsque vous faites défiler vers le bas ou vers la droite, ce qui rend difficile l'identification de quelle colonne correspond à quelles données. Pour résoudre ce problème, Numbers vous permet de figer les en-têtes, les lignes et les colonnes afin qu'ils restent visibles lorsque vous faites défiler.

Sélectionnez la ou les lignes ou colonnes que vous souhaitez figer, généralement la ligne du haut ou la colonne la plus à gauche avec les en-têtes. Ensuite, allez dans le menu « Tableau » dans la barre d'outils et choisissez « Geler les lignes d'en-tête » ou « Geler les colonnes d'en-tête », en fonction de vos besoins. Avec ce paramètre, les lignes et colonnes gelées resteront en place lorsque vous faites défiler votre feuille de calcul.

Pour débloquer les lignes ou les colonnes, revenez au menu « Tableau » et décochez l'option « Geler les lignes d'en-tête » ou « Geler les colonnes d'en-tête ».

5 Compter les cases cochées et non cochées

Lorsque vous utilisez Numbers pour suivre les présences, surveiller l'état des tâches ou gérer les niveaux de stock, vous pouvez utiliser des cases à cocher pour marquer ou décocher des éléments. Cependant, avec de grands ensembles de données, il peut être difficile de compter manuellement les cases cochées et non cochées. Heureusement, vous pouvez automatiser ce processus à l'aide de la fonction COUNTIF, qui fonctionne de la même manière dans Microsoft Excel.

La syntaxe de la fonction COUNTIF est la suivante :

=COUNTIF(Range, TRUE/FALSE)

Ici, « Plage » fait référence aux cellules contenant des cases à cocher. Pour compter le nombre de cases cochées, utilisez VRAI. Pour compter les cases non cochées, utilisez FALSE.

6 Fusionner les données de deux colonnes

Nous travaillons souvent avec des ensembles de données dont les données sont réparties sur plusieurs colonnes, mais nous devons les combiner en une seule colonne. Cela peut inclure la combinaison du prénom, du deuxième prénom et du nom de famille ou la fusion de parties d'une adresse, telles que les numéros de maison, les rues et les villes. Au lieu d'intégrer ces données manuellement, vous pouvez facilement automatiser le processus.

Pour fusionner les données de deux colonnes, accédez à la première cellule où vous souhaitez les données combinées et saisissez cette formule :

=A1 & " " & B1

Ici, A1 et B1 font référence aux premières cellules des deux colonnes que vous souhaitez combiner, et l'opérateur & joint leurs valeurs. Le » » ajoute un espace entre eux.

Vous pouvez ensuite faire glisser la poignée de recopie vers le bas de la colonne pour appliquer la formule à toutes les lignes. Vous pouvez également utiliser la fonction CONCATENATE, qui effectue la même tâche. Si vous débutez avec des feuilles de calcul, les numéros Apple pourraient être une meilleure option. C'est un domaine dans lequel Apple Numbers se démarque par rapport à Excel.

7 Supprimer les lignes vides pour désencombrer une feuille de calcul

Les lignes vides peuvent rendre votre feuille de calcul plus difficile à lire et à analyser. Pour faciliter la navigation dans votre feuille de calcul, vous devez les supprimer. Cependant, les supprimer manuellement peut prendre du temps, surtout si l’ensemble de données est volumineux. Bien que Apple Numbers ne dispose pas de fonctionnalité intégrée pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs solutions de contournement pour accomplir la tâche.

Voici l'un des moyens les plus simples de supprimer les lignes vides. Ajoutez une nouvelle colonne d'assistance à votre tableau et entrez la formule IF(ISBLANK(column), 0, 1) dans la première cellule, où « colonne » fait référence à la colonne contenant des lignes vides. Cela placera « 0 » dans les cellules vides et « 1 » dans celles non vides de la colonne d'assistance.

Pour supprimer les lignes vides, cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle colonne, sélectionnez « Trier par ordre croissant », choisissez toutes les lignes avec « 0 » et cliquez sur « Supprimer les lignes sélectionnées ».

8 Verrouiller les tables pour éviter les modifications accidentelles

Lorsque vous collaborez sur une feuille de calcul, vous souhaiterez peut-être protéger certaines cellules contre la modification afin d'éviter des modifications accidentelles. Bien que vous puissiez verrouiller des cellules individuelles dans Excel, Apple Numbers vous permet uniquement de verrouiller des tableaux ou des feuilles de calcul entières. Cela garantit que les données, formules ou mises en forme importantes dans des tableaux spécifiques restent sécurisées tandis que d'autres peuvent toujours modifier le reste de la feuille.

Pour verrouiller une table dans Apple Numbers, sélectionnez la table que vous souhaitez protéger, accédez à l'onglet « Organiser » dans le menu supérieur et sélectionnez « Verrouiller ». Cela verrouillera toutes les cellules de ce tableau, laissant les autres tableaux modifiables. Si vous souhaitez ultérieurement déverrouiller la table, revenez à nouveau à l'onglet « Organiser » et cliquez sur « Déverrouiller » dans le menu.

Voici quelques trucs et astuces de base que vous devriez connaître si vous débutez dans l'utilisation des numéros Apple. Bien que ceux-ci couvrent les bases, ils ne sont que le point de départ. Pour maximiser le potentiel des numéros Apple, consacrez du temps à l’exploration de ses fonctionnalités et formules avancées. Il dispose de tous les outils pour devenir votre application de feuille de calcul principale sur macOS.