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Les documents Word peuvent être très beaux à l'écran, mais ce qui fonctionne à l'écran ne fonctionne pas toujours sur papier. Avant d'imprimer votre travail, suivez ces étapes pour être sûr que votre document sera présenté exactement comme vous le souhaitez.

Les étapes de ce guide font référence à l’application de bureau Microsoft Word sur Windows 11. Cependant, certains conseils fonctionneront également sur Word pour le Web et d’autres systèmes d’exploitation.

Sommaire

Assurez-vous que le format de votre papier correspond à celui de votre imprimante

L’une des raisons de l’incohérence entre ce que vous voyez à l’écran et sur votre impression pourrait être une incompatibilité entre le format de papier de votre document Word et le papier de votre imprimante.

Laissez-moi vous montrer un exemple. Voici à quoi ressemble mon document Word à l'écran avant l'impression, avec des marges normales sur les côtés et le texte jusqu'au bas de la page.

Cependant, voici à quoi cela ressemblait lorsque je l'ai imprimé. Notez les marges extra-larges autour du bord et le texte coupé en bas de la page.

C'est parce que j'ai imprimé un document Word configuré pour imprimer sur du papier A5, alors que mon imprimante n'a que du A4. Une façon de vérifier et de modifier le format du papier est de cliquer sur Disposition > Taille dans votre document Word.

Vous pouvez ensuite vérifier le format du papier lorsque vous allez imprimer (Ctrl+P) votre document. Tout d'abord, assurez-vous que la bonne imprimante est sélectionnée, puis consultez le menu Paramètres pour voir et modifier le format de votre page.

Vérifiez les espaces blancs cachés

Par défaut, Microsoft Word affiche les marges en haut et en bas de chaque page, y compris les en-têtes et les pieds de page que vous avez ajoutés, ainsi qu'un espace physique entre chaque page. C'est ce qu'on appelle « l'espace blanc ».

Cependant, si vous double-cliquez sur l'espace entre les deux pages, les marges supérieure et inférieure disparaissent, laissant juste une ligne pâle pour vous rappeler le saut de page naturel.

Cet outil, qui facilite la navigation dans un long document en ajoutant plus de continuité à vos paragraphes, est uniquement destiné à votre écran. En d'autres termes, les marges sont toujours là, mais elles sont simplement masquées. Ainsi, lorsque vous imprimez votre travail, les marges s'imprimeront toujours, même si elles ne sont pas visibles sur votre écran.

Si vous souhaitez que l'espace blanc apparaisse à nouveau avant d'imprimer, afin de pouvoir vérifier que vous êtes satisfait de l'apparence du document, double-cliquez simplement sur la ligne pâle et vos marges réapparaîtront.

Prévisualisez vos pages

Les anciennes versions de Microsoft Word disposaient d'une option d'aperçu avant impression dédiée, qui vous montrait à quoi ressemblerait votre travail une fois imprimé. Microsoft a ensuite reconnu l'utilité de cet aperçu et l'a donc ajouté comme vue par défaut lorsque vous imprimez votre travail.

Après avoir appuyé sur Ctrl+P, assurez-vous d'abord d'avoir sélectionné la bonne imprimante. Cela permettra de garantir que votre aperçu avant impression représente bien ce que cette imprimante spécifique souhaite imprimer.

Ensuite, utilisez les flèches en bas de votre écran pour faire défiler votre travail et vérifier que vous êtes satisfait de son rendu. Si le format de votre papier correspond à celui de votre imprimante, l'aperçu reproduira la façon dont votre document sera imprimé.

Assurez-vous que vous êtes sur la vue de mise en page d'impression

Une autre raison pour laquelle votre document peut s'afficher différemment sur votre écran par rapport à la façon dont il est imprimé est que vous n'êtes peut-être pas dans la vue Mise en page d'impression.

Microsoft Word propose différentes vues, accessibles via l’onglet Affichage du ruban.

Chacune de ces vues a un objectif spécifique. Par exemple, la vue Brouillon masque toutes les images, les en-têtes, les pieds de page et les sauts de page, ce qui permet une édition plus efficace. Il est important de noter que les différentes vues affichent votre document de manière très différente, ce qui signifie que ce que vous voyez sur votre écran peut ne pas représenter l'apparence de votre document une fois imprimé.

