6 trucs de clic droit cool dans Microsoft Excel

L'entrée avec le bouton droit sur Microsoft Excel est plus utile que vous ne le pensez. Il vous donne accès à de nombreuses commandes et raccourcis que vous ne saviez probablement même pas, et il est garanti pour accélérer votre flux de travail. Alors, voici six de mes trucs Excel préférés sur le clic droit.

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Copier, déplacer et lier les éléments cellulaires

Il existe de nombreuses façons de copier et de déplacer des données, de se former en double et de lier les cellules dans Microsoft Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser Paste Special, Format Painter ou la bonne et ancienne combinaison de copie et de coche.

Cependant, vous pouvez exécuter certaines de ces tâches beaucoup plus rapidement en quelques clics de la souris.

Dans cet exemple, disons que vous souhaitez dupliquer les valeurs dans les cellules A1 à C4 dans les cellules E1 à G4. Pour ce faire, sélectionnez les données et cliquez avec le bouton droit et faites glisser le bord de la sélection vers l'emplacement souhaité.

Lorsque vous libérez la souris, un menu contenant plusieurs options utiles apparaît.

Pour créer une copie des données source dans les cellules de destination, cliquez sur « Copier ici ». Cliquez sur « Copier ici en tant que valeurs uniquement » est le même que l'utilisation de l'outil spécial coller pour coller les valeurs uniquement, et « Copier ici comme formats uniquement » fait la même chose que l'utilisation de l'outil Format Painter.

D'un autre côté, cliquer sur « Lien ici » génère une formule dynamique dans chaque cellule qui reproduit le contenu des données d'origine, même si elle change.

Les quatre dernières options du menu vous permettent de déplacer les données existantes afin que vous puissiez copier ou dupliquer la sélection à l'emplacement souhaité. Par exemple, cliquer sur « Down Down and Copy » déplace toutes les données existantes qui s'imposent à la duplication vers le bas et crée une copie des données source à sa place. De même, cliquer sur « Shift à droite et déplacer » déplace toutes les données vers la droite et déplace les données d'origine vers le nouvel emplacement.

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Graphiques en double

Le clic droit et la traînée dans Microsoft Excel ne fonctionnent pas seulement avec les cellules – il fonctionne également avec les graphiques.

Imaginez que vous souhaitez dupliquer le cercle dans cette feuille de calcul. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit et faites glisser la forme à la position où vous voulez que la copie soit.

Ensuite, lorsque vous libérez la souris, un menu apparaît. Cliquez sur « Copier ici » pour créer une copie exacte de la forme d'origine.

Vous pouvez également utiliser cette technique avec d'autres graphiques dans Excel, y compris des images, des zones de texte et des graphiques.

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Filtrez un ensemble de données par la cellule sélectionnée

Un domaine dans lequel Microsoft Excel brille vraiment dans sa capacité à vous aider à visualiser, lire et analyser vos données. Plus précisément, si vous souhaitez filtrer vos données afin que seules certaines lignes soient en vue, vous pouvez le faire via le menu à clic droit.

Disons que vous avez cet ensemble de données et que vous souhaitez afficher uniquement les produits qui se présentent sous forme en conserve.

Une façon d'y parvenir serait de formater les données en tant que table Excel et d'utiliser les boutons de filtre qui apparaissent par défaut. Alternativement, vous pouvez ajouter des boutons de filtre en sélectionnant n'importe quelle cellule dans les données et en appuyant sur Ctrl + Shift + L.

Cependant, un moyen plus rapide d'obtenir le même résultat consiste à cliquer avec le bouton droit sur une cellule contenant le mot «en conserve», survolez «filtre» et cliquez sur «Filtre par la valeur de la cellule sélectionnée».

L'utilisation de cette méthode ajoute automatiquement des boutons de filtre à la ligne supérieure des données et affiche uniquement les lignes qui contiennent la valeur que vous avez sélectionnée à l'étape précédente.

