6 outils et astuces Microsoft Forms que vous devez utiliser
Microsoft Forms est utile pour créer des quiz, des enquêtes et des tests simples, et son interface explicite en fait un outil populaire. Cependant, vous ne l’utilisez peut-être pas pleinement ! Dans cet article, je partagerai quelques outils et astuces que vous devriez utiliser pour tirer le meilleur parti de ce programme polyvalent.
Sommaire
1 Questions de branche basées sur les réponses précédentes
Vous pouvez dicter les questions que vos répondants verront en fonction des réponses qu'ils ont déjà données. Dans cet exemple, la première question demande au répondant de sélectionner le sport qu'il suit le plus.
La question suivante à laquelle l'utilisateur doit répondre est directement liée à ce qu'il a choisi pour la question 1. S'il a choisi « football », il doit être dirigé vers la question 2, qui lui demande de désigner son équipe de football préférée. S'ils ont choisi « hockey sur glace », ils doivent désigner leur équipe de hockey sur glace préférée à la question 3, en sautant la question 2. Enfin, s'ils ont choisi « baseball », ils doivent sélectionner leur équipe de baseball préférée à la question 4, en évitant la question 2. et 3.
Pour ce faire, sélectionnez la question qui détermine où le répondant sera ensuite emmené (dans mon cas, la question 1), puis cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit. Ensuite, cliquez sur « Ajouter une branche ».
Choisissez maintenant à quelle question la personne qui remplit votre formulaire doit être dirigée, en fonction de l'option qu'elle choisit.
Une fois que le répondant a choisi son équipe préférée (questions 2, 3 ou 4), en fonction du sport qu'il a choisi (question 1), je souhaite qu'il passe à la question 5, qui lui demande à quelle fréquence il se rend sur un site sportif pour regarder un événement sportif en direct. Cela signifie que je dois ajouter des branchements aux questions 2, 3 et 4. Sinon, le répondant verra une question sans rapport avec le sport qu'il a choisi.
Lorsque vous avez fini d'ajouter toutes vos options de branchement, cliquez sur « Retour » en haut de la fenêtre.
Enfin, cliquez sur « Aperçu » pour vérifier que votre branchement a fonctionné avec succès.
2 Copier les options à choix multiples depuis Excel ou Word
Avez-vous besoin d'insérer une longue liste d'options dans une question à choix multiples ? Taper toutes les différentes réponses en tant que choix individuels peut prendre une éternité et entraînera probablement des erreurs.
Heureusement, si vous avez déjà saisi la liste des options dans Excel ou Word, vous pouvez la copier et la coller directement dans Microsoft Forms.
Tout d’abord, assurez-vous que chaque option se trouve dans une ligne distincte dans Excel ou dans un nouveau paragraphe dans Word. Ensuite, sélectionnez-les tous et appuyez sur Ctrl+C.
Maintenant, accédez à votre formulaire dans Microsoft Forms, cliquez sur « Ajouter une nouvelle question » et créez une question « Choix ».
Ensuite, tapez la question et supprimez l'option 2 en cliquant sur l'icône de la corbeille à côté.
Enfin, sélectionnez le texte dans le champ Option 1 et appuyez sur Ctrl+V.
Voyez comment chaque élément de la liste apparaît comme par magie comme des options distinctes que le répondant peut sélectionner !
3 Définir une date de début et de fin
Si vous devez désigner un délai pour accepter les soumissions de formulaires, vous pouvez définir une date de début et de fin.
Par exemple, vous avez peut-être fini de créer votre formulaire et vous souhaitez planifier à l'avance en l'envoyant à toutes les personnes qui doivent le remplir. Cependant, ils n'ont pas encore reçu d'informations qui les aideront à répondre aux questions, vous ne voulez donc pas qu'ils répondent tout de suite.
Pour ce faire, ouvrez le formulaire correspondant et cliquez sur « Paramètres » dans le ruban. Ensuite, cochez « Accepter les réponses ». C’est une étape cruciale, que vous fixiez ou non un délai, car elle garantit que le formulaire soit accessible.
Maintenant, cochez « Date de début » pour dicter la date et l'heure à laquelle votre formulaire devient disponible, et cochez « Date de fin » pour spécifier une date et une heure après lesquelles les personnes ne peuvent plus soumettre de réponses.
Après avoir défini les dates et heures pertinentes, cliquez simplement sur le « X » et ces nouveaux paramètres seront immédiatement enregistrés.
Enfin, « Collectez les réponses » et copiez et collez l'URL dans votre navigateur Web pour vérifier que vos ajustements ont fonctionné comme prévu. Par exemple, si la date de début est ultérieure, vous devriez voir un message indiquant que le formulaire n'accepte pas de réponses.