Comme son nom l'indique, la vue Mise en page d'impression inclut les marges de page, les en-têtes, les pieds de page et les sauts de page naturels, représentant ainsi le plus fidèlement l'apparence de votre document une fois imprimé.

Vérifier les propriétés de l'imprimante

Les problèmes d'impression suivants peuvent être résolus en vérifiant les propriétés de votre imprimante :

Votre impression est en noir et blanc (niveaux de gris), même si vous avez utilisé des couleurs.
Le texte et les images sont de moins bonne qualité sur papier que sur votre écran.
Chaque page imprimée contient plus d’une page de votre document à l’écran.

Pour accéder aux propriétés de l'imprimante, appuyez sur Ctrl+P, choisissez l'imprimante appropriée, puis cliquez sur « Propriétés de l'imprimante ».

La présentation de la boîte de dialogue qui s'ouvre varie en fonction de l'imprimante que vous utilisez. Cependant, si vous examinez les options et cliquez sur les différents onglets, vous trouverez les propriétés dont vous avez besoin si vous êtes confronté à l'un des problèmes répertoriés ci-dessus.

Afficher ou masquer le balisage

Les documents Word peuvent contenir des commentaires ou des balises qui, selon vos paramètres, peuvent ou non s'afficher lors de l'impression.

Dans cet exemple, le travail contient une ligne supprimée via l'option Suivi des modifications de Word et un commentaire a été ajouté sous forme d'annotation au début du premier paragraphe. Ces deux options sont accessibles via l'onglet Révision du ruban.

Toutefois, ces modifications, appelées annotations, n'apparaîtront sur votre impression que si vous indiquez explicitement à Word que c'est ce que vous souhaitez. Pour ce faire, après avoir appuyé sur Ctrl+P, ouvrez le menu déroulant « Paramètres » et cochez « Annotations d'impression ».

L'aperçu sur le côté droit de l'écran d'impression vous montrera désormais comment ces balises apparaîtront lorsque vous imprimerez.

Lorsque vous imprimez des commentaires, l'heure et la date sont supprimées et les initiales de la personne sont utilisées à la place de son nom complet. Ces commentaires simplifiés signifient qu'ils peuvent tous tenir sur chaque page imprimée au bon endroit. De plus, les commentaires de Word s'impriment dans un volet gris sur le côté droit de votre page. À moins de prendre une capture d'écran, il est impossible de reproduire exactement la façon dont les commentaires apparaissent à l'écran lorsque vous imprimez.

Consultez ces autres options d’impression

Enfin, Microsoft Word vous propose davantage d'options pour vous assurer que votre document s'imprime comme vous le souhaitez. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Word, puis cliquez sur « Afficher ». Ensuite, examinez les choix proposés dans le menu Options d'impression en bas.

Dessins d'impression créés dans Word : Si cette option n'est pas cochée, Word imprimera des cases vides là où les formes et les zones de texte apparaissent sur votre écran.
Imprimer les couleurs et les images d'arrière-plan : Si votre couleur d'arrière-plan ou vos images ne s'impriment pas, assurez-vous de cocher cette option. Word décoche cette case par défaut, car il essaie d'optimiser votre vitesse d'impression et d'économiser de l'encre !
Propriétés du document d'impression:Lorsque cette option est cochée, elle force Word à imprimer une page séparée contenant le nom du document, l'auteur, le nombre de mots et d'autres propriétés.
Imprimer le texte caché : Même si le texte masqué n'apparaît pas sur votre écran, il apparaîtra sur votre impression si vous cochez cette option.
Mettre à jour les champs avant l'impression : Cocher cette option garantit que les champs de votre document Word susceptibles d'être modifiés (tels que les calculs, une table des matières ou la date du jour) sont automatiquement mis à jour avant l'impression.
Mettre à jour les données liées avant l'impression : Si votre document Word contient des extraits d'informations liées à un autre fichier, cocher cette option force le programme à s'assurer que la dernière version de ces données s'affiche dans votre impression.

Avec un peu de chance, votre impression ressemblera désormais exactement à ce qu'elle apparaît à l'écran. Cependant, l'amélioration de la mise en forme de Microsoft Word vous aidera également à être plus sûr que votre travail s'affichera comme vous l'attendez.