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Même après avoir utilisé Microsoft Word pendant plus d’une décennie, je n’ai découvert certaines de ses fonctionnalités que récemment. Ces joyaux cachés rationalisent désormais mon flux de travail et me font gagner du temps. J'aurais juste aimé les trouver plus tôt ! Que vous soyez nouveau sur Word ou professionnel, voici quelques fonctionnalités avec lesquelles vous devriez vous familiariser.

Sommaire

1 Recherche intelligente

Smart Lookup est un outil de recherche intégré dans Word que j'aurais aimé connaître à l'université. Cette fonctionnalité vous permet de rechercher des informations sur des mots ou des expressions directement dans Microsoft Word. Vous pouvez afficher les définitions, les informations associées et les images provenant de sources en ligne sans ouvrir de navigateur.

Utiliser Smart Lookup est simple : mettez en surbrillance le mot ou la phrase que vous souhaitez approfondir, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez « Smart Lookup ». Une barre latérale s'ouvrira avec des résultats Web pertinents. Ce que j'aime le plus dans cette fonctionnalité, c'est la façon dont elle me permet de vérifier rapidement des informations ou de recueillir du contexte sans interrompre mon flux d'écriture.

2 Saisie vocale

Je connais la fonctionnalité de saisie vocale (ou dictée) depuis des années, mais les premières versions n'étaient pas très fiables. Je n'avais pas réalisé à quel point il s'était amélioré dans les versions récentes jusqu'à ce que je commence à l'utiliser il y a quelques années. Il transcrit mes mots avec une précision impressionnante et je l'utilise souvent lorsque je ne suis pas prêt à taper. Cela a été un excellent moyen d’accélérer la rédaction de mes documents.

Pour utiliser la saisie vocale dans Word, accédez à l'onglet « Accueil » et cliquez sur l'option « Dicter », qui est marquée par une icône de microphone. Une fois allumé, commencez à parler et Word convertira votre discours en texte. Une fonctionnalité que je trouve particulièrement utile est que je peux ajouter de la ponctuation verbalement et que Word la place correctement, gardant ainsi mon flux ininterrompu.

3 Comparaison de documents

Je collabore sur des documents Word depuis mes années d'école, mais j'avais l'habitude de vérifier manuellement les modifications, les ajouts et les suppressions. La révision de plusieurs versions d’un document était également fastidieuse et prenait beaucoup de temps. J'aurais aimé découvrir la fonctionnalité de comparaison de documents plus tôt : elle facilite grandement la comparaison de deux documents côte à côte et le suivi des révisions.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez à l'onglet « Révision », sélectionnez « Comparer », puis choisissez « Comparer deux versions d'un document ». Vous pouvez sélectionner les versions originales et révisées, et Word générera un rapport de comparaison mettant en évidence toutes les modifications. Depuis que j'ai découvert cette fonctionnalité, j'ai laissé de côté les vérifications manuelles et je suis sûr de ne manquer aucune modification.

4 Pièces rapides

Lors de la création de lettres, d'annonces, de propositions et de documents similaires, je devais souvent réutiliser les mêmes éléments, comme le logo de l'entreprise, les signatures, les en-têtes et le texte, avec de légères modifications à chaque fois. J'ai initialement créé des modèles pour gagner du temps, mais ils se mélangeaient et je devais les recréer à partir de zéro.

De plus, trouver le bon modèle est devenu un véritable casse-tête. J'aurais aimé connaître la fonctionnalité Quick Parts plus tôt, cela m'aurait fait gagner beaucoup de temps et d'efforts.

Quick Parts vous permet d'enregistrer et de réutiliser des éléments de contenu, des phrases, des signatures ou d'autres éléments d'une bibliothèque en un seul clic. Pour l'utiliser, accédez à l'onglet « Insertion », sélectionnez « Parties rapides » dans le groupe Texte et enregistrez tout texte ou objet sélectionné en choisissant « Enregistrer la sélection dans la galerie de parties rapides ». Plus tard, accédez simplement à Quick Parts pour l'ajouter instantanément là où vous en avez besoin.