4 Mélangez vos questions
Il s’agit d’un outil sous-estimé qui présente de nombreux avantages. Par exemple, si vous menez une enquête universitaire, l'affichage de vos questions dans un ordre aléatoire permet de réduire le risque de réponses structurées, vous offrant ainsi un ensemble de résultats plus précis. De plus, si vous êtes enseignant, la randomisation de vos questions signifie que vos élèves sont moins susceptibles de pouvoir copier les réponses des autres !
Pour activer cette option, cliquez sur « Paramètres » dans le ruban du formulaire et cochez « Mélanger les questions ».
Remarquez comment vous pouvez verrouiller certaines questions. Par exemple, si vous souhaitez que vos répondants saisissent leur nom et leur date de naissance aux questions 1 et 2 avant de terminer votre enquête, vous pouvez les verrouiller afin qu'ils ne se perdent pas parmi les questions de l'enquête.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « X » dans le coin supérieur gauche du volet Paramètres et vos nouveaux paramètres seront enregistrés instantanément.
Même si vos personnes interrogées voient les questions dans un ordre aléatoire, lorsque vous consultez les réponses, elles seront dans l'ordre dans lequel vous les avez saisies lors de la création de votre formulaire.
Vous ne pouvez pas mélanger les questions si votre formulaire comporte plusieurs sections ou pages. Vous devez également éviter la lecture aléatoire si vous avez utilisé le branchement : le branchement favorise les questions séquentielles, tandis que la lecture aléatoire supprime complètement cet ordre logique.
5 Afficher un message une fois terminé
Par défaut, vos répondants verront un message indiquant « Votre réponse a été soumise » lorsqu'ils auront rempli et envoyé le formulaire, et vous n'avez rien à faire pour activer ce processus.
Cependant, pourquoi ne pas rendre votre message un peu plus personnel et professionnel ? Vous pourriez peut-être inclure une note informant le répondant à qui il doit s'adresser s'il a des questions sur l'enquête, une annonce sur la date à laquelle les résultats seront rendus publics, ou même un jeu de mots léger sur le contenu du formulaire que le répondant vient de remplir.
Cliquez sur « Paramètres » en haut de la fenêtre Microsoft Forms, puis faites défiler vers le bas et cochez « Personnaliser le message de remerciement ». Ensuite, saisissez le message personnalisé que le répondant verra lorsqu'il soumettra ses réponses, puis cliquez sur le « X » dans le coin supérieur droit pour enregistrer cette modification.
Voici un exemple de message personnalisé et ce à quoi il ressemble pour l'utilisateur final.
Le message de remerciement peut être uniquement constitué de texte brut (c'est-à-dire sans hyperliens ni images) et vous pouvez utiliser jusqu'à 4 000 caractères.
6 Décidez si les répondants peuvent enregistrer et modifier leurs réponses
La dernière option du menu Paramètres vous permet de décider si les personnes peuvent enregistrer leurs réponses sur leur propre compte Microsoft Forms. De plus, lorsque cette case est cochée, une autre option apparaît qui vous donne la possibilité de permettre à vos répondants de modifier leurs réponses.
« Autoriser les répondants à enregistrer leurs réponses » active un bouton « Enregistrer ma réponse » qui permet aux répondants de conserver une copie de leurs réponses au formulaire une fois soumises. Lorsqu'ils cliqueront sur ce bouton, ils pourront accéder à leur réponse via l'onglet Formulaires remplis de leur compte Microsoft Forms (s'ils en ont un). Cependant, il n'a pas signifie qu'ils peuvent sauvegarder et continuer.
D'un autre côté, cocher « Autoriser les répondants à modifier leurs réponses » active un bouton indiquant « Enregistrer ma réponse pour modifier » lorsqu'ils soumettent leur formulaire. S'ils cliquent sur ce bouton, ils pourront charger leur réponse via l'onglet Formulaires remplis dans Microsoft Forms, et ils verront également un bouton supplémentaire en haut de leur écran indiquant « Modifier la réponse ».
Vous pouvez cocher et décocher ces options à tout moment pour modifier les autorisations des répondants. Par exemple, si vous décochez « Autoriser les répondants à enregistrer leurs réponses » après l'avoir cochée précédemment, les répondants seront informés que l'URL n'est pas valide s'ils tentent de revoir leurs réponses. De même, si vous choisissez ensuite de recocher cette option, les répondants ayant sauvegardé le formulaire précédemment pourront à nouveau accéder à leurs réponses.
Une fois que vous avez créé votre formulaire et implémenté les paramètres et outils que vous avez appris dans cet article, dupliquez votre formulaire afin que vous et d’autres puissiez l’utiliser comme modèle pour de futures enquêtes et questionnaires.
