8 fonctionnalités Word incontournables pour les documents académiques
Microsoft Word propose de nombreux outils pour rendre vos documents académiques professionnels, faciles à lire et conformes aux attentes de votre collège. En tant qu'ancien enseignant et actuel relecteur académique, voici mes meilleurs conseils pour créer des articles académiques dans Microsoft Word.
La plupart des écoles disposent d'un guide de style pour la rédaction académique, alors assurez-vous de le lire en premier. Ce guide vous explique comment modifier et utiliser la plupart des éléments susceptibles d'être inclus dans ce guide de style.
Sommaire
1 Modifier les styles
La première chose à faire est de modifier les styles. Les styles de Microsoft Word contiennent une mise en forme prédéfinie que vous pouvez appliquer à différentes parties de votre document, telles que le corps principal (appelé style Normal) et les titres. Ils vous aident à garantir la cohérence de votre mise en forme et vous permettent de gagner du temps si vous devez modifier votre mise en page.
Tout d’abord, cliquez sur Fichier > Options. Ensuite, dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur « Avancé » et remplacez « Largeur du volet de zone de style dans les vues brouillon et plan » par 5,08 cm ou 2 po. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Maintenant, cliquez sur « Brouillon » dans l'onglet Affichage.
Le volet Zone de style se trouve désormais à gauche de votre écran et affiche le style appliqué à chaque paragraphe de votre document.
Vous êtes maintenant prêt à modifier les paramètres de style pour les aligner sur le guide de style. Cliquez avec le bouton droit sur le style « Normal » dans la galerie de styles, qui se trouve dans l'onglet Accueil. Ensuite, cliquez sur « Modifier ».
Dans la boîte de dialogue Modifier le style qui apparaît, choisissez votre alignement. Certaines universités préfèrent un texte aligné à gauche, car il est considéré comme plus facile à lire, mais de nombreuses institutions optent désormais pour un alignement justifié.
Vous pouvez désormais modifier vos autres paramètres de style en cliquant sur « Format » pour accéder aux différentes options.
Cliquez sur « Police » pour choisir une police, un style de police et une taille. De nombreux collèges préfèrent une police académique de taille 12, telle que Times New Roman. Les styles de titres sont généralement en gras. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » pour revenir à la boîte de dialogue principale Modifier le style.
Ensuite, cliquez sur « Paragraphe » dans la liste déroulante Format pour décider si vous souhaitez que la première ligne de chaque paragraphe soit en retrait et si vous souhaitez un espace après chaque paragraphe. C’est également ici que vous pouvez ajuster l’interligne, que de nombreuses institutions aiment avoir à double interligne.
Lorsque vous modifiez les styles de titre, accédez à l'onglet « Sauts de ligne et de page » et cochez « Conserver avec le suivant » et « Conserver les lignes ensemble ». Ensuite, cliquez sur « OK ».
Lorsque vous modifiez le style Normal, puisqu'il s'agit du style principal de votre document, certains autres styles seront également ajustés. Cela vous évite de répéter chaque étape lorsque vous modifiez les autres styles.
Lorsque vous avez fini de définir les paramètres du style Normal, cliquez sur « OK ».
Suivez le même processus pour les autres styles que vous utiliserez dans votre document académique, comme les styles de titre. Ensuite, chaque fois que vous souhaitez appliquer un style à un paragraphe de votre travail, placez le curseur dans ce paragraphe et cliquez sur le style dans la galerie de styles.
2 Listes à plusieurs niveaux
Si vous avez utilisé plusieurs styles de titre, vous devrez probablement réfléchir à la façon dont ils sont numérotés. Par exemple, vos titres principaux peuvent être numérotés avec un seul chiffre, tandis que les sous-titres peuvent être numérotés avec des décimales.
La meilleure façon de contrôler la numérotation de vos titres consiste à utiliser l'outil de liste à plusieurs niveaux de Word dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil. Vous pouvez soit choisir l'une des listes multiniveaux prédéfinies, soit cliquer sur « Définir une nouvelle liste multiniveau » pour créer la vôtre.
Si vous avez sélectionné « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux », chaque numéro à gauche de la boîte de dialogue correspond à un nouveau niveau. Par exemple, vos rubriques principales seront de niveau 1, vos premières sous-rubriques seront de niveau 2, et ainsi de suite. Parcourez chaque niveau, en définissant les paramètres si nécessaire. Voici les principales choses à surveiller :
Cliquez sur « Plus » en bas de la fenêtre pour voir tous les paramètres disponibles.
- Choisissez si vous souhaitez des chiffres arabes ou romains ou une lettre (comme a, b, c, etc.).
- Cliquez sur « Police » pour aligner la mise en forme de vos chiffres avec la mise en forme du style de titre que vous avez modifiée précédemment.
- Si vous utilisez la décimalisation pour les sous-titres (comme 1.7), n'oubliez pas d'inclure le numéro du titre principal de la section (1) avant le numéro du sous-niveau (7).
- Choisissez votre alignement, notamment si vous souhaitez que les chiffres et le texte soient en retrait et si vous souhaitez utiliser un taquet de tabulation pour créer un espace entre le nombre et le texte.
- Enfin, associez chaque niveau de numérotation au style de titre concerné.
3 Insérer des sauts de page et de section
Vous pouvez accéder aux sauts de page et de section en cliquant sur « Sauts » dans l'onglet Mise en page.
