Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Google Docs est un outil polyvalent qui simplifie la création, la modification et le partage de documents. Cependant, pour exploiter pleinement son potentiel, vous devez aller au-delà des bases et apprendre les fonctionnalités utiles qui dynamisent votre flux de travail. Si vous êtes nouveau sur Google Docs, voici quelques fonctionnalités clés avec lesquelles vous familiariser.

Sommaire

1 Afficher le nombre de mots lors de la saisie

Si vous êtes un professionnel ou un étudiant qui a besoin de surveiller de près le nombre de mots, activer l'affichage du nombre de mots en direct dans Google Docs peut être très utile. Bien que vous puissiez vérifier le nombre de mots via un raccourci ou le menu Outils, cela peut interrompre votre flux de travail. L'activation du compteur de mots en direct vous donne un petit affichage discret dans le coin inférieur gauche.

Cela vous permet de suivre votre nombre de mots en un coup d'œil. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à l'onglet « Outils », sélectionnez « Nombre de mots » et cochez la case « Afficher le nombre de mots lors de la saisie ».

Notez que ce paramètre est réinitialisé si vous fermez ou actualisez le document, vous devrez donc le réactiver à chaque fois. Pour éviter ces tracas, j'utilise le module complémentaire Word Counter Max.

2 Coller sans formatage et formatage clair

Copier et coller du texte à partir du Web ou d'autres sources dans Google Docs inclut souvent une mise en forme indésirable. Pour conserver un style cohérent dans vos documents, vous pouvez coller sans formatage. Google Docs dispose d'une fonctionnalité intégrée à cet effet. Faites un clic droit et sélectionnez « Coller sans formatage » dans le menu.

Pour coller directement du texte sans conserver la mise en forme Web d'origine, vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl+Maj+V (sous Windows) ou Commande+Maj+V (sous Mac).

Si vous collez accidentellement du texte avec sa mise en forme d'origine, vous pouvez rapidement l'effacer pour qu'il corresponde au style de votre document. Pour ce faire, mettez le texte en surbrillance, accédez au menu « Format » et sélectionnez « Effacer le formatage ». Vous pouvez rapidement effacer le formatage à l'aide du raccourci Ctrl+ (sous Windows) ou Commande+Espace (sous Mac).

3 Ajuster le formatage pour tout le texte correspondant

Parfois, vous devrez peut-être modifier le style uniquement des titres ou du texte spécifique d'un document sans affecter les autres contenus. Heureusement, Google Docs propose une fonctionnalité « Sélectionner tout le texte correspondant », qui vous permet de sélectionner toutes les instances de texte avec un format spécifique et d'apporter des modifications à chacune d'elles en même temps.

Pour utiliser cette fonctionnalité, mettez simplement en surbrillance un mot, un titre ou une phrase avec le style que vous souhaitez mettre à jour, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Sélectionner tout le texte correspondant ». Vous pouvez ensuite ajuster la police, la couleur, la taille ou tout autre formatage, et toutes les instances seront mises à jour simultanément, vous évitant ainsi d'avoir à rechercher et à modifier manuellement chaque instance.

4 Essayez la saisie vocale pour rompre la routine

Taper de longs documents peut parfois sembler fastidieux, surtout lorsque vous n'êtes pas d'humeur. Heureusement, Google Docs propose une solution utile avec son outil Voice Typing. Cette fonctionnalité vous permet de rédiger des documents et de prendre des notes sans taper. C'est utile si vous avez une vitesse de frappe plus lente, car cela peut considérablement accélérer votre processus d'écriture.

Pour utiliser la saisie vocale, accédez au menu « Outils » et sélectionnez « Saisie vocale ». Une fois activé, commencez simplement à parler et Google Docs transcrira vos mots en texte. Cet outil est parfait pour donner une pause à vos mains, même s'il peut parfois mal interpréter certains mots, alors assurez-vous de relire le texte une fois que vous avez terminé.

