6 raisons pour lesquelles je préfère Google Docs à Microsoft Word

En tant qu'écrivain, j'ai utilisé à la fois Google Docs et Microsoft Word de temps à autre. Word a peut-être l'avantage d'être riche en fonctionnalités, mais en termes de simplicité et de productivité, Docs a coché toutes les cases pour moi. Voici pourquoi je reviens à Google Docs pour presque tous mes travaux documentaires.

1 Interface simple

L'une des principales raisons pour lesquelles j'utilise Google Docs est son interface simple et épurée. Lorsque vous ouvrez Google Docs, vous êtes accueilli par une mise en page minimaliste, sans encombrement ni outils inutiles. Cela me permet de me concentrer sur mon contenu plutôt que d'être submergé par des menus et des options difficiles à trouver. D'un autre côté, Microsoft Word propose une interface riche en fonctionnalités avec un ruban dense d'outils. Cela peut être intimidant pour les utilisateurs qui n'ont besoin que d'options de formatage de document de base.

Google Docs met davantage l'accent sur la facilité d'utilisation, en ne fournissant que les outils les plus essentiels au départ et en cachant les options plus avancées derrière des menus intuitifs. C'est un gros avantage pour moi en tant qu'utilisateur occasionnel qui préfère un espace de travail sans distraction. Pour les nouveaux arrivants, cela réduit également la courbe d'apprentissage. Si j'ouvre Microsoft Word après un long moment pour travailler sur un document, j'oublie souvent où se trouvaient certaines des options importantes la dernière fois que je l'ai utilisé. Il y a eu des cas où j'ai dû rechercher sur le Web juste pour savoir où se trouvait une option spécifique. Mais ce n'est pas le cas avec Google Docs.

Si je dois travailler rapidement sur un document, je préfère ne pas perdre de temps à parcourir le labyrinthe de boutons et de fonctionnalités de Word. Google Docs me propose une expérience de travail plus fluide et plus agréable.

2 Intégration avec Keep Notes et d'autres services Google

Google Docs s'intègre à Keep Notes. Il s'agit d'une plate-forme de rédaction et de partage de notes courtes. Elle me permet de stocker des notes rapides, des idées, des listes de tâches et des images, auxquelles je peux facilement accéder et insérer directement dans Google Docs. C'est pratique lorsque j'ai besoin d'extraire des extraits d'informations, de recherches et de rappels que j'ai enregistrés en déplacement sans avoir à passer d'une plate-forme à l'autre.

Mais Google Keeps n'est pas le seul à être concerné. Docs est connecté à l'ensemble de l'écosystème Google Workspace, notamment Google Drive, Google Meet et Google Agenda. Les fichiers créés dans Google Docs sont automatiquement enregistrés sur Google Drive, ce qui les rend accessibles depuis d'autres appareils. Si vous devez discuter de documents importants, vous pouvez démarrer une réunion sur Meet directement depuis Google Docs. L'intégration de Google Agenda me permet de définir des rappels et des délais dans mon flux de travail Google Docs.

Cette intégration fait de Google Docs un outil polyvalent. Il fonctionne comme un élément de ma vaste boîte à outils de productivité, rendant la création de documents plus efficace et plus fluide que ce qui est proposé dans Microsoft Word.

3 Partage et collaboration faciles

Google Docs simplifie le partage et la collaboration. En quelques clics, vous pouvez partager un document via un lien, en fournissant des niveaux d'accès spécifiques tels que l'affichage, le commentaire ou la modification. Google Docs permet à plusieurs utilisateurs de modifier simultanément le même document, les modifications de chaque éditeur étant instantanément visibles par les autres collaborateurs. Vous pouvez voir qui travaille actuellement sur le document et communiquer avec lui via le système de commentaires intégré et les fonctionnalités de suggestion.

Contrairement à Word, où le suivi des modifications et l'ajout de commentaires peuvent sembler un peu fastidieux, Google Docs simplifie le processus. Vous pouvez laisser des commentaires sur des sections spécifiques et en étiqueter d'autres à l'aide du symbole « @ ». Le mode « Suggestion » permet aux éditeurs de proposer des modifications sans modifier le texte d'origine. Vous pouvez vérifier les commentaires suggérés et résoudre les problèmes en apportant les modifications nécessaires.

