7 fonctionnalités d’analyse de données Excel que vous devez essayer

Quelle que soit la raison pour laquelle vous utilisez Excel, qu’il s’agisse de finances d’entreprise ou d’un budget personnel, les fonctionnalités d’analyse de données de l’outil peuvent vous aider à donner un sens à vos données. Voici plusieurs fonctionnalités d’Excel pour l’analyse des données et comment elles peuvent vous aider.

Analyse rapide pour des outils utiles

Lorsque vous n’êtes pas sûr de la meilleure façon d’afficher vos données ou si vous êtes un nouvel utilisateur d’Excel, la fonction d’analyse rapide est essentielle. Avec lui, il vous suffit de sélectionner vos données et de visualiser les différents outils d’analyse fournis par Excel.

Sélectionnez les données que vous souhaitez analyser. Vous verrez un petit bouton apparaître dans le coin inférieur des cellules sélectionnées. Cliquez sur ce bouton Analyse rapide et vous verrez plusieurs options à examiner.

Choisissez « Mise en forme » pour voir comment utiliser la mise en forme conditionnelle. Vous pouvez également sélectionner « Graphiques » pour voir les graphiques recommandés par Excel pour les données, « Totaux » pour les calculs utilisant des fonctions et des formules, « Tableaux » pour créer un tableau ou un tableau croisé dynamique et « Sparklines » pour insérer de petits graphiques pour vos données.

Après avoir choisi un outil, passez votre curseur sur les options pour voir les aperçus. Par exemple, si vous sélectionnez Mise en forme, passez votre curseur sur Barres de données, Échelle de couleurs, Jeu d’icônes ou une autre option pour voir à quoi ressembleraient vos données.

Choisissez simplement l’outil que vous voulez et vous êtes en affaires.

Analyser les données pour poser des questions

Une autre fonctionnalité intégrée utile dans Excel est l’outil Analyser les données. Avec lui, vous pouvez poser des questions sur vos données et voir les questions et réponses suggérées. Vous pouvez également insérer rapidement des éléments tels que des graphiques et des tableaux.

Sélectionnez vos données, accédez à l’onglet Accueil, puis cliquez sur « Analyser les données » dans la section Analyse du ruban.

Vous verrez une barre latérale ouverte sur la droite. En haut, posez une question dans le champ de recherche. Vous pouvez également choisir une question dans la section Je ne sais pas quoi demander ou faire défiler la barre latérale pour obtenir des recommandations.

Si vous voyez un tableau ou un graphique dans la liste que vous souhaitez utiliser, sélectionnez « Insérer un graphique » ou « Insérer un tableau croisé dynamique » pour l’ajouter à votre feuille en un clic.

Tableaux et graphiques pour l’analyse visuelle

Comme mentionné ci-dessus, les graphiques constituent d’excellents outils d’analyse visuelle. Heureusement, Excel propose de nombreux types de graphiques et de tableaux, chacun avec des options de personnalisation robustes.

Sélectionnez vos données et accédez à l’onglet Insertion. Vous pouvez choisir « Graphiques recommandés » dans la section Graphiques du ruban pour voir quel graphique, selon Excel, correspond le mieux à vos données.

Vous pouvez également sélectionner « Tous les graphiques » dans la fenêtre Graphiques recommandés ou choisir un type de graphique spécifique dans cette même section du ruban si vous savez quel type de visuel vous souhaitez.

Lorsque vous choisissez un type de graphique, vous le verrez apparaître dans votre feuille avec vos données déjà insérées. À partir de là, vous pouvez sélectionner le graphique et utiliser l’onglet Conception de graphique, la barre latérale Format de la zone de graphique et les boutons de graphique (Windows uniquement) pour personnaliser le graphique et les données qu’il contient.

Pour en savoir plus, consultez nos tutoriels pour créer des graphiques dans Excel. Nous pouvons vous aider à créer un graphique circulaire, un graphique en cascade, un graphique en entonnoir, un graphique combiné, etc.

Trier et filtrer pour une visualisation plus facile

Lorsque vous souhaitez analyser des données particulières dans votre feuille Excel, les options de tri et de filtrage vous aident à y parvenir.

Vous pouvez avoir des colonnes de données que vous souhaitez trier par ordre alphabétique, numérique, par couleur ou en utilisant une valeur particulière.

Sélectionnez les données, accédez à l’onglet Accueil et ouvrez le menu déroulant Trier et filtrer. Vous pouvez choisir une option de tri rapide ou « Tri personnalisé » pour choisir une certaine valeur.

En plus de trier les données, vous pouvez utiliser des filtres pour afficher uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné. Sélectionnez les données, ouvrez le même menu Trier et filtrer et choisissez « Filtrer ».