5 Mode de mise au point

Passer d’une application à l’autre était ma plus grande distraction lorsque je travaillais. Les barres d'outils et les menus encombraient l'écran même lorsque je n'en avais pas besoin. Word propose une fonctionnalité Mode Focus pour réduire les distractions, que j'ai découverte il y a seulement quelques années. Avec le mode Focus, vous pouvez masquer tous les éléments inutiles, créant ainsi un espace propre et sans distraction.

Cela m'aide à écrire en toute concentration. Pour activer le mode Focus dans Microsoft Word, accédez à l'onglet « Affichage » et sélectionnez « Focus ». Cela fait passer Word en plein écran, masquant tous les éléments supplémentaires afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur l'écriture. Une fois terminé, déplacez votre curseur vers le haut de l'écran et cliquez à nouveau sur le bouton « Focus » pour revenir à la vue normale.

6 Inspecteur de documents

Lorsque j'ai commencé à utiliser Word pour les devoirs, je partageais des documents sans supprimer les détails tels que les informations personnelles, les propriétés du document et autres métadonnées, exposant ainsi involontairement mes données privées. Même mon professeur m'a pénalisé après avoir vu mon historique d'édition, pensant que j'avais demandé de l'aide alors qu'en fait, j'avais seulement accédé et enregistré un document sur l'ordinateur portable d'un ami.

Cette expérience m'a amené à découvrir l'outil Document Inspector, qui scanne les documents à la recherche de ces détails cachés et vous permet de les supprimer facilement. Je l'utilise sur chaque document que je partage pour contrôler les informations que les destinataires peuvent voir. Pour utiliser Document Inspector, accédez à Fichier > Informations > Rechercher les problèmes > Inspecter le document, puis examinez et supprimez toutes les données que vous ne souhaitez pas partager.

7 Peintre de formats

Lorsque j’ai commencé à utiliser Excel, j’ai passé beaucoup de temps à formater manuellement le texte pour qu’il corresponde au style utilisé ailleurs dans le document. Ce processus prenait du temps et conduisait souvent à un formatage incohérent. Chaque fois que je copiais du texte à partir de sources en ligne, je devais ajuster manuellement son style, ce qui était un véritable casse-tête.

Ensuite, j'ai vu un ami utiliser l'outil Format Painter, qui copie le formatage d'une partie de votre document et l'applique à une autre. Cela m’a époustouflé ce jour-là.

Pour utiliser Format Painter, mettez en surbrillance le texte avec la mise en forme que vous souhaitez copier, accédez à l'onglet « Accueil » et cliquez sur l'icône « Format Painter ». Ensuite, sélectionnez le texte que vous souhaitez formater et le style copié sera appliqué instantanément. Pour appliquer la même mise en forme plusieurs fois, double-cliquez sur l'icône Format Painter pour la maintenir active jusqu'à ce que vous appuyiez sur la touche Échap.

Une fonctionnalité que j'aurais aimé découvrir dès mon premier jour d'utilisation de Microsoft Word est le volet de navigation, qui facilite la gestion et la navigation dans de longs documents. Je peux facilement passer d'une section à l'autre sans faire défiler inconsidérément, suivre le plan de mon document, rechercher des mots et des expressions spécifiques et même faire glisser et déposer des sections pour les réorganiser.

Pour accéder au volet de navigation, allez dans l'onglet « Affichage » et cochez la case « Volet de navigation ». Cela ouvrira un panneau latéral affichant le plan de votre document, vous permettant de cliquer sur les titres pour y accéder directement. Si vous recherchez un texte spécifique, utilisez la barre de recherche en haut du volet de navigation. Pour réorganiser les sections, faites-les glisser et déposez-les dans le même volet.

Ce sont les fonctionnalités de Microsoft Word que j’aurais aimé découvrir beaucoup plus tôt. Les connaître plus tôt m'aurait permis d'économiser d'innombrables heures et efforts consacrés à des tâches que j'aurais facilement pu automatiser. Si vous entendez parler de ces fonctionnalités pour la première fois, je vous encourage vivement à les essayer. Ne laissez pas passer une autre journée sans les utiliser !