Un autre avantage intéressant de Google Docs est son historique de versions de documents facile à utiliser. Il enregistre automatiquement chaque version du document. Vous pouvez accéder à l'historique des versions pour voir les brouillons précédents et les modifications apportées par chaque collaborateur et même restaurer les anciennes versions. La plupart des clients avec lesquels j'ai travaillé préfèrent unanimement Google Docs pour cet avantage. Les groupes d'étudiants profitent également de ces fonctionnalités de collaboration.

4 Compatible avec les appareils mobiles

Il y a de nombreuses situations où je dois préparer des documents en déplacement. Je dois donc compter sur mon téléphone portable pour cela. Google Docs rend le travail sur les documents sur les appareils mobiles moins pénible. Google Docs a été conçu dans un souci de mobilité, offrant une expérience utilisateur conviviale sur les smartphones et les tablettes. Que vous utilisiez Android ou iOS, l'application mobile offre presque toutes les mêmes fonctionnalités que la version Web. Je peux commencer à travailler sur un document sur mon ordinateur portable et continuer à le modifier sur mon téléphone sans perdre le rythme.

La version mobile de Google Docs est optimisée pour le tactile avec une interface intuitive. Vous trouverez les fonctionnalités les plus utilisées à portée de main. De grands boutons faciles à utiliser et une barre d'outils simplifiée en font un choix parfait pour les petits écrans. Vous pouvez rapidement formater du texte, insérer des images et copier-coller dans et hors des documents. Par rapport à l'application mobile de Word, Google Docs semble plus rationalisé et efficace pour les tâches d'édition de base.

5 Entièrement gratuit

Contrairement à Microsoft Word, qui est généralement fourni avec Microsoft 365, un service par abonnement, Google Docs offre toutes ses fonctionnalités sans aucun coût et sans aucune condition. Vous pouvez créer, modifier et partager des documents sans vous soucier de payer pour des fonctionnalités premium ou des mises à niveau. C'est donc une excellente option lorsque vous essayez de minimiser vos coûts.

Dans le cas de Microsoft Word, vous pouvez soit l'acheter seul pour 159,99 $, soit obtenir l'abonnement Microsoft 365 à partir de 6,99 $/mois. La version Web est gratuite mais ses fonctionnalités sont assez limitées par rapport à la version de bureau. De plus, la version Web et l'application mobile vous incitent gentiment à acheter l'abonnement Microsoft 365.

La seule inquiétude que vous pourriez avoir à propos de Google Docs est l'espace limité de 15 Go sur Google Drive. Étant donné que tous les documents Google Docs que vous créez occupent de l'espace sur Google Drive, votre espace libre peut s'épuiser assez rapidement.

6 A de nombreuses extensions intéressantes

Si vous pensez qu'il manque une fonctionnalité à Google Docs, vous pouvez étendre ses fonctionnalités en ajoutant des extensions de Google Workspace Marketplace. Ces modules complémentaires vous aident dans différentes tâches telles que la mise en forme, la productivité et la recherche. Même en dehors de la Marketplace, vous disposez de nombreux outils tiers qui s'intègrent parfaitement à Google Docs. L'ajout de ces outils supprime toutes les limitations antérieures par rapport à Microsoft Word.

Microsoft Word dispose également d'une vaste collection d'extensions dans les versions Web et de bureau. Mais ce n'est pas seulement la collection qui compte. Les extensions dans Google Docs sont extrêmement faciles à trouver, à installer et à gérer. Les extensions s'intègrent bien dans l'interface utilisateur minimaliste de Google Docs. Dans Word, les extensions peuvent rendre l'interface déjà chargée encore plus encombrée. J'ai également dû faire des allers-retours lorsque j'ai voulu supprimer des modules complémentaires de Word. Cependant, c'était simple dans Docs.

7 Des documents plutôt que des documents Word, à chaque fois

Google Docs s'occupe de la plupart de mes documents, alors que les fonctionnalités supplémentaires de Word me semblent un peu excessives. Il est également totalement gratuit et facile à utiliser. Mais cela ne signifie pas que Docs est parfait. Microsoft Word présente de nombreux avantages par rapport à Docs pour les utilisateurs avancés.