Cliquez sur « Afficher/Masquer » (¶) dans l'onglet Accueil pour voir les sauts de page et de section après les avoir ajoutés.
Saut de page
L'ajout d'un saut de page (la première option du menu déroulant) après un paragraphe force le paragraphe suivant à commencer sur la page suivante. Ceci est utile si, par exemple, vous avez une page de contenu au début de votre travail et souhaitez commencer le corps principal sur la page suivante, ou si vous avez une bibliographie à la fin du document que vous souhaitez séparer du pages avant.
Saut de section
En revanche, un saut de section est plus définitif, vous permettant de formater chaque section d'un document séparément. Par exemple, si vous souhaitez utiliser des colonnes dans la section 1 mais pas dans la section 2, un saut de section vous permettra de le faire. Vous pouvez également utiliser un saut de section de page suivante pour redémarrer la numérotation de vos pages, par exemple en utilisant des chiffres romains pour votre introduction et des chiffres arabes pour votre corps principal.
Un saut de section de page suivante termine la section actuelle et passe à la page suivante, tandis qu'un saut de section continu démarre la section suivante sur la même page.
4 Ajouter des légendes
Toutes les images d'un document académique doivent avoir des légendes expliquant ce que l'image montre. Pour ajouter une légende, cliquez avec le bouton droit sur l'image, puis cliquez sur « Insérer une légende ».
Ensuite, dans la boîte de dialogue Légende, choisissez votre étiquette et votre position. Cliquez sur « Nouvelle étiquette » si aucune des étiquettes ne correspond à votre guide de style, et vous pouvez également choisir un système de numérotation différent si vous le souhaitez. Tapez les détails de l'image dans le champ « Légende » et cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.
La légende apparaît désormais sous ou au-dessus de l'image, selon la position que vous avez sélectionnée.
Pour modifier la police de votre légende ou l'espacement des lignes et des paragraphes, placez votre curseur dans la légende et appuyez sur Ctrl+Maj+S. Ensuite, cliquez sur Modifier > Paragraphe et ajustez les paramètres si nécessaire. Puisque vous utilisez la boîte de dialogue Modifier le style, toutes les légendes adopteront ces paramètres modifiés.
5 Utiliser une table des matières
Plus tôt, j'ai parlé des avantages de l'utilisation des styles. Un avantage que je n'a pas Il est à noter que tout texte formaté avec un style de titre apparaîtra automatiquement dans la table des matières automatique de Word.
Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que la table des matières aille et cliquez sur « Table des matières » dans l'onglet Références. Choisissez l'une des deux premières options (les « Tableaux automatiques ») ou cliquez sur « Table des matières personnalisée » pour vérifier d'abord les paramètres.
En cliquant sur « Table des matières personnalisée », vous verrez les différentes options que vous pouvez modifier, telles que le type de début d'onglet qu'il utilise, le nombre de niveaux qu'il affiche et s'il contient des hyperliens vers les différentes sections de votre document. Lorsque vous avez modifié les paramètres concernés, cliquez sur « OK ».
Si vous devez mettre à jour votre table des matières, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur « Mettre à jour le champ ».
6 Ajouter un tableau des figures
En plus d'une table des matières, vous souhaiterez peut-être ajouter une table des figures, qui inclut automatiquement toutes les légendes que vous avez ajoutées précédemment. Dans l'onglet Références, cliquez sur « Insérer un tableau des figures ».
Ensuite, comme pour la table des matières que vous avez ajoutée précédemment, définissez les paramètres de votre table des figures et cliquez sur « OK ».
Votre tableau des figures apparaîtra partout où votre curseur est placé.
7 Inclure les numéros de page, les en-têtes et les pieds de page
Tous les documents académiques nécessitent des numéros de page, généralement dans le pied de page. Pour les ajouter, double-cliquez sur n'importe quel pied de page, cliquez sur « Numéro de page » dans l'onglet En-tête et pied de page et choisissez le style. Les numéros de page dans les documents académiques se trouvent généralement en bas.
Si vous avez utilisé des sauts de section comme décrit ci-dessus, désélectionnez « Lien vers le précédent » si vous souhaitez différents types de numéros de page dans chaque section.
Pendant que les en-têtes et pieds de page sont activés, vous pouvez ajouter tous les autres détails nécessaires, comme votre nom ou le titre du document.
8 Ajouter des citations et des bibliographies
Word est prêt à vous aider à ajouter des citations et une bibliographie à votre document académique.
Tout d'abord, sélectionnez le style de citation que vous souhaitez utiliser conformément au guide de style de votre université dans la liste déroulante « Style » de l'onglet Références.
Ensuite, complétez les détails de la source et cliquez sur « OK ».
La citation apparaîtra alors dans votre texte.
Avant d'ajouter votre bibliographie, qui inclura automatiquement toutes les citations que vous avez ajoutées, ajoutez un saut de page ou un saut de section après la dernière section.
Ensuite, cliquez sur « Bibliographie » dans l'onglet Références et choisissez la version que vous souhaitez ajouter. La seule différence entre les options par défaut réside dans leurs titres respectifs.
La bibliographie apparaîtra alors par ordre alphabétique en fonction des citations que vous avez placées tout au long de votre document.
Comme pour votre table des matières et votre table des figures, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans votre bibliographie et cliquez sur « Mettre à jour le champ » pour forcer Word à actualiser son contenu.
Si vous retournez votre papier à la main, ajustez vos paramètres d'impression afin que votre travail s'affiche exactement comme à l'écran.
