6 raccourcis clavier Microsoft Word que j'aurais aimé savoir plus tôt

Je vais être honnête – j'ai vraiment commencé à tirer le meilleur parti des raccourcis clavier de Microsoft Word au cours des dernières années, malgré le programme depuis des décennies. En conséquence, j'en découvre encore de nouveaux que j'aurais aimé connaître plus tôt! Voici quelques-uns que j'utilise maintenant tous les jours.

Pour attribuer de nouveaux raccourcis clavier à vos commandes les plus utilisées dans Microsoft Word, appuyez sur ALT> F> T Pour ouvrir la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur « Personnaliser le ruban » et sélectionnez « Personnaliser » en bas de la fenêtre. Ensuite, choisissez une commande dans une catégorie pour voir les raccourcis existants et créer le vôtre.

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Shift + F3 (et alt> h> 7): basculer entre les cas

En tant que relecteur académique, je rencontre souvent des titres qui n'ont pas le cas de titre correct, ainsi que des sections de texte écrites dans des capitales de bloc.

Malheureusement, sélectionner du texte et appuyer sur la touche Caps Lock n'ajuste pas sa capitalisation, car cette touche est une bascule, pas une action.

Au lieu de cela, pour résoudre ce problème, je peux sélectionner le texte pertinent (si je dois changer plus d'un mot en même temps) ou placer mon curseur dans le mot pertinent (si je n'ai besoin de changer qu'un seul mot), et appuyez sur Shift + F3 autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le cas soit correct.

Dans l'exemple ci-dessus, le mot « section » doit être dans les capitales de bloc. Donc, pour le changer du boîtier de titre à bloquer les capitales, je peux simplement placer mon curseur n'importe où dans le mot et appuyer sur Shift + F3 une fois.

Ensuite, pour modifier la section en tête vers le cas de titre, je peux utiliser mes touches fléchées pour déplacer le curseur avant le mot « le », appuyez sur Shift + End pour sélectionner tout le texte de cette ligne après le curseur et appuyez sur Shift + F3 trois fois. La raison pour laquelle je dois le presser trois fois à cette occasion est que le premier mot est capitalisé, ce qui signifie que Microsoft Word le reconnaît comme étant déjà dans le cas de titre, alors qu'en fait, cela n'est vrai que pour le premier mot.

À ce stade, j'ai encore besoin de changer les « petits » mots (« et, » « de » et « in ») dans la tête de la binelle, puisque tous Les mots sélectionnés commencent par une majuscule.

La façon la moins efficace de le faire est de passer par chaque mot et de le changer manuellement. Alternativement, je pouvais placer mon curseur dans les mots que je veux changer et appuyer sur Shift + F3 jusqu'à ce qu'ils soient minuscules. Cependant, la méthode que je préfère est d'effectuer une recherche et de remplacer sensibles à la casse (Ctrl + H) lorsque j'ai terminé la relecture de l'ensemble du document et modifie tous les mots affectés en minuscules en même temps en cliquant sur « Remplacer tout ».

Enfin, je dois réparer les capitales de bloc dans le paragraphe. Pour ce faire, je vais d'abord placer mon curseur au début du paragraphe, et appuyez sur Ctrl + Shift + vers le bas pour sélectionner l'ensemble du paragraphe. Une option à ce stade serait d'appuyer sur Shift + F3 jusqu'à ce que tous les mots soient minuscules. Cependant, cela affecterait également le premier mot de la phrase, ce qui signifie que je devrais le réparer manuellement.

Au lieu de cela, je peux sélectionner le paragraphe et appuyer sur alt> h> 7> s pour le forcer à adopter le cas de la phrase, ce qui signifie que le premier mot est capitalisé, et le reste de la phrase est minuscule.

J'ai encore besoin de réparer d'autres choses, comme capitaliser la «Premier League» et changer de «var» pour bloquer les capitales. Cependant, comme auparavant, je ferai ces ajustements en tant que modifications de gros en utilisant la recherche et le remplacer sensibles à la casse lorsque j'atteindre la fin du document.

Si vous écrivez un document académique ou pour une publication, suivez toujours le guide de style prescrit.

5

CTRL + Shift + Space: Espace non révolutionnaire

Les espaces non révolutionnaires de Microsoft Word empêchent les mots connexes de se diviser sur deux lignes. Dans cet exemple, « ME » est séparé de « John », et « 6 » est séparé de « PM », en raison des ruptures de ligne naturelles. En conséquence, le texte semble inhabituel et le flux est perturbé.

Pour résoudre ce problème, plutôt que d'appuyer sur la barre d'espace entre ces mots, je peux appuyer sur l'espace Ctrl + Shift + pour insérer un espace non révolutionnaire. Maintenant, ces éléments sont obligés de rester ensemble sur la ligne suivante, améliorant la disposition et maintenant le flux.

Pour revérifier où les espaces non révolutionnaires ont été insérés dans un document Word, appuyez sur Ctrl + Shift + 8. Cela affiche des caractères non imprimés, et un espace non révolutionnaire est représenté par un Zero en exposant, un peu comme le symbole de degré (º). En revanche, les espaces normaux sont représentés par un cercle rempli (•).

4

Alt + Shift + Up / Down: Déplacez un paragraphe entier

Ce raccourci clavier est remarquablement simple mais incroyablement utile.

Dans cet exemple, j'ai réalisé que le paragraphe en rouge serait mieux placé sous le troisième paragraphe.