De plus, ainsi que le filtrage en fonction de la valeur de la cellule sélectionnée, vous pouvez également choisir l'une des autres options pour filtrer en fonction de la couleur de remplissage de la cellule sélectionnée, de la couleur de police ou de l'icône. Choisissez simplement l'option la plus appropriée dans le menu du filtre-cliquez avec le bouton droit.

Pour effacer les filtres, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage et appuyez sur Ctrl + Shift + L. D'un autre côté, pour effacer les filtres tout en gardant les boutons de filtre, appuyez deux fois sur Ctrl + Shift + L. Alternativement, cliquez sur le bouton Filtre pertinent et cliquez sur « Effacer le filtre depuis (en-tête de colonne). »

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Choisissez parmi une liste déroulante pour la cohérence des données

Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne à un ensemble de données, vous pouvez choisir des éléments dans une liste déroulante des variables existantes.

Dans cet exemple, disons que vous ajoutez une nouvelle ligne à la tête « pastèque ».

Pour le formulaire de produit, vous souhaitez vous assurer que vous n'utilisez qu'une des options qui existent déjà dans cette colonne. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez «Pick dans la liste déroulante».

Ensuite, une liste temporaire de valeurs déjà entrées dans cette colonne apparaît. Cliquez simplement sur l'option pertinente et Excel remplit la cellule avec cette valeur.

Cette astuce avec le bouton droit fonctionne mieux lorsque vos données sont formatées sous forme de table Excel. Si ce n'est pas le cas, assurez-vous qu'il n'y a pas de lignes vierges dans la gamme, afin qu'Excel reconnaisse chaque colonne comme un champ continu.

Une fois que vous avez fait votre sélection, la liste déroulante disparaît. Le même principe peut ensuite être appliqué à la colonne RetailPriceUnit.

L'utilisation de cette méthode au lieu de taper le contenu cellulaire fait gagner du temps, assure la cohérence des données et vous aide à éviter les fautes de frappe.

Vous pouvez également ajouter des listes déroulantes permanentes aux cellules dans Excel via l'outil de validation des données. Ceci est particulièrement utile si vous prévoyez d'ajouter des collaborateurs à votre fichier Excel et que vous souhaitez restreindre ce que les gens peuvent insérer dans une cellule.

Beaucoup de gens qui utilisent Microsoft Excel le préfèrent à ses concurrents en raison de sa sélection plus large d'outils puissants. Cependant, cette complexité signifie que trouver le bon outil parmi les nombreux onglets et menus peut prendre beaucoup de temps.

Une façon de surmonter cette frustration consiste à cliquer avec le bouton droit sur la cellule ou la gamme de cellules sélectionnées auxquelles vous souhaitez appliquer une commande et de taper l'outil dans le champ de recherche en haut du menu. Au fur et à mesure que vous tapez, les outils qui correspondent à la requête de recherche apparaissent sous le champ de texte.

Cette fonction de recherche ne renvoie pas les correspondances partielles, alors faites attention lorsque vous tapez le nom de l'outil que vous recherchez.

De plus, vous n'êtes pas limité à la recherche d'outils. Par exemple, si vous tapez le nom d'une fonction et appuyez sur la flèche vers le bas> Entrez, la boîte de dialogue des arguments de fonction apparaît, où vous pouvez saisir les paramètres pertinents. Vous pouvez également rechercher et ajouter d'autres éléments de feuille de calcul via ce menu de recherche avec le bouton droit sur une forme, une zone de texte ou un graphique.

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Naviguer toutes les feuilles de travail

Si votre classeur Excel a de nombreuses feuilles de calcul, naviguer dans le menu d'onglet horizontal en bas de la fenêtre peut être frustrant et long.

Une façon de rendre la vie beaucoup plus facile est de cliquer avec le bouton droit sur les flèches à gauche des onglets. Cela lance la fenêtre Activer, qui affiche tous les onglets d'une liste verticale. En conséquence, vous pouvez voir tous les noms de feuilles de calcul en un coup d'œil, et simplement double-cliquez sur un pour y accéder.

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Le plaisir avec votre souris à Microsoft Excel n'a pas à s'arrêter avec le clic droit – vous pouvez accélérer encore les choses en apprenant à utiliser l'entrée en double clic.