Vous verrez des boutons de filtre en haut de chaque colonne. Sélectionnez un bouton pour filtrer cette colonne par couleur ou par numéro. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher en bas de la fenêtre contextuelle.

Pour effacer un filtre lorsque vous avez terminé, sélectionnez le bouton de filtre et choisissez « Effacer le filtre ». Pour désactiver complètement le filtrage, revenez au menu Trier et filtrer de l’onglet Accueil et désélectionnez « Filtrer ».

Fonctions de création de formules

Les fonctions d’Excel sont des outils fantastiques pour créer des formules pour manipuler, modifier, convertir, combiner, diviser et effectuer de nombreuses autres actions avec vos données. Lorsqu’il s’agit d’analyser des données, voici quelques fonctions qui peuvent s’avérer utiles.

IF et IFS

Les fonctions IF et IFS sont inestimables dans Excel. Vous pouvez effectuer un test et renvoyer un résultat vrai ou faux en fonction de critères. IFS vous permet d’utiliser plusieurs conditions. IF et IFS sont également utiles lorsque vous les combinez avec d’autres fonctions.

NB.SI et NB.SI

Les fonctions NB.SI et NB.SI comptent le nombre de cellules contenant des données répondant à certains critères. COUNTIFS vous permet d’utiliser plusieurs conditions.

SUMIF et SOMMES

Les fonctions mathématiques SUMIF et SUMIFS ajoutent des valeurs dans les cellules en fonction de critères. SUMIFS vous permet d’utiliser plusieurs conditions.

RECHERCHEX, RECHERCHEV et RECHERCHEH

Les fonctions RECHERCHEX, RECHERCHEV et RECHERCHEH vous aident à localiser des données spécifiques dans votre feuille. Utilisez XLOOKUP pour rechercher des données dans n’importe quelle direction, VLOOKUP pour rechercher des données verticalement ou HLOOKUP pour rechercher des données horizontalement. XLOOKUP est la plus polyvalente des trois et est une fonction extrêmement utile.

UNIQUE

Avec la fonction de recherche UNIQUE, vous pouvez obtenir une liste des seules valeurs uniques de votre ensemble de données.

Mise en forme conditionnelle pour repérer rapidement les données

La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité préférée à coup sûr. Une fois que vous l’avez configuré, vous pouvez repérer rapidement des données spécifiques, ce qui accélère l’analyse des données.

Sélectionnez vos données, accédez à l’onglet Accueil, puis cliquez sur le menu déroulant Mise en forme conditionnelle. Vous verrez plusieurs façons de mettre en forme vos données, telles que la mise en surbrillance des cellules supérieures ou inférieures à une valeur spécifique ou l’affichage des 10 éléments supérieurs ou inférieurs.

Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour trouver des données en double, insérer des échelles de couleurs pour des choses comme les cartes thermiques, créer des barres de données pour les indicateurs de couleur et utiliser des jeux d’icônes pour des visuels pratiques comme des formes et des flèches.

De plus, vous pouvez créer une règle personnalisée, appliquer plusieurs règles à la fois et effacer les règles dont vous ne voulez plus.

Tableaux croisés dynamiques pour les données complexes

L’un des outils Excel les plus puissants pour l’analyse des données est le tableau croisé dynamique. Avec lui, vous pouvez organiser, regrouper, résumer et calculer des données à l’aide d’un tableau interactif.

Sélectionnez les données que vous souhaitez ajouter à un tableau croisé dynamique et accédez à l’onglet Insertion. Comme pour les graphiques, vous pouvez consulter les suggestions d’Excel en sélectionnant « Tableaux croisés dynamiques recommandés » dans la section Tableaux du ruban. Vous pouvez également en créer un à partir de zéro en cliquant sur le bouton Tableau croisé dynamique dans cette même section.

Vous verrez alors un espace réservé ajouté à votre classeur pour le tableau croisé dynamique. Sur la droite, utilisez la barre latérale Champs de tableau croisé dynamique pour personnaliser le contenu du tableau.

Utilisez les cases à cocher pour choisir les données à inclure, puis les zones ci-dessous pour appliquer des filtres et désigner les lignes et les colonnes. Vous pouvez également utiliser l’onglet Analyser le tableau croisé dynamique.

Parce que les tableaux croisés dynamiques peuvent être un peu intimidants au début, consultez notre tutoriel complet pour créer un tableau croisé dynamique dans Excel.

Espérons qu’une ou plusieurs de ces fonctionnalités d’analyse de données Excel vous aideront lors de votre prochaine tâche d’examen ou d’évaluation.