5 Passez en plein écran pour minimiser les distractions

Lorsque je travaille dans Google Docs, j'ai parfois l'impression de ne pas avoir besoin de barres d'outils ou de menus supplémentaires et de désencombrer ma vue. Google Docs propose à cet effet un mode plein écran. Le mode plein écran masque les éléments inutiles, créant ainsi un espace de travail sans distraction qui m'aide à me concentrer et à écrire plus efficacement.

Pour passer en mode plein écran, allez dans le menu « Affichage » et sélectionnez « Plein écran ». Cela masque les éléments à l'écran afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur votre contenu. Pour revenir à l'affichage normal, appuyez simplement sur la touche Échap. Un inconvénient mineur est que vous perdez l'accès à toutes les commandes, vous devrez donc quitter le mode plein écran pour effectuer ne serait-ce qu'un ajustement rapide du format.

6 Apprenez des raccourcis pratiques

Comme d'autres outils de traitement de texte, Google Docs prend en charge de nombreux raccourcis clavier qui simplifient l'écriture et l'édition. Ces raccourcis vous permettent de formater le texte, de naviguer dans le document et d'organiser le contenu sans cliquer sur les menus. Cela rend le flux de travail plus rapide et plus efficace.

Certains raccourcis essentiels incluent Ctrl+B (Cmd+B sur Mac) pour mettre du texte en gras, Ctrl+I (Cmd+I sur Mac) pour mettre en italique, Ctrl+Shift+C pour afficher le nombre de mots et Ctrl+K pour insérer ou modifier un texte. lien hypertexte. Pour voir une liste complète des raccourcis disponibles dans Google Docs, accédez au menu « Aide » et sélectionnez « Raccourcis clavier ».

En tant que débutant, l'un de mes plus grands défis est de localiser des outils ou des options spécifiques dans Google Docs. Si vous avez également du mal à naviguer dans les menus, la barre de recherche serait extrêmement utile. En tapant des mots-clés liés à l'outil ou à la fonctionnalité dont vous avez besoin, il vous montre rapidement les options pertinentes, vous permettant de les ouvrir directement.

Pour accéder à la barre de recherche, cliquez dessus dans le coin supérieur gauche ou utilisez le raccourci Alt+/ (sous Windows) ou Option+/ (sous Mac). Tapez des termes tels que « nombre de mots », « tableau » ou « en-têtes » et les options de menu correspondantes s'afficheront. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et réduit la frustration liée à la recherche dans les menus.

8 Améliorez votre écriture avec des modules complémentaires

Google Docs ne dispose pas de certaines fonctionnalités par défaut, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas les utiliser. Grâce à la prise en charge de nombreux modules complémentaires tiers, vous pouvez personnaliser Google Docs en fonction de vos besoins. Je recommande d'ajouter ces modules complémentaires utiles à Google Docs : Word Count Max, Doc Secrets, ProWritingAid, OneLook Thesaurus, Paperpile et GPT Plus Docs.

L'installation de modules complémentaires est simple. Accédez au menu « Extensions », sélectionnez Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires, recherchez l'outil souhaité et cliquez sur « Installer ». Après avoir accordé les autorisations demandées, le module complémentaire sera prêt à être utilisé. Pour accéder aux modules complémentaires installés, allez dans le menu « Extensions » et sélectionnez le module complémentaire dans la liste.

N'oubliez pas que certains modules complémentaires demandent l'accès aux données sensibles de votre compte Google. Google les détecte et les bloque, vous devez donc éviter d'installer de telles extensions.

Ce sont quelques fonctionnalités pratiques de Google Docs que je pense que tout débutant devrait connaître. En plus de cela, Google Docs vous permet de comparer deux versions de documents, de traduire des documents, d'ajouter des citations, d'insérer des filigranes, etc. Vous pouvez également partager vos documents avec d'autres et collaborer en temps réel. Alors, explorez les autres fonctionnalités que Google Docs a à offrir !