Une façon de résoudre ce problème serait de sélectionner, de cliquer et de faire glisser le paragraphe à l'aide de ma souris, mais je préfère utiliser les raccourcis clavier dans la mesure du possible. Dans ce cas, je pouvais placer mon curseur au début du paragraphe, appuyer sur Shift + End, et couper (Ctrl + x) et coller (Ctrl + V) à la nouvelle position. Cependant, ce processus est laborieux, nécessitant beaucoup trop d'étapes.

Au lieu de cela, je peux utiliser un raccourci de clavier simple pour effectuer ce changement en moins de deux secondes. Après avoir placé mon curseur n'importe où dans le paragraphe rouge, lorsque j'appuie Alt + Shift + Down, le paragraphe se déplace vers le bas, en le faisant passer avec ce qui était auparavant le troisième paragraphe.

De même, si je me rends compte plus tard que le paragraphe a mieux fonctionné dans sa position précédente, tout ce que j'ai à faire est de placer mon curseur à nouveau dans le paragraphe et d'appuyer sur Alt + Shift + Up. Et c'est tout! C'est vraiment si simple!

3

Ctrl + Shift + N et Ctrl + Alt + (numéro): Appliquer des styles

Les styles dans Microsoft Word sont un excellent moyen d'appliquer une mise en forme cohérente à différentes parties d'un document. Par exemple, le style normal est pour le corps principal, tandis que divers styles de capture peuvent être appliqués aux titres de chapitre pour indiquer les sections et les sous-sections.

Dans cet exemple, le style de titre 1 a été appliqué aux lignes deux et huit, le style de cap 2 a été appliqué à la ligne cinq, et les lignes restantes sont formatées dans le style normal.

Bien que les numéros de ligne soient utilisés dans ces exemples à des fins de démonstration, des styles sont appliqués aux paragraphes entiers – séparés par le symbole de Pilcrow (¶) lorsque les caractères non impressionnants sont affichés – à moins d'insérer un séparateur de style.

Cependant, supposons que je voulais en fait que le paragraphe sur la ligne deux soit formaté dans le style normal. Pour ce faire, je dois placer mon curseur n'importe où dans le texte pertinent et appuyer sur Ctrl + Shift + n.

Maintenant, je veux que le premier paragraphe soit formaté dans le style 1 de la tête. Cette fois, après avoir placé mon curseur dans ce paragraphe, je dois appuyer sur Ctrl + Alt + 1.

Si je voulais appliquer les styles de cap 2 ou 3, j'appuyerais sur Ctrl + Alt + 2 ou Ctrl + Alt + 3. Cependant, si je devais ajouter plus de styles d'en-tête à mon document, je devrais créer des raccourcis clavier personnalisés.

Voici donc un résumé des raccourcis clavier pour basculer entre les styles normaux et les styles de cap dans Microsoft Word:

• Ctrl + shift + n: Appliquez le style normal.
• Ctrl + Alt + 1: Appliquez le style 1 de la tête.
• Ctrl + Alt + 2: Appliquez le style 2 de titre.
• Ctrl + Alt + 3: Appliquez le style 3 de titre.

2

Alt + Shift + D / T: insérer la date ou l'heure actuelle

Microsoft Word vous permet d'insérer la date et l'heure actuelles sans avoir à le taper manuellement.

Ce que j'aime le plus dans ces raccourcis clavier, c'est que je peux les rafraîchir lorsque je met à jour les champs du document ou à rouvrir le document, et je peux également les rendre statiques.

Pour insérer la date actuelle, appuyez sur Alt + Shift + D. De même, c'est Alt + Shift + T pour l'heure actuelle. Ces raccourcis ajoutent la date et l'heure à votre document en tant que champs – placers pour des informations qui peuvent être automatiquement mises à jour.

Pour le moment, la date est affichée dans le style britannique. Pour changer cela au format américain, je placerai mon curseur dans le champ, appuyez sur la touche de menu (également connue sous le nom de touche d'application) pour lancer le menu contextuel et appuyez sur E pour lancer la boîte de dialogue du champ.

Je peux maintenant appuyer sur l'onglet jusqu'à ce que le menu Propriétés du champ soit activé, utilisez mes touches fléchées pour choisir le format correct et appuyez sur Entrée une fois que je suis heureux.

Par défaut, les champs mettent à jour automatiquement pour refléter la date et l'heure actuelles chaque fois que le document est rouvert. Je peux également placer mon curseur dans un champ et appuyez sur F9 pour mettre à jour un champ individuel, ou appuyez sur Ctrl + A> F9 pour mettre à jour tous les champs.

D'un autre côté, si je veux transformer les champs de date et de temps en texte modifiable statique, je dois appuyer sur Ctrl + Shift + F9 avec mon curseur dans le champ pertinent, ou Ctrl + A> Ctrl + Shift + F9 pour les réparer ensemble.

L'un des raccourcis clavier Microsoft Word que j'utilise probablement le plus est Alt + Q, qui active l'outil de recherche en haut de la fenêtre.

Je trouve cela particulièrement utile si je ne me souviens pas d'un raccourci clavier pour une commande, ou si je veux faire quelque chose, je ne fais pas très souvent.

Par exemple, lorsque j'ai ajouté des numéros de ligne à l'une de mes captures d'écran antérieures, j'ai appuyé sur Alt + Q pour activer le champ de recherche, la «numérotation de ligne» tapée et utilisé mes touches de flèche et entrer pour activer l'outil. Cela signifiait que je n'avais pas à parcourir les nombreux onglets et menus sur le ruban manuellement, me faisant gagner beaucoup de temps.